Для того, чтобы компании избежать возможных споров и разногласий, обязанности работников должны быть изложены в должностных инструкциях. В статье рассмотрим, в чем заключаются обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами, а также разберем должностную инструкцию.
Бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами
К обязанностям бухгалтера, работающего с расчетами с подотчетыми сотрудниками относят:
- осуществление контроля первичной документации (в том числе заявлений, приказов, авансовых отчетов и т.п.);
- выдача и/или перечисление денежных средств подотчетным лицам (авансы или перерасходы по предоставленным работникам авансовым отчетам);
- соблюдение кассовой дисциплины;
- отражение операций с подотчетниками в бухгалтерской системе;
- учет ТМЦ, а также ОС, приобретенных подотчетными лицами как за наличный расчет, так и посредством оплаты банковской картой;
- контроль задолженности подотчетных лиц;
- проверка корректности заполнения подотчетными работниками авансовый отчетов;
- контроль за сроками предоставления отчетов подотчетными лицами, а также возврата ими неиспользованных денежных средств;
- прием и проверка документов, подтверждающих расчеты подотчетными лицами и прилагаемые ими к авансовому отчету;
- составление по требованию руководителя аналитических отчетов по своему участку работы;
- проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами и оформление результатов проведенной инвентаризации;
- активное участие в составлении плана счетов для работы, разработки форм первичной документации, если типовые формы по ним не предусмотрены;
- передача отработанных, надлежащим образом оформленных документов в архив.
Бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами: должностная инструкция
Должностная инструкция представляет собой свод определенных внутренних правил одной организации по определенной должностной единице. Составление данного документа не представляет особой сложности, однако некоторые руководители игнорируют ее составление, считая, что нужен он только в крупном бизнесе.
Однако, пренебрежение таким документом может привести к неприятным последствия. Предположим, что небольшую компанию на работу приняли бухгалтера. Отдельного бухгалтера по работе с подотчетниками нет, поэтому принятому сотруднику устно объясняют обязанности. Новый бухгалтер может работать на отлично и добросовестно выполнять, порученные ему устно обязанности. Но возможно, что круг обязанностей он свой не поймет и не потянет. А это может привести к ошибкам, а, что еще неприятнее – к штрафам после проверок контролирующими органами.
Важно! Должностные инструкции позволяют избежать недопонимания со стороны сотрудника и как следствия – допущения ими ошибок. Бухгалтер по расчетам с подотчетниками не является исключением, должностную инструкцию следует составить и ему.
Что указывается в должностной инструкции бухгалтера с подотчетными лицами
При составлении должностной инструкции бухгалтера по работе с подотчетниками следует включить в нее следующее:
- Подчиняется он в работе главному бухгалтеру.
- Должностные обязанности (указанные нами выше).
- Нормативные документы, которыми он должен руководствоваться при работе:
- Указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» №3210-У от 11.03.2014;
- Указание Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» №3073-У от 07.10.2013;
- Закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011;
- Приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» №94н от 31.10.2000;
- Трудовой кодекс РФ;
- Налоговый кодекс РФ;
- ПБУ;
- КоАП РФ;
- Закон «О персональных данных» №152-ФЗ от 27.07.2006;
- Другие законодательные акты, распоряжения, приказы, постановления, нормативные документы, связанные с организацией бухгалтерского учета;
- Устав компании-работодателя;
- Правила по внутреннему трудовому распорядку;
- Локальные документы компании, распорядительные документы, которые относятся к основной деятельности бухгалтера по работе с подотчетными лицами.
- С ним работодатель будет заключать договор о полной материальной ответственности. Типовой договор о матответственности приводится во втором приложении к Постановлению Минтруда «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» №85 от 31.12.2002.
- Его права.
- Ответственность в случае ненадлежащего исполнения им должностных обязанностей. Ответственность включает в себя:
- Дисциплинарную ответственность за невыполнение или недобросовестное выполнение должностных обязанностей, за полученную искаженную информацию при выполнении работ, за недобросовестное выполнение поручений, приказов и распоряжений руководителей, за несоблюдение работником трудовой дисциплиной, за несоблюдение закона по защите персональных данных.
- Материальную ответственность в случае причинения материального ущерба (в установленных трудовым и гражданским законодательством пределах), а также в случае несоблюдения кассовой дисциплины.
- Ответственность за разглашение информации, которая является коммерческой тайной организации, если она стала известной в результате выполнения должностных обязанностей (в порядке, который определяется действующим законодательством и локальными нормативными актами работодателя).
- Условия работы бухгалтера.
После того, как должностная инструкция будет составлена, ее необходимо утвердить. Это делает руководитель, для чего издает приказ об утверждении.
Важно! Новый работник с должностной инструкцией должен ознакомиться и в подтверждение этого ставит на ней свою подпись. Один экземпляр инструкции должен остаться у сотрудника.
Порядок утверждения должностной инструкции
Порядок, по которому происходит утверждение должностных инструкций должен быть закреплен в одном из локальных актов компании. Однако это не является обязательным условием. Утверждение должностной инструкции происходит в следующем порядке:
- В первую очередь разрабатывают проект конкретной инструкции;
- Издают приказ об утверждении новой инструкции;
- Приказ и инструкцию согласовывают с юридическим отделом или юристом компании, если он есть и передается на утверждение руководителю организации;
- Инструкции присваивают определенный номер.
Важно! В случае необходимости должностную инструкцию могут регистрировать в специальном журнале, если в компании такой журнал ведется.
Обязательной должностная инструкция становится только после того, как работник с ним ознакомится.Подтверждением того, что работник ознакомился с инструкцией является его подпись (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция бухгалтера ЖКХ в 2024: образец заполнения).
ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ОБРАЗЕЦ СПРАВКИ
Заключение
Должностная инструкция бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами представлена достаточно разнообразными и многочисленными обязанностями. Для того, чтобы компании обезопасить себя и избежать ответственности за невыполнение бухгалтером своих обязанностей, следует учитывать как бухгалтерское, так и налоговое законодательство РФ, правил оформления первички и авансовых отчетов, а также положений по соблюдению кассовой дисциплины.
Загрузка...