Авансовый отчет в 1С: как сформировать по шагам

Принимая авансовый отчет от сотрудника, бухгалтеру важно проверять корректность его заполнения и грамотно заполнить свою часть во избежание неприятных ситуаций с проверяющими органами. В приведенной статье рассматривается авансовый отчет в 1С и порядок его заполнения.

Как заполнить авансовый отчет в 1С

В машине существует специальный функционал, поэтому при отражении авансового отчета в 1С нет никаких сложностей. Находится одноименная команда в банке и кассе в кассовом разделе.

Заголовок рабочей формы состоит из основных показателей, рассмотренных в таблице далее.

Авансирование подотчетных сумм в 1С

Ситуации оформления документа весьма разнообразны и предлагается к рассмотрению пример, когда были выданы средства в подотчет. Алгоритм заполнения документа в части выданного аванса таков:

Шаг 1 – Допустим подчиненный торгового холдинга “Стимул” Петренко Е.Д. отчитался в отчете за полученные им деньги. Во вкладке авансов Вы обязаны отобразить факт выдачи ранее средств. С помощью команды добавления прописываются по подбору эти значения и никак иначе.

Шаг 2 – Существуют несколько способов выдать подчиненному аванс и первый из них выдача денежных документов по виду операции выдача подотчетному лицу.

Шаг 3 – Далее можно применить выдачу наличных по виду операции выдача подотчетному лицу. Это работает в ситуации, если подотчетные средства получены человеком из кассы компании. Но сейчас это большая редкость, так как большинство фирм использует для расчетов банковское учреждение.

Шаг 4 – Списание с расчетного счета по виду операции перечисления подотчетному лицу, когда человек рассчитался с помощью корпоративной карты, или ему подотчетные средства перечислены на собственную карту.

Шаг 5 – При отсутствии авансовой выплаты Вы не прописываете это окно и проводите возмещение потраченный средств подчиненному с применением бухсчета 73.03.

Проводки по учету подотчетных сумм — в инфографике ниже:

Читайте также статью ⇒ «Учет подотчетных сумм в 1С«.

Оформление бумаги для покупки товаров

К примеру, подчиненный Вашей компании был отправлен для закупки бумаги для производственной деятельности. Служащий Еременко И.Т. предоставил оформленный отчет с приложенным к нему чеком на приобретенную бумагу у магазина “Тополек”. Все первичные бумаги, что Еременко И.Т. направил в бухгалтерию, оформляющие хозоперацию покупки бумаги, находят свое отражение в поле товаров.

Приобретенные ценности по  отчету оприходуются сразу сразу через опцию авансового отчета. Дважды дублировать такое действие поступление (акт, накладная) не требуется.

В поле товаров не забудьте указать название приобретенных позиций, их количественное выражение и затраченную сумму. Также не лишним будет добавить предъявленный НДС, контрагента и документ, на основании которого НДС можно принять к вычету.

Когда Вам вместе с отчетом приложили и счет-фактуру, выписанный на имя компании, а не служащего, то потребуется отметить одноименный переключатель. Тогда машина поймет и в автоматическом режиме сформирует счет на сумму налога по ячейке НДС для целей принятия его к вычету. Это действие крайне важно в интересах налогового учета, так как налог сразу пойдет на расходы и в налогообложении прибыли учитываться не будет.

Иная ситуация потребует проведения других учетных процедур. Так, человек мог купить товар и принести в бухгалтерию чек на оплату, но фактически товар еще не поступил и не был оприходован в складском учете. Для этого потребуется:

1. Оформить купленный товар посредством документа поступления (акт, накладная), когда они по факту придут в компанию. На позиции товаров по авансовому отчету уже ничего указывать не стоит.
2. Оплату, перечисленную поставщику за товар, укажите в поле оплаты.

Читайте также статью ⇒ «Возврат подотчетной суммы в кассу«.

Авансовый отчет по командировке в 1С

Предположим, что закупщик торговой компании “Протон” Ермолов А.И командирован на поиск новых поставщиков в г. Ставрополь на 6 дней. Ему положен определенный размер суточных, что прописано в Положением о командировках. По возвращению из поездки Ермолов А.И предоставил вместе с отчетом такие бумаги:

• билеты на автобус до г. Ставрополь и обратно;
• счет на проживание в гостиннице “Резорт”.

