В настоящее время Фондом социального страхования внедрена и активно действует система электронного документооборота, которая позволяет работодателям-страхователям подавать отчетность в электронном виде. В статье разберем, как осуществляется электронный документооборот с ФСС, как к нему подключиться и какие документы для этого потребуются.
Электронный документооборот с ФСС
Фонд социального страхования применяет электронный документооборот с 2010 года. В рамках системы, работодатели-страхователи могут подавать отчетность в ФСС в электронном виде. Также возможно предоставление электронных документов в ответ на письменные запросы ФСС, в том числе в ходе проверки.
С января 2017 года электронная отчетность стала обязательной для организаций и ИП с численность сотрудников 25 человек и более. В случае если среднесписочное количество работников компании по итогам отчетного месяца достигло либо превышает установленный предел (25 человек), работодатель подает отчеты в ФСС исключительно в электронной форме. В иных случаях выбор формы отчета (электронная или бумажная) остается на усмотрение работодателя.
Читайте также статью ⇒ «Электронный баланс в 2024 году: как составить, срок предоставления».
Как подключиться к электронному документообороту с ФСС: пошаговая инструкция
Электронный документооборот с ФСС
Для обеспечения обмена электронными документами с ФСС работодателю-страхователю необходимо подключиться к государственной системе электронного документооборота.
Ниже рассмотрим пошаговую процедуру подключения к электронному документообороту с ФСС, а также выясним, какие документы для этого потребуются.
Шаг #1. Заключение договора со спецоператором
На первом этапе работодателю-страхователю необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота (ОЭД) на оказание телекоммуникационных услуг.
Договор составляется в письменной форме, с соблюдением основных норм ГК РФ. В тексте договора содержаться следующие основные положения:
| № п/п | Раздел договора со спецоператором | Содержание |
| 1 | Предмет договора |
В тексте соглашения содержится перечень услуг, предоставляемых ОЭД работодателю-страхователю. Как правило, предмет договора включает следующие услуги спецоператора:
В зависимости от условий договора, спецоператор может предоставлять страхователю услуги по установке ПО в целях обеспечения электронного документооборота. Если такое условие в договоре отсутствует, организация/ИП выбирает и устанавливает ПО самостоятельно. |
| 2 | Тарифы |
В соглашении стороны устанавливают стоимость услуг, в том числе:
|
| 3 | Порядок и условия оплаты | Текст соглашения содержит сроки и порядок внесения оплаты за услуги. Как правило, заказчик оплачивает услуги спецоператора ежемесячно на основании акта выполненных работ. |
| 4 | Ответственность сторон | При нарушении условий договора к сторонам применяется ответственность виде начисления пени, штрафов, неустоек. При систематическом невыполнении установленных требований одна из сторон вправе прекратить оказание услуг (спецоператор) либо досрочно расторгнуть договор (заказчик). |
| 5 | Срок действия договора | В заключительных положениях стороны устанавливают срок действия договора, а также особые условия его досрочного прекращения либо автоматической пролонгации. |
Как правило, при обращении к спецоператору работодателю-страхователю предлагают подписать стандартный договор типовой формы, в котором содержаться основные условия правоотношений сторон. После ознакомления с текстом договора и внесения необходимых правок (при наличии таковых) работодатель-страхователь подписывает соглашение, после чего документ вступает в законную силу.
Читайте также статью ⇒ «Договор с ОЭД (оператор электронного документооборота): как составить, образец».
Шаг #2. Получение ключей ЭЦП
Подписав договор с ОЭД, работодатель-страхователь обращается в Удостоверяющий центр Минкомсвязи (далее – УЦ), который оказывает услуги по выпуску и выдаче средств электронной криптозащиты.
На основании договора с УЦ организация (ИП) получает ключи электронной цифровой подписи (ЭЦП), которые используются для подписания электронной отчетности для ФСС.
При обращении в УЦ представителю организации необходимо иметь при себе следующие документы:
- заявление на получение средств электронной криптозащиты, бланк которого можно скачать на сайте ФСС либо получить непосредственно в Фонде соцстраха в момент обращения;
- устав организации и копии к нему, заверенные подписью директора и печатью организации;
- лист выписки из ЕГРЮЛ;
- удостоверение личности и доверенность представителя организации;
- доверенности иных должностных лиц предприятие (если ключ ЭЦП оформляется не на директора).
В случае если в УЦ обращается ИП, то для заключения договора предпринимателю, помимо заявления, понадобится паспорт и лист выписки из ЕГРИП.
После подписания договора УЦ выдает страхователю ключи ЭЦП в сроки, установленные соглашением.
Шаг #3. Подготовка заявления участника электронного документооборота
Основанием для подключения работодателя-страхователя к системе электронного документооборота является обращения представителя организации (предпринимателя) в территориальный ФСС по месту регистрации (для ИП – по месту жительства).
Заявление составляется по установленной форме. Бланк заявления можно получить в территориальном органе ФСС в момент обращения либо заранее.
В общем порядке, заявление содержит следующие графы для заполнения:
- наименование организации-юрлица либо ФИО ИП;
- данные о работодателе (ИНН, КПП, банковские реквизиты);
- юридический адрес (для юрлица), адрес прописки (для ИП);
- среднесписочное количество работников;
- данные о спецоператоре ЭДО (наименование, номер, дата договора);
- реквизиты договора с Удостоверяющим центром (номер, дата).
После составления заявление подписывает руководитель, после чего документ скрепляется печатью организации.
Шаг #4. Обращение в ФСС
Для подключения к электронному документообороту ФСС, работодатель-страхователь обращается в территориальный орган Фонда соцстраха со следующими документами:
- заявление о подключении к электронному документообороту;
- заверенная копия устава;
- договор со спецоператором электронного документооборота;
- договор с Удостоверяющим центром, в соответствие с которым страхователь получает ключи ЭЦП;
- лист выписки из ЕГР;
- доверенность и паспорт представителя организации (необходимы при обращении в ФСС представителем).
Страхователь может обратиться в ФСС любым удобным для себя способом:
- личное обращение представителя организации или предпринимателя;
- отправка документов почтой России (письмо с уведомлением и описью вложений).
Дата обращения определяется по дате принятия документов специалистом ФСС (при личном посещении Фонда соцстраха) либо по дате, указанной на корешке почтового уведомления (при отправке документов почтой).
Электронная форма отчетности имеет полную юридическую силу при условии подписания электронных документов ключом ЭЦП.
Читайте также статью ⇒ «Как наладить электронный документооборот с ФНС: пошаговая инструкция».
Загрузка...