Бухгалтерский учет канцтоваров организациями на УСН в 2024 году

При учете канцтоваров даже опытные специалисты могут совершать ошибки. В статье рассмотрим бухучет канцтоваров, который позволить избежать разбирательств и споров с проверяющими органами в 2024 году. 

Бухучет канцтоваров

Для того, чтобы оприходовать приобретенные за наличные или безналичные средства канцтовары, оформляют приходный ордер (форма М-4). Движение матценностей со склада оформляют в специальных карточках (форма М-17), которая заводится по номеру каждого запаса. За ведение таких карточек отвечает назначенное материально-ответственное лицо. Основаниями для записи в карточке являются приходные и расходные документы, которые датируются определенной датой свершения хозоперации. Принимают канцтовары к учету по фактической их себестоимости, то есть по цене приобретения, вычитая НДС (Читайте также статью ⇒ Примеры проводок по списанию канцтоваров и бумаги в 2024 году + образец акта).

Порядок оприходования канцтоваров

Учет канцтоваров разные бухгалтеры осуществляют по-разному. Некоторым удобно приходовать отдельно каждую позицию. В этом случае налоговых проверок бояться не стоит, но времени такой учет потребует очень много. Еще один вариант учета предполагает каждую позицию отдельно не учитывать, а просто указывать обобщенное наименование «Канцтовары», а затем их количество. Времени такой способ много не займет, но и контролировать канцтовары будет невозможно. Скорее всего налоговым инспекторам такой способ тоже не понравится и компании могут быть предъявлены претензии.

Важно! Если учитывать все приобретенные канцтовары как одну единицу, это может привести к претензиям со стороны проверяющих органов. Списывать канцтовары лучше по группам товаров.

Связано это с тем, например, что стоимость разных видов канцтоваров значительно отличается. Ручка может стоить 20 рублей, а вот картридж 2500 рублей. Кроме того, передаются работникам канцтовары не сразу, а иногда и через некоторое время. Оставшиеся канцтовары хранятся либо на складе, либо у секретаря. А списывать затраты по канцелярке в расходы можно только тогда, когда работникам они уже выданы. При учете канцтоваров как одной единицы, разделять товары по принятым к учету или нет не получится (Читайте также статью ⇒ Порядок учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей в 2024 году).

Самым лучшим вариантов является списание канцтоваров по группам канцтоваров. То есть, отдельно ручки, карандаши, бумагу, калькуляторы и т.д. Учет в этом случае искажаться не будет, так как указываемая стоимость товаров в одной группе товаров примерно одинаковая. Важно закрепить выбранный способ в учетной политике, указывается он в разделе «Сырье и материалы».

Синтетические счета учета канцтоваров

Приходуют канцтовары по дебету счета 10 «Материалы», а субсчет для учета отдельного вида МПЗ организация предусматривает самостоятельно. К примеру, открыть можно субсчет 10.01 «Канцтовары». Следует при этом учитывать, что в учетной политике должен быть предусмотрен учет канцтоваров на данном субсчете.

Оплачивать за канцтовары организация может как наличными, так и безналичными средствами. В зависимости от этого будут использованы счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Основные проводки при этом будут такими:

Списание канцтоваров

Передача канцтоваров со склада подразделениям организации оформляется следующими документами:

• Лимитно-заборная карта, форма М-8;
• Требование-накладная, форма М-11;
• Накладная по форме М-15.

Важно! Затраты по заправке картриджа нельзя включать в расходы на канцтовары. Их следует отнести к материальным расходам организации.

Когда заканчивается срок службы канцтоваров, их списывают, составляя специальный акт. При этом указывают такую информацию:

• Наименование канцтовара, его количество;
• Цена единицы, итоговая сумма всех наименований канцтоваров;
• Норматив расхода и куда был израсходован канцтовар;
• Другая информация, указываемая по усмотрению организации.

Проводка по списанию канцтоваров будет следующей:

Д 26 К 10.01 – списаны канцтовары на нужды бухгалтерии.

Акт списания заполняется по форме, утвержденной локальными документами организации. Кроме того, такими документами утверждают и состав комиссии. Бланк формы организация может разработать самостоятельно, либо использовать форму М-11, дополнив ее необходимыми реквизитами. Требование-накладная заполняется по форме, которую организация обязана утвердить в учетной политике.

Важно! Бланк формы для списания канцтоваров компании разрабатывают самостоятельно, либо используют унифицированную форму, дополняя ее необходимыми для себя реквизитами.

Иногда бухгалтеры допускают ошибку в списании канцтоваров в расходы. Делают они это так: списание проводят минуя 10 счет, то есть с Д26 сразу в К60. Это неправильно. В этом случае не только нарушаются правила учета, но и организация может не получить вычет по НДС. Так как теряется главное условие – на учет канцтовары не были приняты.

Бухучет канцтоваров в организации на УСН

Если организация или ИП применяют «упрощенку», то учитывают канцтовары они следующим образом: расходы по приобретению канцтоваров сразу после оплаты включают в затраты по УСН. Когда именно эти канцтовары списывают в производство – значения не имеет.

Если канцтовары приходуют как одну единицу и также, соответственно, их списывают, то это грозит претензиями со стороны налоговых органов. Правильно будет также разделить канцтовары по однородным группам.

Учитывают канцтовары на счете 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». При этом поступление оформляют обычным способом, а отпуск со склада оформляют так:

Д 23 (25, 26) К 10.9

Если налог «упрощенцы» платят с дохода, то учитывать канцтовары при расчете налоговой базы не нужно. А вот для тех организаций на УСН, которые платят налог с разницы «доходы — расходы», на стоимость канцтоваров могут уменьшить налоговую базу.

Важно! Расходы на канцтовары организации, применяющие УСН, учитывают сразу после оплаты.

Для того, чтобы избежать возможных претензий со стороны проверяющих органов, учитывать стоимость канцтоваров для целей налогообложения следует в момент передачи их в подразделение.

Важно при этом учитывать, что включаемые в расходы, на которые уменьшают налоговую базу, затраты должны быть обоснованы экономически, подтверждены документально, а также направлены на получение дохода.

Если компания признает в расходах при расчете налога затраты на канцтовары до списания их в подразделения, налоговики вправе это оспорить. Сделать это они могут на основании того, что учитываемые затраты не связаны с деятельностью, которая направлена на получение дохода. То есть отнести в расходы стоимость канцтоваров можно только поле того, как будет оформлен отпуск, оформив требование-накладную (форма М-11) или акт.

НДС

Если организация находится на «упрощенке», то в расходы они вправе списывать всю сумму, оплаченную поставщику за канцтовары, включая входной НДС (Читайте также статью ⇒ Как на сумму начислить НДС  в 2024 году (проводки)).

Компании на ОСНО, НДС по канцтоварам принимают к вычету так же, как и по другим приобретениям. Важно, чтобы поставщик выставил счет-фактуру.

Если канцтовары приобретаются через подотчетное лицо, то счет-фактуры не будет, так как розничный продавец не обязан его выставлять. К вычету НДС, конечно, принять можно и так, но такой вычет отстаивать придется перед налоговой. Как информирует Минфин, чек не может заменить счет-фактуру и в связи с этим организации остаются без вычета. Если выделяется НДС в чеке, списывать в расходы его нельзя. В НК предусмотрены случаи, при которых налог учитывают в стоимости товаров. Указанный выше случай в перечень этот не входит.

Однако, арбитражная практика показывает, что суд в таких ситуациях встает на сторону налогоплательщиков.

Законодательная база