Трудовая книжка является основным документом при трудоустройстве на работу. В ней отдел кадров делает запись о приеме и об увольнении, в соответствии с Законодательством Российской Федерации. Существуют определенные требования к заполнению и ведению журнала учета.
Для чего необходимо наличие трудовой книжки, кто отвечает за ее заполнение
На территории России трудовая книжка служит подтверждением как трудового, так и страхового стажа граждан, без данного документа невозможно оформление пенсии и различных пособий.
К основным функциям относятся:
- Для отражения трудоустройства, перехода на другую должность, перевода
- Для отметки награждений и сведений об увольнении
Важно! Ответственным за внесение записей является, при наличии, работник отдела кадров, в случае его отсутствия директор лично вносит данные в трудовые книжки работников.
Правила по оформлению трудовых книжек
- При официальном трудоустройстве сотрудника, организация обязана не позднее 5 рабочих дней внести запись в его трудовую книжку
- Это же правило распространяется и на временных трудоустроенных
- Каждая запись должна нумероваться сквозным типом
- Информация вносится на русском языке
- Сокращения не допускаются, наименование предприятия вносится полностью
- дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
- используются арабские цифры, перед одинарными ставится 0
- цвет чернил допускается синий, черный.
Читайте также статью ⇒ Оформляем иностранного сотрудника правильно.
Инструкция по заполнению трудовых книжек
1.Если работник впервые принес трудовую книжку, то работодателю необходимо заполнить титульный лист. Каждая книжка имеет свою серию и номер.
| Строка заполнения | Содержание |
| Фамилия, имя, отчество | Заполняется полностью, необходимо взять информацию с паспорта либо водительского удостоверения |
| Дата рождения | Аналогично с первоисточника |
| Образование | Предоставляется документ об образовании в соответствии с которым и вносится запись |
| Дата заполнения | Дата фактического трудоустройства, месяц можно написать словами |
| Печать предприятия | Обязательно проставляется на титульном листе |
Важно! В случае, когда у сотрудника меняется фамилия по причине заключения брака или развода или по другим обстоятельствам, он обязан предоставить подтверждающий документ, на основании которого работник отдела кадров делает запись с указанием серии и номера документа.
Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации .
2.Сведения о работе
Этот раздел заполняется в соответствии с должностью сотрудника, его повышениях или понижениях, а также чины и разряды. Через весь раздел указывается полное название организации, а также сокращенное, если предусмотрено уставом.
Во второй графе указываем порядковый номер, затем дату принятия на работу, в сведениях о работе — на какую должность принят работник.
В четвертой графе ставим номер приказа и дату.
Пример:
| №записи | число | месяц | год | Сведения о работе | основание |
| Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») | |||||
| 26 | 01 | 06 | 2017 | Принята на работу на должность оператора АЗС | Приказ №1 от 01.06.2017г. |
3.Заполнение при увольнении:
При прекращении трудового договора вносится запись об увольнении с указанием причин и статьи, на основании которой это происходит.
Например:
«Уволена по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или по соглашению сторон согласно п.1 той же статьи
Как исправить запись в трудовой книжке
Не смотря на внимательность сотрудников отдела кадров, человеческий фактор никто не отменял. Каждый может случайно допустить ошибку в оформлении записи в трудовой книжке.
Так в разделе личных данных на титульном листе можно ошибиться в :
- Фамилия, имя, отчество – при возникновении ошибки такого характера, необходимо зачеркнуть чертой неверное, правильные пишутся рядом, а на внутренней стороне обложки указать основание внесения поправки
Важно! Если вы допустили ошибку на титульном листе изначально при оформлении книжки, необходимо завести новую.
- Дата рождения – при ошибке в самой дате, неверной цифре, исправление вносится тем же образом, что и в ФИО. Ранее писали месяц буквами, это не считается недочетом и исправлению не подлежит.
- Образование – когда на первой странице не указано данных об образовании, новому работодателю стоит их аккуратно вписать, а при получении нового диплома в графе сведений внести запись о полученном образовании
- Отсутствует печать организации и подпись ответственного лица: в этом случае обратитесь на прежнее место, для проставления недостающих штампов
В 3 и 4 разделе можно ошибиться в следующем :
- Неверная нумерация
- Неверно указаны данные документа, который взяли за основу исправления
- Работник не поставил подпись о том, что он ознакомлен;
- Данные о наградах внесли не в тот раздел
Внесение записи о корректировке данных возможно только с указанием основания и признания ее недействительной.
В случае обнаружения ошибки в записи предыдущего работодателя, поправку может вносить новый, но для этого необходимо потребовать от сотрудника документ, который подтвердит, что действительно есть факт ошибки и тогда ее можно устранить.
Когда ошибка допущена в нумерации, поправка вносится тем же образом, вся запись зачеркивается и делается новая.
Оформление выдачи дубликата трудовой книжки
Законодательство не запрещает в случаях утери, кражи, порчи оформить сотруднику дубликат трудовой книжки. Сделать это может работодатель. Информация, которая будет внесена в дубликат, должна в точности совпадать с оригиналом книжки и быть подтвержденной.
Важно! Переносу в дубликат подлежит только та информация, которая содержится в подтверждающих документах. Лицо, ответственное за заполнение трудовой книжки, не имеет права вносить любую другую, даже проверенную информацию.
Указать, что данная книжка является дубликатом необходимо в правом верхнем углу титульного листа.
- При утере работнику следует обратиться за дубликатом на последнее место трудоустройства. Предприятие должно в течении 15 дней оформить выдачу дубликата.
- Если трудовая книжка испорчена и не может быть использована далее. В этом случае после оформления титульного листа и проставления отметки «Дубликат» надо просто аккуратно переписать всю информацию из книжки, пришедшей в негодность.
- Если трудовые книжки массово пропали у работодателя из-за чрезвычайного происшествия, то всем работникам выписываются дубликаты. Это делается на основании акта комиссии органов исполнительной власти, оформляемого при участии всех заинтересованных лиц.
О факте выдачи дубликата трудовой книжки , сотрудник кадров должен сделать запись в книге учета трудовых.
Читайте также статью ⇒ Оформление трудовых отношений с иностранными гражданами.
Ответы на распространенные вопросы
1.Воспрос №1:
Можно ли официально трудоустроиться, а трудовую книжку предоставить позже?
Ответ:
Если вы устраиваетесь на работу и хотите, чтобы работодатель принял вас на законных основаниях, то вы обязаны предоставить трудовую книжку в течении пяти дней с момента заключения трудового договора. Поскольку сотруднику отдела кадров необходимо внести запись в книжку, а также ее саму в журнал учета трудовых. А так же бухгалтер длен будет заплатить налоги с вашей заработной платы.
2.Вопрос №2:
Какие штрафные санкции предусмотрены для работодателя за утерю, порчу трудовой книжки сотрудника?
Ответ:
Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек работников и при увольнении обязан выдать ее на руки. Если так сложилось, что он ее потерял или произошло какое-либо происшествие, то сотруднику можно сделать дубликат, однако, потребуется восстановление предыдущих записей, что очень хлопотно, поскольку нужно каждое место работы подтвердить документально. В случае отказа руководства в помощи при оформлении дубликата, вы имеете право обратиться с заявлением в трудовую инспекцию и требовать компенсацию , которая рассчитывается исходя из среднего заработка и начисляется за каждый возникший день просрочки.
Загрузка...