График отпусков в 2024 году

В данной статье мы рассмотрим график отпусков 2024. Узнаем кто составляет график отпусков. Разберемся как составить график отпусков и поговорим о том, как внести в график новых сотрудников.

Все сотрудники организаций по закону могут рассчитывать на отпуск каждый год. А чтобы работа в компании не останавливалась, если все служащие одной специализации решат разом уйти на отдых, разрабатывается график отпусков. Так соблюдаются права персонала и учитываются интересы начальства.

Что такое график отпусков

График отпусков — это составляемое каждый год локальное расписание оплачиваемого отдыха сотрудников предприятий с таким учетом очередности, чтобы в компании трудилось необходимое для ее функционирования количество работников, пока их коллеги не находятся на рабочих местах.

Документ выполняет следующие функции:

1. Предоставляет сведения о запланированных на будущий год отпусках, на основании которых бухгалтерия компании может сформировать резерв на отпускные выплаты в бухгалтерском и налоговом учете;
2. Способствует утверждению наиболее оптимальной очередности предоставляемых служащим отпусков с принятием во внимание взаимозаменяемости некоторых работников, специфики производства и т.д;
3. Напоминает нанимателю о необходимости каждый год отправлять всех сотрудников в отпуск;
4. Уведомляет работников об обязательности использования ежегодного отпуска и о времени ухода на отдых.

График контролируется трудовой инспекцией и иногда — налоговыми органами. Существуют образцы графика отпусков, их можно взять за основу расписания своей фирмы, но заполнять его необходимо с учетом требований Трудового кодекса. Читайте также статью: → «Что показывает дефлятор ВВП»

Неважно, сколько в компании работников, — график должен составляться для персонала и начальства, иначе контролирующим органам будет затруднительно проводить проверки в отношении распорядка труда и отдыха на предприятии. Помимо этого, график отпусков исключает возникновение конфликтов между сотрудниками по поводу того, кому когда уходить на отдых.

Кто составляет график отпусков

Как правило, документ оформляется сотрудниками отдела кадров под контролем руководителя организации. Наличие у работников положенного количества дней отдыха является не только правом самих сотрудников, но и обязанностью нанимателя, которая не должна зависеть от желания трудящихся уходить в отпуск или продолжать работать. И если один раз служащий вместо ухода на отдых предпочтет взять компенсацию неиспользованного отпуска и остаться на рабочем месте, а работодатель пойдет ему навстречу, последствий не будет. Но если тот же работник изъявит желание не использовать положенный отдых и в следующем году, а наниматель позволит не покидать службу, последнего ждут предусмотренные законом наказания. Трудовой кодекс запрещает не давать отпуск служащему два года подряд, даже если он сам того хочет.

Поэтому, так как ответственным за отдых работников является их работодатель, он защищает себя от претензий контролирующих органов и принуждает не желающих отдыхать сотрудников уйти в оплачиваемый отпуск путем составления графика отпусков.

Если трудовой или налоговый инспектор не обнаружит графика отпусков на предприятии, он зафиксирует административное правонарушение и наложит штраф на должностное лицо в размере 1-5 тыс., а на юрлицо — 30-50 тыс. рублей (также законной будет приостановка работы компании на срок до 3 месяцев).

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то и ему следовало бы утвердить график отпусков, чтобы обезопасить себя от возможных претензий со стороны персонала или Роструда. Однако за отсутствие графика у ИП не предусмотрено никаких мер наказания, он оформляется по желанию нанимателя.

Ежегодный график отпусков (ТК РФ и правила составления)

Оптимальным порядком составления графика отпусков считается тот, при котором начальство учитывает потребности в рабочей силе и присутствии некоторых отдельных сотрудников на рабочем месте каждого структурного подразделения предприятия в отдельности. Имеется ввиду, что каждый отдел компании будет иметь собственный график отпусков в отношении только его служащих.

Корректируют график сотрудники отдела кадров, этот этап необходим, чтобы принять во внимание пожелания льготных категорий работников, как того требует закон. Следующим шагом будет демонстрация графика служащим компании, чьи интересы сначала не были учтены, и сроки чьих отпусков были сдвинуты. После того, как корректировки внесены, документ передается руководителю каждого отдела на утверждение с целью перепроверить, не будет ли обязательным присутствие отдельных работников на фирме в конкретное время года.

Все служащие, чьи дни отпуска подверглись переносу, должны быть оповещены. Они должны подтвердить, что согласны с проведенными изменениями. Понятно, что нельзя затягивать с началом составления графика отпусков, потому что все корректировки и согласования требуют времени, а документ обязан быть готов в установленный законом срок.

После того, как начальство каждого подразделения подпишет приказ об утверждении графика, все документы направляются обратно в отдел кадров, чтобы составить сводное расписание отпусков на все предприятие.

Опросный лист

Определенных установленных законом правил осведомления у работников предприятия о наиболее удобном для них времени ухода на отдых, нет. Обычно для этого в произвольной форме составляется так называемый опросный лист со следующими графами для заполнения:

• Ф.И.О работника;
• его должность;
• желаемые дни отпуска или отдельных частей отпуска, если сотрудник пожелал разбить его;
• дата внесения записей в лист;
• подпись служащего.

Опросные листы сохраняются отделом кадров с целью последующего доказательства контролирующим органам того факта, что график отпусков оформлялся с учетом пожеланий сотрудников. При выдаче опросных листов необходимо предусмотреть число персонала и структуру фирмы, опросники лучше составлять по отделам компании, чтобы не возникало путаницы. По возвращении служащими заполненных листов отдел кадров пытается организовать уход на отдых работников, максимально приближая график отпусков к просьбам персонала.

Оптимальная очередность

Понятно, что не всем сотрудникам возможно предоставить отпуск в выбранное ими время. Нужно учитывать и интересы фирмы, оставляя на рабочем месте тех сотрудников, которые в состоянии выполнить функции ушедших в отпуск работников. Работа предприятия не должна приостанавливаться из-за нехватки трудовых резервов.

Начальники структурных подразделений организации утверждают графики отпусков, проанализировав возможности компании и данные опросных листов, однако последнее слово остается за руководителем фирмы. Чтобы он смог определить оптимальную очередность ухода в отпуск рабочих, он должен обладать сведениями о служащих, кого по закону полагается отправлять на отдых в любое удобное для них время года (перечень таких сотрудников вы найдете далее в статье).

Также руководитель должен иметь при себе список служащих, у которых есть право на уход в отпуск в определенное время, и которым нельзя отказать. Это могут быть мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам, или рабочие, совмещающие сразу два места работы (их отпуска на обоих предприятиях должны совпасть по времени) и некоторые другие категории работников. Если на день оформления графика отпусков сведений о таких служащих не было, их заносят в расписание наравне со всеми, а позже вносят в документ корректировки (по предъявлению работником доказывающих его право документов).

Если в опросных листах сотрудник указал, что хотел бы разделить отпуск на части, наниматель может учесть его пожелание (определив при этом продолжительность каждой части отпуска не менее чем в 14 дней, и указав их в графике отпусков отдельными интервалами), но он не обязан этого делать, если в этом году нет такой возможности.

Что касается сотрудников, нанятых менее полугода назад, им отпуск предоставляется с учетом того, что их стаж менее 6 месяцев, или же право на отдых им дается авансом. Однако если речь идет о тех категориях граждан, которым отпуск предоставляется в удобное для них время, остается только отправить их на отдых авансом (по их заявлению), других вариантов закон не предусматривает.

Как составить график отпусков 2017

Для составления расписания ухода на отдых сотрудников предприятия можно воспользоваться унифицированной формой (№ Т-7) или разработать форму внутри организации с учетом специфики ее деятельности и с обязательным указанием реквизитов первичного учетного документа.

На дату подписания графика руководителем в нем не должны пустовать графы с 1 по 6 (речь идет об унифицированной форме).

