Форма Т-12 (Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы)

Автор статьи

Виктория Ананьина

4 минуты на чтение
277 просмотров
Содержание Содержание

Одним из обязательных документов, подтверждающих факт работы сотрудника, является табель учета рабочего времени. Рабочим временем считается время, в течение которого сотрудник организации исполнял должностные обязанности и другие периоды времени, которые по ТК РФ являются рабочим временем. Для учета отработанного времени организации самостоятельно выбирают использование форм: Т-12 или Т-13. Эти унифицированные формы разработаны и утверждены Госкомстатом России. Рассмотрим порядок заполнения формы Т-12.

Основания для ведения табеля

Трудовым кодексом устанавливается обязанность ведения учета времени, который отработан сотрудниками организации всех подразделений. Форма Т-12 относится к первичным документам, которая согласно закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ непосредственно в такой форме, не является обязательной к использованию с 01.01.2013г. для организаций негосударственного сектора.

Важно! Самостоятельно разработанные шаблоны первичных документов должны быть оформлены в соответствии с законодательством: проведены приказом и их форма приложена к приказу.

Документы, являющиеся основанием для ведения табеля:

  1. Приказ о приеме на работу (увольнении)
  2. Трудового договора (по основной работе и по совместительству)
  3. Листка нетрудоспособности
  4. Справки (документа) о выполнении государственных и общественных обязанностей
  5. Согласия работника на сверхнормативную работу, например, для инвалидов
  6. Приказов о командировках, отпусках и др.

Заполнением табеля занимается уполномоченное лицо, что отражается в трудовом договоре, должностной инструкции или издается приказом.

Читайте также статью: → Справка вместо больничного в 2020 году.

Необходимость ведения табеля Т-12

В табеле отражается информация о часах, которые отработаны (выполнены обязательства по трудовому договору) или причину неотработки часов. Согласно ТК РФ нормальная продолжительность рабочей недели равна 40 часов, но есть исключения для отдельных профессий.

Табель Т-12 необходим для:

Бухгалтера для расчетов по начислениям заработной платы работникам
Представителям ФНС для контроля расчетов налогов и издержек
Сотрудником ФСС для проверок по расчетам пособий, выплачиваемых за счет ФСС
Работникам ГИТ для проверок по нарушениям прав работников по ТК РФ
Статуправлению для контроля правильности составления статистических отчетов

Производственный календарь – основа для ведения табеля Т-12

Табель Т-12 должен быть оформлен с требованиями норм рабочего времени, которые исчисляются исходя из продолжительности времени работы. Исчисление норм отражено в Приказе Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 N 588н и соответственно составляется и ежегодно утверждается (за 1 месяц до начала года) производственный календарь с учетом праздничных дней. В зависимости от недельной нормы времени месячная и годовая нормы времени (для 5-дневной неделе) будут рассчитаны:

(Длительность рабочей недели (40, 36, 24 часа) / 5 дней) * количество рабочих дней в месяце (году) по производственному календарю – число часов, на которое сокращается предпраздничный рабочий день (число предпраздничных дней в месяце или году).

Пример расчета норм времени

В соответствии с производственным календарем в 2020 году при 5-дневной рабочей неделе (40 часов с 2 выходными) составляет 247 рабочих дней (365 календарных дней в году за вычетом 118 выходных и праздничных дней, и учесть 6 дней в году, сокращенных на 1 час).

Так, на 2020 год для недели с 5 рабочими днями норма рабочего времени составит:

8 часов * 247 дней – 6 часов = 1970 часов

Работники, на которых ведется табель учета рабочего времени

В каждом подразделении ведется отдельный табель. Табель ведется в 1 экземпляре и подписывается: ответственным за составление табеля, руководителем подразделения и работником кадровой службы.

В табель включаются сотрудники, работающие по трудовому договору (и для основных работников, и для совместителей) и не включаются работающие по замещению должностей и по ГПД, т.к. действие ТК РФ не распространяется на ГК РФ.

На каждую должность – одна строка табеля. Работник включается и исключается из табель на основании документов по приему (увольнению). Работнику присваивается индивидуальный табельный номер (сохраняемый при исполнении трудовых обязанностей в организации до увольнения), отражаемый в документах по учету труда и заработной платы.

Сроки сдачи табеля Т-12

Работодатель обязан начислять заработную плату работникам дважды в месяц. Табель нужно закрывать в последний день месяца, но на практике часто встречаются ситуации, если табель закрыть до окончания месяца, то это осложнит ситуацию в случае болезни работника. На этот случай предусмотрен корректировочный табель, который заполняется по факту и сдается в бухгалтерию, которая делает перерасчет.

