Как успешно провести фотографию рабочего дня?

Автор статьи

Екатерина Иванова

18 минут на чтение
172 просмотров
Содержание Содержание

Каждая компания будет вести свою деятельность лучше, если ее рабочие процессы будут оптимизированы так, что позволяет достичь максимально возможной продуктивности. В вопросе трудовой деятельности персонала проанализировать текущий уровень эффективности и найти способы его повышения, можно посредством проведения «фотографии рабочего дня». 

«Фотография рабочего дня» – что это такое и зачем нужно?

Под термином «фотография рабочего дня» понимается исследовательская методика, позволяющая изучить и оценить эффективность использования времени конкретным сотрудником. Проведенная ФРБ позволяет подробно рассмотреть такие факторы, как:

  • количество времени, уходящее на выполнение определенной задачи;
  • количество времени разных сотрудников одной должности, которые они тратят на исполнение одного и того же вида работ;
  • доступные варианты повышения производительности деятельности;
  • доступные варианты упрощения производственного процесса, способные повысить эффективность деятельности;
  • объективный показатель нормы производительности трудовой деятельности;
  • причины, вследствие которых заданный показатель нормы производительности не выполняется.

Виды ФРБ

Существует несколько вариантов проведения «фотографии рабочего дня». Выбор конкретного метода зависит от цели, которую преследует компания в ходе проведения аудит. Различают четыре основных способа:

  1. Индивидуальный – мониторинг трудовой деятельности конкретного сотрудника или нескольких работников определенной должности, проводимый с целью определения личной эффективности каждого человека.
  2. Групповой – мониторинг трудовой деятельности нескольких человек, проводимый с целью определения их общей эффективности в вопросе взаимодействия друг с другом.
  3. Комплексный – мониторинг трудовой деятельности группы лиц, трудящихся в одном отделе или на одинаковой должности, проводимый с целью определения общего параметра эффективности отдела, цеха, представительства, подразделения и т.д.
  4. Самостоятельный – мониторинг трудовой деятельности сотрудника, проводимый им в отношении самого себя самостоятельно с целью установления затрат времени на какое-либо действие, совершаемое в ходе рабочей смены.

В каких целях применяется «фотография рабочего дня»

Методика отслеживания эффективности деятельности персонала способом проведения «фотографии рабочего дня» может применяться для различных целей, исходя из которых алгоритм исследования полученных данных может меняться.

Чаще всего цель аудита по методу ФРБ заключается в необходимости:

  • определения общей системы распределения трудового времени;
  • выявления наиболее затратных по времени и по человеко-ресурсам операций;
  • изучения деятельности лучших работников с целью выявления их модели ведения трудовой деятельности;
  • определения объективных нормированных показателей выработки;
  • определения причин невыполнения заданных норм;
  • поиска и определения действий, в результате которых рабочее время сотрудников «теряется» и неэффективно расходуется;
  • оценки эффективности труда конкретного сотрудника, определенной должности, отдела, подразделения или всей компании в целом.

Методика проведения ФРБ

«Фотография рабочего дня» с целью исследования эффективности расходования рабочего времени персоналом проводиться в четыре этапа:

  1. Подготовка.
  2. «Фотографирование».
  3. Обработка данных.
  4. Анализ полученных результатов.

Подготовка

После того, как руководство решило провести ФРБ, непосредственно директору или ответственному за исполнение аудита должностному лицу организации необходимо выполнить подготовку. Этот этап подразумевает:

  • определение цели «фотографирования»;
  • определение списка необходимых действий для аудита;
  • установку перечня лиц, которые будут подвергнуты аудиту (конкретный сотрудник, группа лиц, отдел, подразделение или вся компания в целом); 
  • назначение сотрудников компании на роль наблюдателей или привлечение сторонних лиц из специализированных аудиторских организаций;
  • проведение инструктажа и обучения наблюдателей.

На Заметку: Помимо базовых задач подготовки также рекомендуется заранее разработать и согласовать бланки, на которых будет составляться отчет о наблюдении за деятельностью сотрудников. Если речь идет об аудите одному конкретного сотрудника, то это необязательно. Однако если ФРБ будет проводиться в отношении группы лиц, которые к тому же трудятся в разных отделах или подразделениях фирмы, то факт использования унифицированного бланка позволит в дальнейшем облегчить процедуру обработки и анализа результатов. 