Графа 1: уточнение раздела компании, в котором трудится сотрудник;

Графа 2: указание сведений из штатного расписания о должности служащего;

Графа 3: Ф.И.О работника;

Графа 4: его номер по табелю;

Графа 5: продолжительность отпуска в будущем году, указанная в календарных днях, данные о разбитом на части отпуске (если служащий захотел разделить его, а наниматель позволил это).

Каждый год сотрудник вправе претендовать на 28-дневный оплачиваемый отпуск. Если работнику нет 18 лет, его отдых будет продолжаться 31 календарный день. В случае, если служащие задействованы на опасных и вредных для здоровья производствах, или работают в компаниях на Крайнем Севере (и приравненных к нему местностях), или имеют ненормированный рабочий день, им полагается предоставлять также дополнительные отпуска.

Расписание отпусков должно включать сроки основного и дополнительного отпусков. Для расчета общей продолжительности периода отдыха берется из сумма.

Если сотрудник не воспользовался некоторыми днями отдыха в предыдущем году или ранее, это количество дней включается в график. Если на календарный год пришлось сразу 2 трудовых года служащего, вычислять число дней отдыха пропорционально месяцам тех лет не обязательно. Отпуск в полной мере дается вне зависимости от рабочего стажа. Пропорцию соблюдать необходимо, только если:

• работник увольняется;
• отпуск дается сотрудникам, работающим на вредных производствах (в полном объеме — при рабочем стаже от 11 месяцев, если стаж меньше — пропорционально времени работы на предприятии).

Графа 6: первый день отпуска.

Когда перечисленные выше графы заполнены, график передается на подпись руководителю компании или индивидуальному предпринимателю.

Графы с 7 по 10 подлежат заполнению на протяжении года, для которого расписание оформлено, по мере ухода сотрудников на отдых.

Графа 7: начальный день отдыха, с которого служащий фактически не находился на рабочем месте.

Графа 8: причины переноса дней отдыха (данные приказа).

Графа 9: день предполагаемого начала отпуска в нынешнем или будущем году (для случаев переноса отпуска).

Графа 10: любые значимые комментарии сотрудника отдела кадров, ответственного за следование графику отпусков.

Получается, что 1-ый трудовой год служащего начинается с 1-го дня пребывания на рабочем месте. Будущий трудовой год начнется в тот же день или позже, если существуют вычитаемые из отпускного стажа периоды. Как правило, рабочие годы не совпадают по времени с календарными, из-за этого возможно предоставление сотруднику отпуска сразу за 2 трудовых года в рамках одного календарного года.

Как внести в график новых сотрудников

Когда на протяжении рабочего года в фирму принимаются новые работники, скорректировать действующий график отпусков не требуется. Работодатель имеет право позволить этим служащим выбирать время отдыха на свое усмотрение, если только это не повлечет за собой приостановку деятельности предприятия и не истощит трудовые резервы. Если рабочий процесс не пострадает, отпуск будет предоставлен им на основании их письменного заявления.

Если же компания приняла решение документально отразить перемены, которые коснутся утвержденного ранее расписания отпусков из-за прихода на работу нового служащего, логично было бы просто составить дополнение к нему. Такое дополнение оформляют отдельной бумагой по установленной на предприятии форме и в поле «Примечания» указывают день приема нового работника.

Кому предоставляются удлиненные отпуска и отпуск в любое время

Исходя из положений Трудового кодекса, получить более продолжительный, чем полагающийся по нормам, отпуск могут сотрудники, занятые в определенных сферах деятельности и относящиеся к особым категориям граждан. Читайте также статью: → «Особенности предоставления административного отпуска»

В таблице рассмотрим продолжительность отпуска для особых категорий работников?

Сотрудников, имеющих законное право на отдых в любое удобное для них время, не обязательно включать в расписание отпусков, но лучше все-таки вносить их в график, делая пометку об ориентировочном характере времени ухода в отпуск. Для подтверждения своих прав на такие условия необходимо предоставить руководителю организации соответствующие документы.

