Рекомендации работодателю по досрочной выплате заработной платы

Порядок выплаты заработной платы установлен в ст. 136 ТК РФ. Сроки расчетов устанавливаются работодателем в внутренних локальных документах. Условия труда предоставляются работнику в письменном виде для ознакомления и подписи. В отдельных случаях на предприятии возникает необходимость осуществления досрочных выплат. Рассмотрим в статье, чем отличается досрочная выплата заработной платы, какие правила нужно соблюдать при выдаче средств.

Сроки выплат заработной платы

Условия расчета с работником, определенные ст. 136 ТК РФ, подверглись корректировке с 03.10.2016 г. Новые правила действуют на основании изменений, внесенных ФЗ от 03.06.2016 № 272-ФЗ. В исполнение положений о труде работодатель обязан:

• Производить расчет с сотрудниками не менее 2 раз в месяц.
• Определять в локальных актах сроки выдачи наличных денежных средств или перечислений на карту работника.
• Производить выплаты (одну часть) не позднее 15 дней в календарном исчислении после начисления вознаграждения.
• При попадании даты выплаты на выходной по графику предприятия расчет производить в предшествующий трудовой день.

Организация или ИП имеют право выплачивать вознаграждение за исполнение обязанностей чаще 2 раз в месяц. При определении чисел выплат необходимо руководствоваться разъяснениями Минтруда от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660. Документ указывает на необходимость выплат вознаграждения за труд в зависимости от отработанного времени или проведения работ.

Досрочная выплата: причины и правила

Потребность в досрочных выплатах возникает при расчете работника перед уходом в отпуск, особых обстоятельств сотрудника, перед началом длительного праздничного или командировочного периода. Законодательством не установлен запрет на досрочную выплату заработной платы при соблюдении остальных требований. При произведении досрочных выплат необходимо:

• Соблюдать максимально допустимый 15-дневный промежуток между платежами.
• Производить выплату в соответствии с исполненными обязанностями – количеством и качеством труда. Показателями служат количество отработанных дней при повременной форме или выполненных норм при сдельной форме оплаты.

Согласно разъяснений ФНС, данных в письме от 29.04.2016 № БС-4-11/7893, днем расчета и получением сотрудником дохода считается последний день месяца. Проведение операции по начислению не зависит от того, рабочим или выходным является календарная дата. Читайте также статью: → «Сроки выплаты заработной платы работникам: отпускных, больничных, командировочных, премий».

Досрочно выданные сотрудникам суммы фактически являются авансовыми платежами.

Риски переплаты при начислении

Законодательство оговаривает единственный случай произведения досрочных выплат – выдачи среднего заработка за 3 дня до начала периода отпуска работника. Обязанности одновременной выплаты работодателем остатка заработной платы не имеется. Расчет остатка сумм оплаты труда производится по письменному заявлению работника.

Остальные случаи досрочных выплат не установлены законодательством и производятся по договоренности между руководителем и работником. При досрочных выплатах существует риск произведения переплаты работнику в случаях:

• Увольнения по причинам, не требующим предварительного уведомления работодателя.
• Наступления болезни до окончания месяца.
• Иных случаях, приводящих к переплатам в форме излишне выданных сумм работодателем сотруднику.

ТК РФ обеспечивает работодателям защиту от переплаты при досрочных выплатах. В ст. 137 ТК РФ предусмотрена возможность удерживать суммы предварительных платежей, выданных в счет расчета по заработной плате. Читайте также статью: → «Возврат излишне выплаченной зарплаты».

НДФЛ при досрочной выплате

Суммы, выплаченные работнику ранее окончания месяца, не являются доходом и объектом налогообложения НДФЛ. В законодательстве имеется противоречие по порядку расчета по заработной плате при установлении дней выплат первых чисел месяца.

Пример №1. О порядке досрочных выплат

Предприятие ИП Ковалев М.М. установило 1 число месяца датой расчета с работниками. В октябре 2016 года дата выпадает на выходной день. Выплата была произведена накануне, 30 сентября.

Из сумм выплаченного дохода НДФЛ не удержан. Действия ИП Ковалева М.М. являются верными и не нарушают трудовое законодательство. Налог не должен быть удержан из сумм досрочных выплат. Удержание и уплата в бюджет будет произведены работодателем в ноябре 2016 года.

Действия налогового агента при начислении НДФЛ

Соблюдение требований статей ТК РФ при исчислении НДФЛ налоговым агентом является необходимым условием исполнения обязательств, нарушение которых влекут наказания, определенные НК РФ, КоАП, УК РФ. Условия ТК РФ для исполнения налоговыми агентами представлены в таблице:

Внесение в бюджет НДФЛ ранее срока получения дохода и удержания признается налоговой инспекцией как излишне уплаченные суммы, направленные из средств работодателя. Зачет сумм в счет имеющихся или будущих обязательств ИФНС не производится. Налог должен быть уплачен из сумм, удержанных у работника.

Предприятие имеет право вернуть средства в течение месяца по письменному заявлению и перечислить их повторно после наступления срока платежа.

Если агент не перечислил удержанный НДФЛ, на него может быть наложено наказание за неисполнение обязанностей налогового агента наложением пени и штрафа в размере 20% от положенной к уплате суммы (ст. 123 НК РФ). Позиция ИФНС по данному вопросу неоднозначная, о чем указано в письме ФНС от 29.09.2014 № БС-4-11/19716@.

Отражение данных в 6-НДФЛ

Заполнение формы 6-НДФЛ при досрочных выплатах по заработной плате имеет сходство с отражением авансовых выплат. Работодатель должен отразить в расчете НДФЛ, удержанный при фактическом получении работником дохода. Порядок заполнения раздела 2 формы 6-НДФЛ указан в таблице:

Пример №2. Заполнение расчета 6-НДФЛ при досрочной выплате

Компания ООО «Витраж» ведет производственную деятельность, требующую ежегодной месячной санации и массового оформления отпусков. В связи с производственной необходимости расчет за июнь 2016 года произведен 27 июня одновременно с отпускными выплатами. Налог не удерживается, следующая оплата труда попадает на 1 августа. В расчете ООО «Витраж» отражаются данные о датах удержания и перечисления НДФЛ по строкам:

1. «100» – 30.06.2016;
2. «110» – 01.08.2016;
3. «120» – 02.08.2016.

Для предотвращения проблем с налоговым законодательством необходимо соблюдать правила досрочных выплат, предусмотренных для авансовых выплат. Удержание налога в день платежа не производится, сумма НДФЛ должна быть удержана в последний день месяца при наличии остатка или в ближайшую дату получения дохода.

В том случае, когда счетный работник ошибочно удержал налог с сумм досрочных выплат, в расчете по строке 110 отражается дата фактической выплаты, в строке 120 – день, следующий за получением сумм. День получения дохода неизменен вне зависимости от действий по удержанию налога.

Страховые взносы досрочных выплат

Начисление страховых взносов в ПФР и ФСС производится по итогам месяца. Особенности начисления взносов:

• Налоговой базой для начисления взносов выступает доход, полученный лицом. Датой получения дохода считается последний день месяца.
• На величину взносов не влияют фактические выплаты, производимые работодателем.
• Датой перечисления взносов является день выплаты заработной платы с учетом предельного числа для уплаты – 15 числа месяца. Имеется возможность переноса дня платежа при попадании даты на нерабочий день. Читайте также статью: → «Страховые взносы за работников на УСН. Примеры и ответы на вопросы».

Перечисление взносов ранее дня, установленного для расчета с работниками не запрещается законодательством. В отличие от НДФЛ, отчисления производятся из средств работодателя. Суммы, перечисленные ранее срока, учитываются в счет погашения обязательств при их возникновении с учетом исковой давности.

В случае превышения суммы досрочного отчисления взносов начислению (при увольнении, болезни и прочих обстоятельствах) счетным работником производится корректировка. Излишне уплаченные суммы зачисляются в счет будущих платежей.

Документальное оформление выплат зарплаты

Разовые досрочные выплаты заработной платы производятся на основании письменного обращения работника к руководителю. В организации или ИП могут быть закреплены случаи возможных досрочных расчетов по обращению лиц. Если досрочная выплата носит системный характер, на предприятии производится выпуск приказа. Системная досрочная выплата может быть, например, при расчете декабрьской заработной платы в связи с длительным периодом праздников.

При издании приказа применяется произвольная форма с указанием предмета – факта переноса выплат, основанием для признания однократности операции, даты произведения расчета. Приказ издается по предприятию, подписывается руководителем и об ознакомлении – каждым работником.

Для исключения нареканий ИФНС в отношении превышения периода 15 дней между расчетами необходимо оформить межрасчетную выплату с окончательным платежом в установленный для заработной платы день.

Нарушение сроков влечет наложение санкций по ст. 5.27 КоАП. Статья не имеет конкретного указания на нарушение и может быть применена в любом случае нарушения законодательства о труде. Вынесение административного штрафа по статье производится до истечения года, что намного превышает стандартный двухмесячный срок для наложения санкций.

Размер санкций за нарушение законов о труде указан в таблице:

Частые вопросы по досрочному начислению зарплаты

Вопрос №1. Обязательно ли устанавливать сроки выплат заработной платы во всех локальных актах, касающихся исполнения трудовых обязанностей.

Законодательство предоставляет работодателю самостоятельно выбирать документ, в котором будут определены сроки расчета с работника. Законодательством определен перечень форм, в которых указываются сроки. Порядок устанавливается одновременно во всех документах или формах по выбору работодателя.

Вопрос №2. Может ли руководитель отказать в досрочном получении оплаты по обращению работника?

Осуществление расчета с сотрудником до установленной даты выплаты является прерогативой работодателя. Если руководитель не дает согласие на расчет, отказ будет правомочен, если случаи внеплановых выплат по обращению сотрудника не оговорены внутренними документами.

Вопрос №3. Как определить дату оплаты труда при наличном расчете?

Расчеты с сотрудниками через кассу производятся в течение всего срока выплаты, установленного на предприятии, например, 3-х дней. Датой получения вознаграждения является день начала выплат (получения в банке средств кассиром). Период предоставляется работнику для расширения возможности получения средств, что актуально при сменной работе.

Вопрос №4. Имеются ли штрафы за удержание налога НДФЛ с сумм досрочных выплат?

Удержание НДФЛ должно быть произведено с сумм полученного дохода, не определенного при получении досрочных выплат вознаграждений. Наличие санкций за досрочное удержание налога в законодательстве не установлено.

Вопрос №5. Считается ли досрочным расчет с сотрудниками при попадании даты платежа на выходной день и переносе операции на предыдущую дату. Нужно ли перенос оформлять документально?

Перенос дня расчета на более раннюю дату в исполнение требований законодательства не является досрочной выплатой. Дополнительно подтверждать документами право на перенос не требуется.