Фотографирование

«Фотографирование» (фактически – наблюдение) проводится ответственными лицами непосредственно в ходе рабочего времени. Для получения более достоверных результатов, отражающих реальную продуктивность и эффективность сотрудника, рекомендуется проводить наблюдение в закрытом формате. Например, это можно сделать через видеокамеры, программы, отслеживающие совершаемые действия на компьютере, другого сотрудника, скрыто назначенного наблюдателей и т.д.

Также важно понимать, что показатели, собранные за один отдельно взятый день, не будут отражать действительность. Анализировать результаты следует за выборку из нескольких рабочих суток, которые в идеале идут не подряд друг за другом.

Обработка результатов

На этапе подготовке все наблюдатели должны быть проинструктированы по вопросу обработки результатов «фотографирования рабочего дня». Проще всего это делать посредством внесения данных в простую таблицу.

Пример результатов ФРБ:

Ф. И. О.: Кузнецов Александр Владиславович
Должность: офис-менеджер по работе с отчетными документами
Стаж труда на текущем месте трудовой деятельности: 22 месяца
Организация: Московское подразделение ООО «Организация».
Время начала действия: Время окончания действия: Длительность действий в минутах: Действие: Используемое оборудование, предмет, совершаемая операция и т.д.:
8-00 8-15 15 Осмотр и подготовка рабочего места (включение компьютера, подготовка документов и т.д.). Компьютер, Wi-Fi роутер.
8-15 8-50 35 Проверка электронного почтового ящика по рабочим задачам.

Консультация с руководством по вопросу работы с документами по телефону.

Рассылка документов по электронной почте. 

Компьютер, интернет, рабочий телефон.
8-50 9-00 10 Разговор по телефону на личные темы. Личный смартфон.
9-00 10-10 70 Сбор данных для проведения анализа выполнения нормируемых показателей сотрудниками производства за прошедший отчетный период. Компьютер, бумажные документы.
10-10 10-20 10 Уточнение текущего состояния финансовых показателей производства организации у бухгалтера. Поход в другой кабинет к бухгалтеру.
10-20 11-30 70 Личный перерыв, перекур.
11-30 12-10 40 Анализ состояния фонда оплаты труда подразделения. Компьютер, рабочий телефон.
12-10 13-10 60 Уточнение финансовых показателей по фонду оплату труда. Поход в другой кабинет к бухгалтеру.
13-10 13-40 30 Составление документов. Компьютер.
13-40 14-50 70 Обед
14-50 15-00 10 Личный перерыв, перекур
15-00 16-00 60 Обзвон руководителей других отделов с целью уведомления по вопросам функционирования системы оплаты труда. Рабочий телефон.
16-00 16-15 15 Разговор по телефону на личные темы. Личный смартфон.
16-15 16-45 30 Внесение корректировок в документацию.  Компьютер, принтер.
16-45 17-00 15 Подготовка к окончанию рабочего дня (сохранение документов, их печать, выключение компьютера, уборка рабочего стола и т.д.).
Итого: 540
С фотографией рабочего дня ознакомлен:
Кузнецов Александр Владиславович,                      подпись _____________________
Ответственный за проведение фотографии рабочего дня:
Красилов Евгений Владимирович,                            подпись _____________________

Анализ результатов

По окончании сбора результатов следует их обработать. В зависимости от вида проводимого аудита это необходимо делать следующим образом:

  • если исследование проводилось в отношении одного работника – необходимо взять отчетные показатели по результатам за всю выборку дней, когда проводился аудит, и вычислить средние значения;
  • если исследование проводилось в отношении группы лиц – необходимо взять отчетные показатели по результатам за всю выборку дней для каждого человека в отдельности и вычислить средние значения, а также сложить все время работы каждого человека и разделить на их количество для получения общих средних значений деятельности всех сотрудников, которые были подвергнуты аудиту.

Итоговые результаты следует оформлять в виде таблицы по типу:

Описание классификатора Суммарная продолжительность или средняя суммарная продолжительность за один день в минутах Процент от общего времени рабочего дня Время наблюдения
Подготовка рабочего места в начала и в конце рабочего дня
Выполнение непосредственных трудовых обязанностей:
Время, потраченные на личные нужды:
Время, в течение которого сотрудник нарушал трудовую дисциплину:

По итоговым результатам будет видно, как и на сколько продуктивно работает сотрудник, сколько времени он тратит на личные нужды и т.д. На основе этой информации далее руководство будет принимать какое-либо решение для улучшения деятельности (если это необходимо).

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи