Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности введена в статус регламентированной документации Госкомстатом 18.08.1998 посредством Постановления №88. Она является основой для составления описи, в которой во время инвентаризационных мероприятий производится фиксация сведений, касающихся наличия на предприятии конкретных ценных бумаг и БСО. В статье расскажем, как заполняется ИНВ-16 инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, рассмотрим возможные ошибки.
Для чего используется опись ИНВ-16
Данная инвентаризационная опись заполняется в ходе проведении инвентаризационной процедуры в отношении имеющихся БСО и ценных бумаг (см. → учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии в 2024). Инвентаризационная опись ИНВ-16 позволяет выявить расхождения между фактическими данными о наличии обозначенных бумаг и бланков и сведениями, отраженными в реестре учетных данных.
К составлению формы ИНВ-16 прибегают с целью отражения инвентаризационных данных, полученных в ходе контрольной проверки по итогам отчетного периода, а также при процедуре, характеризующейся сменой материального ответственного сотрудника за БСО и ценные бумаги. В случае обнаружения несоответствия количественного показателя фактических и учетных данных, принимается решение относительно возможного списания недостачи и постановки на учет излишков. Читайте также статью: → «Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций: кем заполняется и где используется форма ИНВ -25».
Кто заполняет инвентаризационную опись ИНВ-16
Составление формы производится комиссией, которой вменена функция проведения инвентаризации, с участием материально ответственных лиц. Персональный состав комиссии определяет руководитель организации в своем приказа, составляемом на начальном этапе планирования инвентаризационных мероприятий. МОЛ не может входить в число членов комиссии, однако его присутствие при проверке строго обязательно.
Форма инвентаризационной описи подготавливается в двух экземплярах, первый из которых подлежит передаче бухгалтерской службе, а другой оставляют ответственному лицу (или группе таковых сотрудников), которому передается конкретный набор ценных бумаг для хранения.
При смене материально ответственного сотрудника составление инвентаризационной описи требуется производить в трех экземплярах. К ранее обозначенным получателям описи (бухгалтерии и принимающего ценные бумаги субъекта) добавляется лицо, осуществляющее процесс передачи комплекта ценных бумаг новому ответственному субъекту. Читайте также статью: → «Ивентаризация, учет и проводки при ведении забалансовых счетов в 2024 году».
Кем подписывается опись ИНВ-16
Подписание формы производится:
- председателем и членами комиссии, выполнявшими инвентаризационную процедуру (подписи ставятся на последнем листе описи и подтверждают правильность проведенных мероприятий);
- материально ответственными субъектами, участвовавшими в указанном процессе (подпись ставится на первом листе описи перед началом проведения инвентаризации для подтверждения того факта, что все ценности учтены, документы сданы в бухгалтерию, также МОЛ расписывается на последнем листе после проведения проверки, подпись подтверждает согласие с полученными результатами);
- должностным лицом, осуществившим проверку достоверности занесенных в ИНВ-16 данных (обычно бухгалтер, которому сдается инвентаризационная опись для дальнейшей обработки и сверки результатов);
- руководителем организации по результатам выработанного решения о стратегии действий по результатам инвентаризационной процедуры – руководитель принимает решение относительно дальнейшей судьбы излишков и недостачи.
Как заполняется опись ИНВ-16
Форма инвентаризационной описи размещается на четырех листах.
Заполнение первого листа
- наименование компании в полном виде;
- название ее структурного подразделения, в отношении которого проводится инвентаризация;
- документ основание, которым инициирована инвентаризация ценных бумаг и БСО (из предложенного перечня следует выбрать название распорядительного документа, которым регулируется процесс инвентаризации, остальные варианты зачеркиваются);
- реквизиты документа, являющегося основанием (дата с номером);
- даты начала и завершения инвентаризационного мероприятия с обозначением вида операции;
- номер, присваиваемый форме и дата ее составления;
- посередине лицевого листа обозначается название самого бланка;
- раздел «расписка» заполняется материально-ответственными лицами, требуется получить расписку от каждого МОЛ, которым ранее было вменена обязанность по обеспечению сохранности вверенного им перечня ценных документов;
- в этом же пункте указываются моменты, подтверждающие факт передачи ответственными лицами документов в бухгалтерскую службу до момента наступления инвентаризационных действий, а также свидетельствующие о принятии ценных бумаг на приход и подотчетную ответственность конкретного лица или, наоборот, списании в расход выбывших ЦБ и БСО;
- под распиской фиксируются личные росписи причастных ответственных лиц с расшифровкой их инициалов и должностей;
- обозначается факт выполнения подсчета в процессе инвентаризационного мероприятия перечня документов, являющимися ценными бумагами и бланками (указывается дата выполнения данного действия);
- в заключение первого листа обозначается дата, на которую приводятся сведения о фактическом наличии ценных бумаг и бланков строгой отчетности. Читайте также статью: → «Порядок ревизии денежных средств и ценностей: отчетность, сроки, проводки».
Заполнение второго листа
2-й лист представлен первой частью табличной формы, состоящей из 12-ти граф, в которых содержатся данные следующего характера:
Номер графы | Пояснения по заполнению |
1 | Порядковая нумерация строк. |
2-4 | Три столбца, объединенные под одним заголовком, обозначающим необходимость построчной фиксации перечня выявляемых комиссией бланков строгой отчетности и ценных бумаг:
|
5, 6 | Единица измерения, заключенная в два столбца:
|
7-12 | Шесть граф, заключающих в себе сведения о фактическом наличии ценных бумаг и бланков строгой отчетности, включают информацию следующего содержания:
|
Итоговыми показателями таблицы выступает сумма количественного и стоимостного показателей, касающихся обозначенных ценных бумаг (11 и 12 графы).
Заполнение третьего листа
Третья страница являет собой продолжение приведенной страницей ранее таблицы, где отображается посредством 14-ти столбцов информация следующего направления:
Номер графы | Пояснения по заполнению |
13-18 | Количественное и денежное выражение перечня числящихся в соответствии с бухгалтерскими сведениями ЦБ и БСО, обозначенное в пяти столбцах:
|
19-22 | Приводятся итоговые данные о результатах инвентаризации в виде излишков (когда фактически обнаружено больше ценных бумаг, чем значится в бухучете). Здесь следует указать:
|
23-26 | Аналогичные сведения приводятся по недостаче, когда обнаружено меньшее количеств ценных бумаг, чем указано в данных учетных регистров. |
Заполнение четвертого листа
На четвертой странице формы ИНВ-16 производится подведение итогов, заключаемых в настоящую опись, где расшифровываются:
- общая численность порядковых номеров, закрепленных за типами инвентаризированных ЦБ и БСО (фиксируется прописным способом номер каждой строки);
- суммарное количество фактически выявленных единиц ценных документов (прописью);
- фактическая стоимость (применяется прописной вариант указания данных);
- обозначается подтверждение состоятельности приведенных в описи вышеуказанных фактических данных, касающихся выполнения подсчетов единиц по строкам и по суммарному критерию согласно сведениям, заключенным в настоящей инвентаризационной описи.
Далее следуют подписи лиц, принимавших участие в комиссионной деятельности, с расшифровкой их должностей и инициалов:
- председателя;
- членов.
Обозначается факт проверки участниками инвентаризационной комиссии всего перечня ценных бумаг и БСО и внесения его в формы настоящей описи. Данным положением подтверждается отсутствие претензий к комиссии в части корректности произведенного ее членами подсчета ценных бумаг.
Затем фиксируется факт нахождения ЦБ и БСО, указанных в описи, на хранении у ответственных за их сохранность лиц. Ниже следуют подписи обозначенных лиц с традиционной расшифровкой инициалов и занимаемых должностей. Фиксация подписей сопровождается датой. Особняком позиционируется отметка о проверке корректности расчетов данных, приведенных в этой описи. Факт освидетельствуется путем проставления личной подписи лица, выполнившего данное действие с фиксацией его должности, инициалов и указанием даты.
Следующим положением представлено объяснение причин, вызвавших появление недостачи или излишков ценных бумаг. Сведения закрепляются подписью и указанием должности материально ответственного лица, допустившего возникновение приведенных в описи разночтений в отчетности.
Форма ИНВ-16 завершается представлением решения со стороны первого руководителя касаемо принятия мер или привлечения к ответственности виновных лиц, допустивших выявленные инвентаризационным способом нарушения. Моменты решения утверждаются подписью руководителя с фиксацией даты, должности и инициалов.