Благодарственное письмо за спонсорскую помощь

Благодарственное письмо за спонсорскую помощь в настоящее время широко используется в деловой практике. Такое письмо может рассматриваться как проявление вежливости, а также как способ поддержания взаимовыгодного сотрудничества.

Фирме, оказавшей спонсорскую помощь, будет приятно получить подтверждение, что помощи были рады и оценили ее по достоинству. Кроме того, благодарственные письма широко используются в современной практике для подтверждения имиджа (Читайте также статью ⇒ Как написать благодарственное письмо?)

Правила оформления благодарственных писем

Благодарственные письма обычно пишут в произвольной форме. Жестких правил по их оформление нормативными документами не установлено. Поэтому можно рекомендовать лишь следовать общим правилам, установленным для оформления документации.

В настоящее время действует ГОСТ 6.30-2003, регламентирующий основные требования при оформлении документов.

С 01 июля 2024 года вступит в действие национальный стандарт РФ — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Поэтому в данной статьи будем руководствоваться требованиями нового ГОСТа.

Общие требования к документам

Согласно нового ГОСТу при оформлении документа следует соблюдать следующие общие требования:

1. Документы могут быть созданы как в бумажном виде, так и в электронной форме.
2. Если в документе более одной страницы – страницы следует пронумеровать.

ГОСТ рекомендует указывать номера страниц сверху страницы, посередине, на расстоянии не менее 1 сантиметра от края страницы.

3. При создании документа можно использовать и лицевую, и оборотную стороны листа. В случае двустороннего документа необходимо выдерживать одинаковые по шире поля. Левое поле на лицевой стороне и правое поле — на оборотной должны иметь одинаковый размер, достаточный для того, чтобы текст документа читался после того, как документ будет подшит.
4. В документе следуют отдавать предпочтение следующим видам и размерам шрифтов:

• Times New Roman № 13, 14;
• Arial № 12, 13;
• Verdana № 12, 13;
• Calibri № 14 и аналогичные.

В таблицах документа могут быть использованы шрифты меньших размеров.

5. Новый абзац должен иметь отступ шириной 1,25 см.
6. Заголовки следует размещать с отступом, либо по центру текста.
7. Реквизиты, состоящие более чем из одной строки, следует оформлять через один межстрочный интервал.
8. Строки основного текста документа должно отстоять друг от друга на 1 — 1,5 межстрочных интервала.
9. Текст документа следует выравнивать по ширине листа (равномерно).
10. При формировании реквизитов следуют выдерживать определенный размер строки. Длина строки при угловом размещении должна быть не более 7,5 см, при продольном – не более 12 см.
11. Внутренним локальным актом организации может быть предусмотрено при оформлении реквизитов, заголовков, других фрагментов текста использование полужирного шрифта.
12. Допускается оформление документа с титульным листом.

Оформление отдельных блоков благодарственного письма. Наименование организации

Наименование организации, написавшей письмо, указывается в соответствии с регистрационными документами организации. В соответствии с рекомендациями ГОСТа письмо должно содержать и полное, и сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено учредительными документами (Читайте также статью ⇒ Благодарственное письмо за сотрудничество).

Справочные данные по организации

Справочные данные обычно включают почтовый адрес организации, номера телефона и факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации при наличии. Если почтовый адрес не совпадает с местом, по которому организация фактически находится, следует указать и его.

Также в справочных данным рекомендуется указывать код ОКПО, номер ОГРНЮ, номера ИНН/КПП.

Адресат (получатель) письма

В качестве адресата при оформлении благодарственного письма за спонсорскую помощь может быть указаны как сама организация, так и ее подразделение, либо должностное лицо. Также адресатом может быть и физическое лицо.

В рассматриваемом нами случае правильнее будет указать должностное лицо организации-спонсора.

Данные по адресату формируются в правой верхней части письма. Строки рекомендуется выравнивать по левому краю, либо располагать по центру относительно самой длинной строки.

Если письмо направляется руководителю организации, то помимо должности руководителя и наименования организации указывается  фамилия и инициалы руководителя в дательном падеже.

Данные адресата могут содержать также почтовый адрес получателя благодарственного письма.

Основной текст письма

Рекомендуется использовать вступительное обращение, начинающееся словами «Уважаемый…», «Уважаемая…» и аналогичные.

В благотворительном письме следует соблюдать деловой стиль письма, но при этом считается допустимым использовать эпитеты, красочные описания и более эмоциональный стиль изложения.

Основное внимание следует уделить событию, за которое выражается благодарность.

В заключительной части выражается, например, надежда на дальнейшее сотрудничество.

Прочие реквизиты письма

Вид документа – «письмо», «благодарственное письмо» указывается под наименованием организации по центру листа.

Далее (до основного текста письма) указываются следующие данные.

Дата документа должна совпадать либо с датой подписания документа, либо с датой события, отраженного в документе.

Дату рекомендуется оформлять одним из следующих способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 07.12.2017;

словесно-цифровым способом, например: 7 декабря 2017 г.

Далее указывается регистрационный номер документа в соответствии с принятой в организации системой регистрации. Номер может содержать как цифры, так и буквы и любые их сочетания.

Также должно быть указано место составления документа. Допускается на деловых (служебных) письмах, докладных, служебных записках и других внутренних информационно-справочных документах место составления не указывать.

После основного текста письма ставится подпись, которая должна включать наименование должности лица, подписывающего письмо, его подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

В том случае, когда письмо оформлено не на фирменном бланке организации, наименование должности должно содержать и наименование организации.

 Пример составления благодарственного письма за спонсорскую помощь

Новосибирская региональная общественная организация инвалидов

«Федерация спортсменов-инвалидов»

(НРООИ «Федерация спортсменов-инвалидов»)

18.12.2017 № 1231/СП

Благодарственное письмо

Уважаемый Василий Николаевич,

Я, как Председатель совета НРООИ «Федерация спортсменов-инвалидов», от всей души выражаю Вам искреннюю благодарность за спонсорскую помощь в организации поездки на всероссийские соревнования по футболу для спортсменов-инвалидов.

За время почти двухнедельной поездки спортсмены, большинство их которых совершали такое путешествие впервые, не только побились в спортивных состязаниях, где заняли третье место, но и смогли познакомиться с нашей страной, спортсменами из других регионов, получили заряд бодрости и оптимизма на будущее.

Наша организация выражает Вам искреннюю признательность. Мы желаем вам успехов и процветания. Пусть в жизни Вас окружают такие же добрые и отзывчивые люди, каким являетесь Вы.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество с Вами, будем рады вновь видеть Вас среди наших спонсоров.

С уважением,

Председатель совета НРООИ

«Федерация спортсменов-инвалидов» _______________ А.А. Смелый