Делопроизводство с нуля: пошаговое руководство

Автор статьи

Амина С.

5 минут на чтение
1 475 просмотров
Содержание Содержание

Сегодня мы рассмотрим, как организовать делопроизводство с нуля пошагово. Изучим, как организовать правильно работу со всеми документами организации, как грамотно вести учет документации, и как ее хранить. Также приведем пошаговую инструкцию, которая поможет вам организовать делопроизводство на начальном этапе, а также объясним, как привести в идеальное состояние кадровое производство в компании, которая существует уже давно. Давайте рассмотрим все по порядку.

Почему необходимо уделять много внимания делопроизводству?

Для начала, давайте вместе разберемся, что такое делопроизводство. В первую очередь, это определенный вид деятельности. Он помогает обеспечить появление различных официальных документов. Также именно делопроизводство определяет нормы работы с ними.

В идеале, организацией делопроизводства необходимо заниматься уже на начальных этапах создания компании. Однако большинство фирм приходит к этому лишь после того, как выясняется, что найти определенные документы достаточно быстро становится затруднительно. С одной стороны, это, безусловно, позитивный момент — он означает, что ваша организация растет, и происходит развитие. Но есть и другая сторона — у вас появляется дополнительная работа по организации документооборота. Сделать это необходимо максимально удобно и правильно.

Как организована работа в официальных учреждениях?

Что касается работы официальных государственных организаций, то здесь с делопроизводством дела обстоят гораздо проще. Здесь эти процессы регулируются с помощью определенных правовых актов:

Есть и другие более узкие нормативные документы касательно делопроизводства, например, у Избирательной комиссии, или же в работе органов исполнительной власти. 

Как устроена работа с документами в частных организациях?

Что касается работы в частных компаниях, то здесь все вопросы касательно делопроизводства решают сами собственники организации. По сути, именно они поручают кому-то из специалистов создать делопроизводство с нуля. Чаще всего, этой работой занимаются кадровики или же секретари компании. И, скорее всего, если такое распоряжение появилось, в нем действительно существует необходимость.

Для чего необходимы инструкции для организации делопроизводства?

Конечно же, в первую очередь, такого рода инструкции помогут определиться с пошаговой стратегией ведения делопроизводства, с чего именно лучше начать, и к каким результатам необходимо стремиться.

В обязательном порядке в компании должен быть документ внутреннего пользования — инструкция по делопроизводству. В том случае, если речь идет о довольно крупной организации, у которой есть различные филиалы и подразделения, могут быть использованы несколько различных документов, которые регулируют данные моменты.

Пошаговая организация делопроизводства

Организацию делопроизводства фирмы лучше изложить по этапам.

Шаг 1

Для начала, вам необходимо будет определиться, на какие именно виды документов и бумаг будет распространяться действие инструкции по организации делопроизводства. Важно помнить, что, в основном, все важные документы в компании делятся на три категории:

  • входящие,
  • исходящие,
  • а также документы локального использования.

Поскольку работа с ними организовывается по-разному, то и описывать эти моменты следует в различных разделах.

Шаг 2

Далее, конечно же, следует написание самой инструкции. Важно предусмотреть следующие моменты:

  • Как осуществляется прием документов.
  • Как происходит знакомство сотрудников с документами.
  • У кого и где именно хранятся те или иные бумаги.

Если речь идет о входящей документации, то тут важно расписать, кто занимается приемом и регистрацией этих бумаг, в какие сроки это происходит, а также как проходят все иные процедуры, связанные с документооборотом. Тоже самое следует сделать и с исходящей документацией. В инструкции о делопроизводстве обязательно должны быть указаны: 

  • порядок регистрации всех необходимых внутренних документов, 
  • а также информация о том, как их правильно оформлять. 

Шаг 3

Вы должны отметить еще один важный момент в инструкции, а именно, какие документы имеют строго утвержденную форму, а какие из них необходимо составлять, ориентируясь на ГОСТ. 

Шаг 4

Также важно назначить лица, которые будут нести ответственность за следование всем указанным в инструкции разделам. Не менее важно установить, под чьей ответственностью, где именно и в каком порядке будет находиться на хранении вся документация.

Шаг 5

Необходимо понять, нужны ли будут какие-либо другие дополнительные разделы в инструкции. Это будет зависеть от рода деятельности организации. Например, в ней нужно будет указать, какой порядок работы с изготовлением копий, как происходит обмен документами между разными филиалами и подразделениями компании. Также там может быть указано, как необходимо работать с печатями и штампами.

Вы должны учитывать, что некоторые бумаги могут зависеть от других локальных актов. Так, например, это может быть порядок работы с личными данными или документы, отвечающие за сохранность коммерческой тайны организации. Важно давать ссылки на такие локальные бумаги.

Помимо этого, специальное законодательство также может регулировать работу с документами в некоторых организациях. Например, это касается работы банков и кредитных организаций. Там на федеральном уровне регулируется порядок работы с банковской тайной. Такие особенности также важно всегда учитывать при создании инструкции. 

Шаг 6

После проделанных вышеуказанных шагов инструкцию необходимо утвердить и довести ее положения до сведения работников компании. Далее локальный документ вступает в силу, и теперь его исполнение и соблюдение становится обязательным абсолютно для всех сотрудников компании. 

Как следует организовать в компании кадровое делопроизводство

Необходимо учитывать, что кадровое делопроизводство также является важным для организации. В принципе, этапы по его организации практически ничем не отличаются от становления этапов делопроизводства в целом. Важно определить тот список документов, который будет составляться, а также менять, копировать и в дальнейшем распространять согласно инструкции по делопроизводству касательно кадров.

Стоит учесть, что здесь у организации все гораздо строже, чем в случае с делопроизводством в целом. Все, что должно присутствовать в обязательном порядке в компании для учета кадров, уже указано в Трудовом кодексе нашей страны, а также в иных нормативных актах. 

Если же отсутствует какой-либо кадровый документ, или же он неверно оформлен, за это компания может получить солидный штраф. Именно поэтому к составлению этих инструкций важно подходить со всей ответственностью и серьезностью. 

Именно в инструкции по кадровому делопроизводству содержится информация обо всех типовых документах в организации. Это могут быть формы трудового договора, порядок знакомства работников с приказами и иными документами. 

Безусловно, стоит отразить и все особенности, связанные с деятельностью вашей организации. Это могут быть такие специфические вещи, как срок и порядок составления графиков и предоставление их сотрудникам, порядок выдачи средств защиты и то, каким образом ведется их учет. 

Важно! Также необходимо учитывать, что для того, чтобы организовать кадровое делопроизводство, можно использовать различные программные средства, специально разработанные для автоматизации этих процессов. Ими в данный момент пользуются практически все крупные организации и компании. Но при этом, они не отменяют факта необходимости создания и соблюдения инструкций по делопроизводству. 

Какие существуют формы организации делопроизводства

На сегодняшний день выделяют три основные формы организации делопроизводства:

  • централизованная; 
  • децентрализованная;
  • смешанная.

Чем они отличаются между собой? Так, если речь идет о централизованной форме, в данном случае все технические операции, которые каким-либо образом связаны с обработкой документов, сосредотачиваются в одном подразделении. Чаще всего, этим занимается служба делопроизводства. В такой организации делопроизводства есть немаловажный плюс — вы можете создать единую базу по всем документам, которые находятся в организации. Это, безусловно, очень удобно, и все необходимые бумаги вы найдете гораздо быстрее. В первую очередь, именно такая форма делопроизводства будет подходящей для тех компаний, у которых структура организации построена линейно-функционально.

Если речь идет о децентрализованной форме делопроизводства, в данном случае службами ДОУ будут созданы структурные делопроизводства для каждого подразделения. Такой формат подойдет для тех компаний, у которых есть несколько подразделений, расположенных на разных территориях. 

Если речь идет о смешанной форме делопроизводства, в данном случае одни операции будут выполняться в структурных подразделениях, а другие — в службе ДОУ.

Вывод

Делопроизводство необходимо для того, чтобы наладить работу с документами в организации. Важно составить инструкцию, в которой будут указаны такие моменты, как оформление, хранение и ведение всех документов в компании. Также в инструкции будут указаны лица, ответственные за это. Пошаговый алгоритм сможет помочь разработать вам такую инструкцию с нуля.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи