Как выдать средства под отчет директору

Порядок выдачи средств под отчет сотрудникам, документальное оформление выдачи, условия и сроки возврата подотчетных сумм утверждены в положениях Указания ЦБ РФ №3210-У. В статье разберем, как выдать средства под отчет директору, каков порядок и срок предоставления руководителем отчета об израсходованных подотчетных средствах.

Выдача средств под отчет: общие правила

Как выдать средства под отчет директору

В соответствие с Указанием Центробанка, организация вправе осуществлять выдачу подотчетных сумм сотрудникам организации при условии, что средства будут израсходованы в производственной, коммерческой иди хозяйственной деятельности компании. Как правило, сотрудники получают подотчетные суммы в качестве аванса на командировочные расходы, а также в связи с необходимостью хозяйственных расходов (покупка материалов, оплата товаров/услуг, т.п.).

При выдаче средств под отчет организация соблюдает следующий алгоритм действий:

1. Сотрудник оформляет заявление на выдачу средств под отчет, в котором указывает основание для выдачи (командировка, хознужды), необходимую сумму средств, форму получения подотчетной суммы (наличные через кассу предприятия или перечисление средств в безналичной форме на банковский счет).
2. Оформленное заявление сотрудник передает на подпись руководителю для согласования выдачи средств.
3. Заявление, подписанное руководителем, является основанием для издания приказа о выдаче подотчетной суммы. Приказ оформляется в свободной форме и подписывается руководителем организации.
4. На основании приказа сотрудник получает наличные средства в кассе предприятия (выдача денег сопровождается оформлением расходного кассового ордера) либо в безналичной форме на расчетный счет.
   Выдача средств под отчет отражается в учете следующими записями.

5. По окончании командировки либо после совершения хозяйственной операции (например, покупки материалов для хознужд) сотрудник обязан явиться в бухгалтерию с авансовым отчетом и документами, подтверждающими сумму понесенных расходов. Срок предоставления отчета – не позже 3-го дня, следующего за днем окончания командировки (совершения хозоперации).

В случае если сумма выданного аванса превысила размер фактически понесенных расходов, остаток неиспользованных средств сотрудник обязан вернуть в кассу предприятия на основании приходного кассового ордера.

Читайте также статью ⇒ «Возврат подотчетной суммы в кассу: основания, оформление, учет».

Как выдать средства под отчет директору

Выдача подотчетной суммы директору производится в общем порядке, но с учетом некоторых особенностей. Ниже представлена пошаговая инструкция по выдаче средств под отчет руководителю организации.

Шаг-1. Определение основания для выдачи

На первом этапе необходимо определить основание для выдачи подотчетной суммы руководителю. Если речь идет об авансе на командировку, то необходимо издание соответствующего приказа.

Руководитель направляет себя в командировку самостоятельно, приказ оформляется в свободной форме, в виде распоряжения. Если для оформления приказов на командировки организация использует унифицированный бланк Т-9, то его также следует использовать и при направлении в командировку руководителя.

Бланк приказа на командировку по форме Т-9 можно скачать здесь ⇒ Приказ на командировку по форме Т-9.

В приказе отражается следующая информация:

• наименование документа;
• дата составления, регистрационный номер документа;
• ФИО, должность руководителя в графе «Сотрудник, который направляется в командировку»;
• место командировки (населенный пункт);
• период командировки (с____ года по ____года, ___ дней);
• цель командировки (проверка деятельности подразделений, контроль выполнения новых предписаний, т.п.).

В приказе на командировку директор ставит свою подпись дважды – как сотрудник, который направляется в командировку, и как руководитель, который эту командировку согласовывает.

Если планируется выдача подотчетной суммы руководителю на хознужды, то оформление какого-либо приказа не требуется. Основанием для выдачи в данном случае хозяйственная необходимость (например, в закупке материалов для канцелярии, т.п).

Читайте также статью ⇒ «Выдача денег под отчет: основания, оформление, документы«.

Шаг-2. Составление распорядительного документа на выдачу подотчетных средств

Согласно изменениям, внесенным в положения действующего законодательства, заявление от сотрудника не является документом, обязательным для оформления выдачи подотчетных сумм. Согласно указаниям Центробанка, средства могут быть выданы на основании «распорядительного документа», при этом, какой именно документ в данном случае можно считать распорядительным ЦБ РФ не уточнил.

Отметим, что в настоящее время многие организации сохранили прежний порядок выдачи подотчетных сумм (сотрудник оформляет заявление, руководитель его подписывает, после чего издается приказ на выдачу средств). Согласно уже сложившейся практике, распорядительным документом считается приказ руководителя о выдаче средств под отчет работнику.

Что касается выдачи подотчетной суммы директору, тот тут также можно оформить приказ либо распоряжение, в котором руководитель сообщает о необходимости выдачи себе подотчетной суммы и сам же согласовывает такую выдачу.

Форма подобного распоряжения законом не предусмотрена, поэтом документ можно оформить в свободной форме, с указанием в нем следующей информации:

• наименование документа (приказ, распоряжение);
• дата составления;
• сумма средств, выдаваемых под отчет;
• основание для выдачи (командировка, хознужды);
• форма выдачи (наличные средства/безналичный расчет);
• реквизиты для зачисления средств (при перечислении на банковскую карту);
• ФИО, должность получателя средств, который в то же время выступает распорядителем.

После составления распоряжения директор подписывает документ, после чего на его основании производится выдача средств в наличной/безналичной форме.

Примерный бланк распоряжения на выдачу подотчетной суммы директору можно скачать здесь ⇒ Распоряжение директора на выдачу средств под отчет.

Шаг-3. Предоставление авансового отчета

После окончания командировки или совершения хозяйственной операции руководитель обязан отчитаться об истраченных средствах в общем порядке.

Документы о расходах должны быть предоставлены в оригинале. Что касается авансового отчета, то директор подписывает его как подотчетное лицо, подтверждая понесенные расходы, и как руководитель, согласовывая такие расходы.

В случае если руководитель не предоставит авансовый отчет в установленный срок, то подотчетные средства признаются доходом директора, в связи с чем подлежат налогообложению НДФЛ. В случае непредоставления директором отчета до конца месяца, в котором состоялась командировка или было совершена хозоперация, предприятие обязано удержать НДФЛ из дохода руководителя в размере 13% от подотчетной суммы.

Шаг-4. Возврат неиспользованной подотчетной суммы

В случае если израсходованная сумма оказалась меньше выданной под отчет, полученную разницу директору надлежит вернуть в кассу предприятия. Срок возврата неиспользованных средств — Не позже 3-го дня, следующего за днем окончания командировки или днем совершения хозяйственной операции. При невозврате в установленный срок остаток подотчетной суммы признается налогооблагаемым доходом директора, из суммы которого следует удержать НДФЛ в размере 13%.

Читайте также статью ⇒ «Акт проверки кассовой дисциплины«.