Номенклатура – представляет собой систематизированный список дел (нормативно-правовые акты, внутренние локальные документы, бланки строгой отчетности, кадровый учет и т.д.), т.е. это перечень документов, которые образовались в ходе осуществления деятельности организации-компании. Соответствующие документы подшиваются в дела. Каждое дело имеет свое наименование.
Сформированное дело подлежит включению в перечень номенклатуры, которая составлена по определенной структуре, с указанием сроков хранения документов, согласно закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 и правил работы государственных архивов (06.02.2002).
Составление номенклатуры дел необходимо:
-для упрощения учета и организации делопроизводства, как деловых документов, так и кадровых;
-для порядка архивного хранения документации;
-для удобства поиска соответствующего документа;
-для ускорения процесса передачи дел в архив;
-для обеспечения сохранности и уничтожения документации.
Номенклатура дел компании может утверждаться ежегодно, соответствующим приказом, для обеспечения контроля за порядком ведения, хранения документов, образовавшихся в ходе осуществления хозяйственной деятельности и правильности ведения делопроизводства.
Порядок составления номенклатуры дел
|
Как правило, номенклатура дел на следующий календарный год в компании составляется и утверждается руководством в четвертом квартале текущего года, и соответственно начинает действовать с 1 января нового календарного года.
На практике, номенклатуру дел составляют в 2-х экземплярах.
1-й экз.- в структурном подразделении
2-й экз. – в службе архива.
В компании отдел канцелярии (общий отдел), может быть секретарь компании, или иное лицо, ответственное за ведение делопроизводства составляет перечень номенклатуры дел, необходимых для осуществления процесса деятельности компании. Структурные подразделения составляет список документов, которые необходимо включит в одно дело и подбирают название этого дела.
При составлении номенклатуры дел, необходимо определить состав документов, образующейся при осуществлении деятельности компании. Для чего изучаются устав организации, положение о подразделениях, учетная политика, состав отчетной документации.
При определении структуры номенклатуры дел, придется ознакомится со штатным расписание, для того чтобы знать кто будет ответственным за составление тех или иных групп документации.
|
Утверждение номенклатуры дел
При составлении номенклатуры дел необходимо содержание следующих реквизитов:
√В правом верхнем углу содержится подпись, того кто утверждает данную номенклатуру, с указание должности и ФИО
«УТВЕРЖДАЮ Руководитель (ООО «Космос») _Козловский А.М.»;
√Наименование «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ»;
√Дата издания документа, год на который утверждается номенклатура и т.д.
Образец номенклатуры;
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Номенклатура, утверждается на основании внутреннего приказа.
Образец приказа:
|
Некоторые особенности при формировании номенклатуры дел:
▪При присвоении заголовка дела следует руководствоваться п. 3.4.9 правил ведения архива, наименование дела указывается во 2 колонке таблицы номенклатуры;
▪Заголовок дела документов должен содержать информацию, о том что какие документы находятся в данном деле (например, «Бухгалтерская (статистическая) отчетность за 2024г.»;
▪Запрещено использование таких заголовок, например, «Иные документы», «Разные документы», «Общая корреспонденция» и так далее. Такие заголовки сотрудники архивов будут считать некорректными.
Читайте также:
В заключении
Номенклатура – представляет собой систематизированный список дел (нормативно-правовые акты, внутренние локальные документы, бланки строгой отчетности, кадровый учет и т.д.), т.е. это перечень документов, которые образовались в ходе осуществления деятельности организации-компании. Соответствующие документы подшиваются в дела. Каждое дело имеет свое наименование.
Номенклатура дел компании может утверждаться ежегодно, соответствующим приказом, для обеспечения контроля за порядком ведения, хранения документов, образовавшихся в ходе осуществления хозяйственной деятельности и правильности ведения делопроизводства. Как правило, номенклатура дел на следующий календарный год в компании составляется и утверждается руководством в четвертом квартале текущего года, и соответственно начинает действовать с 1 января нового календарного года.
При составлении номенклатуры дел, необходимо определить состав документов, образующейся при осуществлении деятельности компании. Для чего изучаются устав организации, положение о подразделениях, учетная политика, состав отчетной документации.
При определении структуры номенклатуры дел, придется ознакомится со штатным расписание, для того чтобы знать кто будет ответственным за составление тех или иных групп документации.
Номенклатура дел составляется в 2-х экземплярах.
1-й экз.- в структурном подразделении
2-й экз. – в службе архива.
Загрузка...