Порядок заполнения табеля Т-12

Учет рабочего времени в табеле осуществляется 2 методами:

  • сплошной регистрации
  • регистрации отклонений (неявки, сверхурочные часы и т. д.).

Форма Т-12 состоит из 2 таблиц, которые заполняются разными ответственными лицами: за учет времени работы и расчет оплаты труда.

Как и все первичные документы, табель должен соответствовать общему порядку оформления документации согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ:

  1. название
  2. дата составления
  3. наименование организации и структурного подразделения
  4. информация, отражаемая в документе
  5. величины и единицы измерения
  6. должность, подпись, расшифровку лица, ответственного за оформление
  7. должность, подпись, расшифровку руководителя

В частности в форме Т-12 логически построена ее форма: первую таблицу заполняет лицо, ответственное за учет отработанного времени, вторую – за расчет оплаты труда.

Заполнение таблицы по учету рабочего времени

На каждого работника отводится 1 позиция табеля, содержащая 2 строки: в верхней – отражаются коды (буквенный или цифровой, приведенные на 1 странице формы) рабочего времени, а в нижней – число отработанных часов и минут на данного работника. По ТК РФ заработная плата выплачивается 2 раза в месяц, поэтому сдается табель за первую половину месяца (с 1 по 15 число) и по результатам работы за месяц сдается табель за вторую часть (с 16 по последнее число месяца). Второй табель за месяц дублирует первую половину и дополняется второй.

По результатам проставленных отметок и часов подсчитывается итог по количеству отработанных дней и часов с учетом часов, оплачиваемых в повышенном размере (ночные, праздничные, сверхурочные и т.д.), также количество неявок с расшифровкой причин (код) и последняя колонка отражает число выходных и праздничных с 1 по 15 и с 16 по 31.

Заполнение таблицы по оплате труда

Продолжением таблицы учета рабочего времени является таблица по расчету оплаты труда, заполняемую работником бухгалтерии и где указывается только табельный номер, оклад, далее идет расчет по видам оплаты труда с учетом корреспонденции счетов и кода вида оплаты (например 2000 – оплата труда, 2012 – отпускные и т.д.). По кредиту счета 70 отражается начисленная заработная плата, а по дебету, например:

20 – основное производство

23 – вспомогательное производство

44 – продажи

69 – пособия за счет ФСС и т.д.

Если заплатить аванс работнику на больничном, в этом случае начисленная по итогам месяца зарплата может оказаться меньше аванса. В расчет работник ничего не получит. У бухгалтера не будет возможности удержать НДФЛ зарплаты. Будут проблемы с налоговой.

Член Палаты налоговых консультантов РФ Е. Воробьева

Когда подсчитана оплата труда по видам, производится статистический подсчет отработанных и неотработанных дней и часов с расшифровкой по причинам.

Произведя все расчеты эта таблица подписывается лицом, ответственным за расчет оплаты труда и руководителем подразделения, отвечающего за такой расчет.

Читайте также статью: → Отгул за переработку: заявление 2020.

Пример по оформлению табеля при увольнении работника

При увольнении работника 10 числа (по приказу) его нужно рассчитать в день увольнения (ст.140 ТК РФ), поэтому подается табель на 1 работника, где с 1 по 10 число проставляются отработанные дни, а с 11-го пишется «уволен» и при подаче табеля на аванс и расчет этот работник не включается, а отдельный табель прикладывается к основным.

Ошибка при закрытии табеля

Закрытие табеля досрочно до конца расчетного месяца не рекомендуется. Но зачастую, табель подписывается 27-го числа и работникам условно проставляются рабочие дни. Но сотрудник может заболеть и т. п., то ему выплачивается заработная плата не соответствующая отработанным дням. В этом случае подается корректировочный табель и излишне начисленную сумму удерживают из аванса.

Ошибка в оформлении табеля на работника с гибким графиком

Если предусмотрен гибкий график, то время оговаривается с работодателем, но не более 40 часов. В этом случае в табеле ставится код Я или 01 и отработанное время фактически с учетом нормы (чтобы не было превышения норм).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Нужно ли указывать в табеле код Б, если работник известил работодателя о выходе на больничный?

Ответ: На дни отсутствия проставляется код Н. Код Б проставляется только когда работник сдаст больничный лист, на основе которого формируется корректировочный табель.

Вопрос №2: Нужно ли хранить табель Т-12 и сколько?

Ответ: Табель Т-12 организация должна хранить 5 лет и 75 лет – для вредных и опасных производств.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи