Инвентаризация финансовых обязательств в бюджетном учреждении

Виды инвентаризации финансовых обязательств в бюджетном учреждении:

— Плановая (согласно законодательным требованиям);

— Инициированная (по распоряжению руководителя; в соответствии с локальными нормативами бюджетного учреждения).

Когда (в каких ситуациях) проводится инвентаризация финансовых обязательств в бюджетном учреждении

Инвентаризация в бюджетных учреждениях предполагает проведение проверки финансовых и других его обязательств (Приказ Минфина РФ от 25.03.2011г. № 33н; Приказ Министерства финансов РФ от 31.12.2016г. № 256н) при следующих обстоятельствах:

• Когда происходит смена лиц, на которых возложена материальная ответственность.
• Согласно порядка, установленного учетной политикой субъекта.
• После произошедшего стихийного бедствия, аварии, пожара и других чрезвычайных ситуаций.
• Когда были установлены факты хищения, злонамеренной порчи имущества бюджетной организации, должностных злоупотреблений.
• Когда происходи передача (либо обратное – возврат) объектов бухгалтерского учета в управление, хранение, безвозмездное пользование, аренду, при продаже, выкупе и т.д.
• При подготовке отчетности за отчетный год;
• Когда происходит ликвидация или реорганизация бюджетного учреждения.
• В иных ситуациях, которые предусмотрены действующим законодательством РФ.

Может ли бюджетное учреждение самостоятельно определить иные основания, кроме тех, что предусмотрены нормативно-правовыми актами, для организации и проведения инвентаризации

Бюджетное учреждение правомочно в локальных нормативных актах, которые устанавливают правила проведения инвентаризации, также прописывать дополнительные основания, для того чтобы инициировать проведение процедуры инвентаризации

        Требования по периодичности проведения обязательной инвентаризации в бюджетном или автономном учреждении

         Сроки проведения инвентаризации для бюджетного (или автономного) учреждения:

• По состоянию на 1 июля отчетного года.
• По состоянию на 1 октября отчетного года.
• По состоянию на 1 января года, который идет за отчетным.

Данная периодичность обусловлена требованиями Минфина РФ по предоставлению сведений по образовавшимся (при их наличии) задолженностям (форма 0503769), которую определяют по итогам инвентаризации (Приказ Министерства финансов РФ № 33н).

Последовательность действия при инвентаризации в бюджетных учреждениях финансовых обязательств

Последовательность действий при проведении инвентаризации в бюджетных учреждениях финансовых активов в основном подобна прохождению инвентаризации активов и пассивов иного субъекта хозяйствования. Процедура инвентаризации предусматривает ряд взаимосвязанных этапов, а именно:

1. Руководитель бюджетного учреждения издает приказ об организации и проведении инвентаризации.

Для реализации этого этапа применяется утвержденная форма ИНВ-22. данным приказом утверждается состав инвентаризационной комиссии.

В приказе необходимо указать:

• основание организации и проведения инвентаризации (она может быть связана с особенностями ведения хозяйственной деятельности организации, к примеру, когда кредитор вручил учреждению иск с цифрами, которые превышают реальные данные, что и послужило инициацией проверки обязательств посредством процедуры инвентаризации).
• перечислить отдельные обязательства, по которым необходимо провести инвентаризацию.

Это основные особенности при подготовке приказа по проведению инвентаризации в бюджетном учреждении, остальное заполняется по стандартным требованиям, как при проведении инвентаризации в любой другой организации (предприятии), т.е. следует внести данные о составе инвентаризационной комиссии, что указывалось выше и подписать приказ у первого лица учреждения – руководителя.

Рекомендация! В бюджетном учреждении целесообразно утвердить комиссию по инвентаризации на постоянной основе, в связи с тем, что в подобных учреждениях необходимо проводить инвентаризацию на регулярной основе.

2. В специальном журнале необходимо зафиксировать данные о приказе по инвентаризации.

Форма журнала унифицирована – ИНВ-23. Здесь принципиально важно указать именно те обязательства, проверка которых предусматривается данной инвентаризацией. Все другие структурные части унифицированной формы заполняются по общеприменимым правилам.

3. Для лиц, на которых возложена материальная ответственность оформляются расписки.

Обычно подобные расписки уже есть в составе утвержденный описей по инвентаризации. Но при отсутствии их возможно воссоздать в произвольной форме.

4. На основании документов бухгалтерского учета проводят заполнение стандартных описей по инвентаризации, которые отображают финансовые обязательства бюджетного учреждения.

Минимальное количество документов обязательное для заполнения на данном этапе:

• форма 0504083 – документ, отражающий информацию о задолженности по займам бюджетного учреждения;
• форма 0504089 – документ, содержащий информацию о состоянии расчетов с поставщиками и покупателями.
• иные формы, утвержденные как внутренние нормативы организации.

Форма 0504083 – позволяет получить информацию о том, какие имеются в наличии долги у организации перед контрагентами, в частности:

• размер просроченной задолженности;
• размер процентов, пеней, штрафов, которые не были проплачены;
• размер долга учреждения в целом, в том числе по процентам, по основной части;
• суммы неподтвержденных и подтвержденных долгов учреждения

Правильность оформления данного документа требует наличия подписей председателя инвентаризационной комиссии и всех ее членов.

Форма 0504089 – данный документ содержит информацию о взаиморасчетах организации с контрагентами, в частности:

• данные о контрагентах организации;
• размеры долгов, подтвержденных и неподтвержденных документами;
• размеры задолженностей, которые расписаны по статьям оснований;
• данные о суммах долгов организации (в том числе, по обязательствам договоров ГПХ;
• денежные обязательства, срок исковой давности по которым истек.

Правильность оформления данного документа также требует подписей председателя инвентаризационной комиссии и всех ее членов.

Форма 0503769 – этот документ содержит данные о задолженности организации. В частности, в нем отражается информация следующего направления:

• просроченные задолженности организации;
• информация о кредиторской и дебиторской задолженностях организации;
• движение дебиторской и кредиторской задолженностей в форме аналитических данных.

Эту форму используют при инвентаризации обязательств учреждения для того, чтобы убедиться в обоснованности освоения организацией средств бюджета. Если будет установлено, что в унифицированной форме 0504089 найдут отражение долги, которые не были предусмотрены заключенными контрактами, либо величина долгов окажется больше той, что указана в контрактных документах, то к руководителю данной бюджетной организации со стороны распорядителя средств бюджета могут возникнуть ряд вопросов.

5. Составление итоговых документов, а именно:

• информации о проведенной инвентаризации в виде утвержденной таблицы – для организаций автономных или бюджетных (таблица № 6)

Таблица № 6 содержит данные об итогах инвентаризации за отчетный период по обязательствам бюджетной или автономной организации.

Первые 4-ре графы таблицы предусмотрены для внесения туда информации об основании для организации инвентаризации, сроков ее проведения, реквизиты документа (приказа), который подтверждает ее правомочность.

Следующие две графы – 5 и 6 содержат данные о несоответствии информации, полученной по итогам проведенной инвентаризации и сведениями службы бухгалтерского учета.

Седьмая графа таблицы содержит перечень мероприятий, которые предприняты бюджетной организацией для приведения в соответствие данных службы бухгалтерского учета и результатов работы инвентаризационной комиссии.

• форма ИНВ-17 – для всех организаций, содержащая акт сверки расчетов с контрагентами

Этот акт составляется на основании данных, отраженных в описях унифицированных форм, описанных выше.

         Основная цель составления акта – от контрагента получить согласие с текущим состоянием задолженности бюджетной организации.

         Также, акт позволяет:

• получить согласие в отношении наличия и размера задолженности от контрагента бюджетной организации;
• выявить допущенные ошибки в организации учета обязательств бюджетной организации.

Правильность подготовки и оформления акта формы ИНВ-17 требует составления его в 2- х экземплярах и предусматривает двухсторонние подписи – руководителя бюджетного учреждения и руководителя (представителя руководителя) контрагента.