Электронный документооборот (ЭДО): варианты, функции, внедрение

Электронный документооборот (ЭДО) — это комплекс автоматизированных процессов для работы с документами, представленными в электронном формате, без использования бумажных носителей. Электронные документы по утвержденным формам являются составной частью всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может быть использован, если законодательство Российской Федерации не содержит прямого запрета на его использование. Таким образом, электронными документами могут быть договоры, различные счета-фактуры, запросы, отчеты, выписки, а также товарно-транспортные накладные, протоколы и счета-фактуры.

Кроме того, электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы:

• Неформализованные документы (письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая переписка) свободны от жесткого регулирования со стороны государства.
• Для формализованных документов отдельные законодательные акты устанавливают жесткие требования к формату и правилам передачи. Формализованный документ — документ, созданный в соответствии с форматом ФНС. Формализованные документы напрямую влияют на правильность исчисления налогов, поэтому для них важно соблюдение всех процедур перечисления. Формализованными документами являются, например, электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработана рекомендуемая форма накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи (работ) услуг.

Хотя для таких документов указан рекомендуемый формат формата, именно в таком формате компании должны направлять данные документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости проверки расходов по налогу на прибыль.

Возможности электронного документооборота

Возможны два варианта организации системы электронного документооборота.

1. Первый заключается в заключении договора на электронный документооборот с контрагентами и обмене документами, подписанными электронной подписью, по электронной почте. В этом случае можно использовать простую электронную подпись.
2. Второй вариант – организовать управление электронными документами через специального оператора. При таком способе компания присоединяется к правилам обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными (для которых формат официально утвержден ФНС России), так и неформализованными документами (договорами, соглашениями, актами примирения, и так далее).

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

• регистрация документов;
• контроль за исполнением документов;
• создание каталогов и работа с ними;
• контроль движения бумажных и электронных документов, ведение истории работы с документами;
• создание и редактирование реквизитов документа;
• формирование отчетов о движении документов компании;
• импортировать документы из файловой системы и интернета;
• создать документ прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
• работа с версиями документов, сложными документами с несколькими компонентами и несколькими форматами, вложениями;
• электронная рассылка документов;
• работа с документами в папках;
• прием документов путем сканирования и распознавания;
• снижение стоимости доступа к информации и обработки документов.

Преимущества электронного документооборота

Среди основных преимуществ электронного документооборота можно выделить следующие:

• централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном файле;
• сокращение расходов на печать, почтовые расходы и хранение бумажных счетов-фактур;
• единый подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.д.);
• сокращение сроков доставки, оформления и согласования документов;
• скорость подписания документов;
• возможность совершать любые операции с документами онлайн круглосуточно: искать, скачивать, печатать, проверять, отклонять, а также отслеживать их движение;
• быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена гарантируется шифрованием документов. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписавшего и целостность передаваемых документов. Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Для работы с системой электронного документооборота необходимо:

• разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
• возложить ответственность за его содержание;
• организовать электронный файл полученных и отправленных документов;
• прописать в учетной политике правила создания, приема и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, уполномоченный подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись. Создав систему электронного документооборота, организация не может распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

При необходимости документы, хранящиеся в архиве, могут быть распечатаны для проверяющих, предъявив документ, подписанный электронными подписями сторон, предварительно заверенный надлежащим образом.

Плюсы и минусы ЭДО

Одним из основных преимуществ электронного документооборота является значительное снижение расходов на печать (расходы на бумагу, канцтовары и расходные материалы для принтеров), почтовые расходы и хранение документов.

Можно полностью отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (есть определенные виды документов, которые необходимо иметь на бумаге). Исключительное использование цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также гарантировать надежное хранение документов и избежать утечки данных.

Не менее важно экономить время. Если компании, осуществляющие обмен документами, пользуются услугами оператора ЭДО, то процесс передачи документов займет всего несколько минут. И неважно, куда отправляется документация: в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов значительно сокращаются, а в случае ошибок также можно будет быстро и легко получить корректирующий документ.

ЭДО позволяет подписывать и отправлять цифровые документы 24 часа в сутки и с любого устройства, где у вас есть доступ к электронной подписи.

В системе ЭДО легко проверить статус документа: доставлен ли он, подписан или в подписи отказано. Все документы хранятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск того, что при передаче данные могут попасть к злоумышленникам и документ будет утерян, сводится к нулю.

Система электронного документооборота оператора ЭДО может быть интегрирована с учетными системами, используемыми в вашей компании, что еще больше упростит использование электронного документооборота.

Еще одним преимуществом ЭДО является удобство хранения данных: вам не нужно оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном файле на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предъявления в суде (документ должен быть подписан ГП сторон или предварительно заверенные нотариально).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет значительно эффективнее использовать рабочее время сотрудников. Отпадает необходимость в физической передаче бумажных документов сотрудникам компании, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускоряется во много раз.

К недостаткам ЭДО относятся:

1. Риск потери информации при программных сбоях или сбоях в работе службы оператора ЭДО.
2. Если у компании есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, им придется поддерживать смешанный бумажно-электронный документооборот, что может усложнить рабочие процессы.
3. Хотя ЭДО и спасет в будущем, переход на систему электронного документооборота достаточно затратен: нужно будет оплатить и подключить СЭД, купить электронные подписи, а затем потратить время и деньги на обучение сотрудников.

Следует ли вашей компании перейти на электронный документооборот?

Для крупных компаний, ежемесячно работающих с сотнями и тысячами внешних документов, внедрение ЭДО позволит сократить расходы и сэкономить сотни тысяч рублей в год, снизить риск потери документов и риски, связанные с ошибками в документации, и получить штрафы от налоговых органов. Если организация работает со счетами-фактурами, подает декларации по НДС, у компании много филиалов и большое количество контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО также подходит для малого и среднего бизнеса, так как важно, чтобы такой бизнес получил оплату за товары или услуги как можно быстрее, в день оформления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, и чем раньше документы дойдут до получателя, тем быстрее они будут оплачены.

Однако в некоторых случаях для малого бизнеса переход на безбумажный документооборот может оказаться слишком затратным. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.

Переход на электронный документооборот

Какие шаги необходимо выполнить для подключения ЭДО? Необходимо проинформировать контрагентов о том, что вы внедряете электронный документооборот в своей компании. Приобрести электронную подпись необходимо в специальном удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи РФ. Каждый сотрудник, который будет подписывать документы от имени компании, должен иметь свою ЭП.

Если вы собираетесь обмениваться документами через оператора ЭДО, вам необходимо выбрать оператора, заключить с ним договор, а затем зарегистрироваться на сервисе. Теперь вы сможете загрузить в личный кабинет подготовленные электронные документы, после чего подписать их электронной подписью и отправить получателю, выбранному в списке доступных контрагентов.

Как видите, процесс внедрения не слишком сложен, но позволяет упорядочить рабочий процесс в организации и сэкономить много ресурсов, которые можно использовать для развития своего бизнеса.