На отпуск вне очереди могут претендовать:

1. Несовершеннолетние сотрудники;
2. Работницы непосредственно до и после отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком;
3. Супруги женщин, пребывающих в отпуске по беременности и родам (по заявлению служащего);
4. Усыновители одного или нескольких детей младше 3 месяцев;
5. Сотрудники, вызванные на службу в срочном порядке, не успевшие использовать весь отпуск (оставшееся время может быть использовано как часть отпуска или быть присоединена к отдыху в новом году);
6. Совместители работы с учебой;
7. Совместители нескольких работ;
8. Граждане, ставшие инвалидами в ходе войны;
9. Обладатели звания «Житель блокадного Ленинграда»;
10. Лица, пострадавшие от радиационного излучения по причине аварий или ядерных испытаний;
11. Участники и ветераны ВОВ и боев;
12. Герои СССР, социалистического труда и РФ;
13. Обладатели звания почетного донора;
14. Супруги военных (могут уйти в отпуск одновременно).

Форма графика отпусков на 2017 год: форма Т-7

Форма расписания отдыха работников относится к первичной документации, она обязательна должна быть утверждена подписью начальства. В качестве графика отпусков в организации может применяться:

• унифицированная форма № T-7 или
• форма, разработанная на предприятии с учетом специфики деятельности и доработанная по мере потребностей руководителя.

Скачать форму графика отпусков (Т-7) можно по этой ссылке.

Образец заполнения графика отпусков:

Особенности утверждения графика

Схема составления графика отпусков закрепляется:

• нормативным актом внутри предприятия (это может быть коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка);
• отдельным приказом.

Какой бы ни был выбран документ, регулирующий порядок подготовки расписания отдыха сотрудников, он должен содержать:

• данные о служащем, который несет ответственность за оформление графика отпусков;
• сведения обо всех, кто отвечает за выдачу опросных листов и оповещение работников об ориентировочных днях отдыха;
• сроки завершения формирования ориентировочных дат отпусков, согласования времени отдыха и передачи документа на утверждение начальству.

Образец приказа о подготовке графика оплачиваемых отпусков:

Общество с ограниченной ответственностью “Компания” (ООО “Компания”)

ИНН 771912458745

Москва, ул. Яшина, д.9, стр. 11

ОГРН 1021458741401

ПРИКАЗ № 1-лс о подготовке графика оплачиваемых отпусков

01 декабря 2016 г.

В целях подготовки графика оплачиваемых отпусков на 2017 год и во исполнение ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации приказываю:

1. Руководителям отделов в срок до 05 декабря 2016 г. на основании предложений сотрудников представить письменные предложения для составления графика оплачиваемых отпусков на 2017 год. При сборе и рассмотрении предложений учесть:

а) очередность предоставления оплачиваемых отпусков — исходя из обеспечения выполнения задач подразделения;

б) мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 372 ТК РФ);

в) желание отдельных льготных категорий сотрудников в случаях, прямо предусмотренных законом;

г) пожелания сотрудников по продлению или перенесению на другой срок;

д) пожелания сотрудников по разделению отпуска на части. При этом хотя бы одна из его частей должна быть не менее 14 (четырнадцати) календарных дней;

е) заявления сотрудников по замене части ежегодного оплачиваемого отпуска свыше 28 (двадцать восемь) календарных дней денежной компенсацией;

ж) заявления и планы по увольнению сотрудников;

з) планируемые отпуска внешних совместителей.

2. Начальнику отдела кадров Работниковой А. А. подготовить проект графика оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение до 15 декабря 2016 г.
3. Начальнику отдела кадров Работниковой А. А. довести настоящий приказ до следующих лиц — начальников отделов:

— _____________________________________________;

(должность, Ф.И.О.)

— _____________________________________________;

(должность, Ф.И.О.)

— _____________________________________________.

(должность, Ф.И.О.)

4. Контроль за исполнением Приказа оставляю возложить на начальника отдела кадров Работникову А. А.

01 декабря 2016 г.

Генеральный директор ООО «Компания» Б. Б. Компанейский /   подпись   /

_____________________________________ __________________ ____________

(наименование должности руководителя)      (Ф.И.О.)       (подпись)

М.П. (по решению компании)

С Приказом ознакомлены:

__________________/______________          «___»_____________ _______ г.

(должность, Ф.И.О., подпись)

__________________/______________          «___»_____________ _______ г.

(должность, Ф.И.О., подпись)

__________________/______________          «___»_____________ _______ г.

(должность, Ф.И.О., подпись)

Предоставление отпуска по графику и не по графику

Для предоставления сотруднику отпуска в соответствии с утвержденным графиком отпусков:

1. Максимум за 2 недели до наступления первого дня отдыха необходимо отдать служащему уведомление об уходе в отпуск и попросить подписать его. В качестве уведомительной бумаги можно подать отдельно оформленное извещение, ведомость, ознакомительный лист или сам график отпусков, если в нем были предусмотрены 2 отдельные строки для подписи и дня уведомления работника о начале его отпуска.
2. Далее руководителю нужно издать приказ о предоставлении времени отдыха служащему предприятия (по форме № T-6).
3. Затем следует внести некоторые данные в табель учета трудового времени (по форме № T-12 или T-13):

• о днях основного отпуска, оплачиваемого и предоставляемого каждый год (это коды «ОТ» и «09»);
• о дате доп. отпуска, также предоставляемого каждый год и оплачиваемого (это коды «ОД» и «10»).
• Проставить отметку об отдыхе в 8-ом разделе личной карточки сотрудника (форма № T-2).

Предоставление отпуска не по графику по закону положено только особым категориям сотрудников. Тех служащих, кто не относится к таким категориям, работодатель отпускать на отдых не по расписанию не обязан. Однако, если у нанимателя есть желание пойти навстречу заслуживающему поблажки ответственному сотруднику, и если его уход во внеочередной отпуск не навредит производственному процессу, отпуск не по графику может быть предоставлен.

Для получения права на отдых вне очереди работник должен подать соответствующее заявление о просьбе перенести дни отпуска, а руководитель организации должен издать приказ. Проводить корректировку утвержденного графика отпусков не понадобится — в нем имеются специальные строки для внесения подобных данных.

По такой же схеме на отдых уходят новые работники, принятые на работу тогда, когда график отпусков уже был разработан. Такие сотрудники не включаются в расписание, и по предоставлении им отпуска сведения об этом туда не вписываются. Читайте также статью: → «Отпуск на вредном производстве»

Законодательные акты по теме

В таблице представлены законодательные акты по теме:

Типичные ошибки

Ошибка № 1: Непредоставление возможности сотруднику, принятому на предприятие в самом конце календарного года, получить сразу два отпуска, и отказ предусмотреть такую его возможность в графике отпусков.

Комментарий: У служащих, нанятых на работу в конце календарного года, есть право претендовать на отпуск, к примеру, в начале лета, а до завершения года уйти в отпуск снова, за будущий год.

Ошибка № 2: Непредоставление отпуска сотруднику, являющемуся родителем абитуриента, в удобное для него время, совпадающее со временем поступления его ребенка в учебное заведение.

Комментарий: Работнику, который собирается сопровождать своего ребенка, окончившего школу, в высшее учебное заведение (особенно если служащий трудится в организации Крайнего Севера), полагается предоставлять выбор времени ухода в отпуск.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1: Может ли сотрудница, являющаяся матерью двоих и более детей младше двенадцати лет, претендовать на право выбора времени отпуска по своему усмотрению?

Ответ: Да, Трудовым законодательством предусмотрена такая возможность.

Вопрос № 2: На что ориентироваться отделу кадров при определении максимального числа одновременно отпускаемых на отдых работников?

Ответ: Предельное количество работников, уходящих в ежегодный отпуск, должно быть указано в локальном нормативном акте, например, в коллективном договоре, поскольку от данного показателя зависит защита интересов компании — производство не должно останавливаться из-за дефицита рабочих ресурсов.