Размер выданных суточных бухгалтер прописывает в поле прочие и потраченные суточные больше установленной нормы, если такое имело место быть, облагается подоходным налогом. Следует отметить, что размеры выплат зависят от места поездки:

• за границей заплатят 2.500 рублей в день;
• в пределах страны можно рассчитывать на 700 рублей в день.

В оговоренной ранее закладке прочие Вам потребуется занести сведения из первичного документа и неважно будет это выданная бумага от контрагента типа чека или счета, ил это внутренний распорядительный документ такой, как приказ. Сюда не забудьте в обязательном порядке прописать название расходов и их размер, понесенных командировочным подчиненным, сведения относительно предъявленного НДС, контрагенте и документе, по которому налог возможно принять к вычету.

Когда отчитываемое лицо прилагает к качестве приложений к отчету счет, вставленный на имя компании, а не его лично, пометьте переключатель СФ. Также имеется переключатель БСО, и его Вы помечаете, когда имеются в наличии прочие бумаги, приравненные к бланкам строгой отчетности. После того, как Вы проведете в бухучете отчет, машина автоматически создаст выданный счет-фактуру по налогу по одноименной ячейке и налог можно впоследствии принять к вычету.

Читайте также статью ⇒ «Как подтвердить расходы в командировке: документы«.

Прочие расходы по авансовому отчету

Возможна ситуация, когда косметической компанией “Авеста” понесены почтовые расходы на отправку заказной корреспонденции своим постоянным клиентам. Подчиненный Емельянов С.М. приложил к отчету чеки на оплату почтовых расходов. Подобные нематериальные затраты стоит отражать также в поле прочие.

Не забудьте отметить здесь название почтовой компании, сведения по первичке, величину затрат и их название, сведения о предъявленном НДС для последующего его принятия на вычет. Отметьте в этом рабочем окне использованные почтовые марки, отражаемые в интересах бухучета как денежные документы.

Также, как в вышеописанных ситуациях, при наличии в отчете счета-фактуру, необходимо указывать его посредством активации одноименного параметра. Также могут быть приложены прочие бумаги, приравненные к бланкам строгой отчетности и это также стоит отметить в данном поле. Машина только после активации перечисленных полей сама сформирует счет на налог для целей его принятия к вычету.

Когда вы видите, что в приложениях к отчету имеется только первичный документ с выделенным налогом, то никакой флаг активировать не нужно, а напрямую налог из бумаги заполняется в поле по НДС. По факту вашего проведения отчета в машине налог сразу пойдет в состав расходов, что не будут приняты при исчислении налога на прибыль.

Как оплатить услуги поставщика по авансовому отчету

Нередки случаи оплаты услуг третьих лиц посредством авансовых отчетов, предоставленных в компанию от ее же подчиненных. Так, допустим, курьер Коваленко И.Р. заплатил за свет и отчитался по таким затратам в бухгалтерию. Перечисление аванса для оплаты поставщику проводится через поле оплат. Там потребуется добавить название поставщика и величину средств, что заплатил Коваленко И.Р.

Бланк авансового отчета в 1С: как сформировать

Вы должны знать и применять в работе такие знания, что величина аванса и вся сумма, ко которой подчиненный предоставил отчетные бумаги находят свое отражение в указанных далее графах отчета:

• В поле получено авансов покажите сколько Вы выдали подчиненному средств из документа аванса;
• В израсходовано отразите потраченную сумму, выданную человеку в подотчет из поля товаров, оплаты, прочее;
• В остаток занесите разницу от сумм полей получено авансов и израсходовано. Итог может получиться такой:
• Отрицательное значение информирует о случившемся перерасходе, Вы увидите минусовое значение в машине;
• Плюсовое значение показывает оставшуюся сумму денежных средств у командируемого лица, и ему стоит их вернуть или в кассу, или на расчетный счет.

Цели, на которые был ранее выдан бухгалтерией аванс и весь перечень подтверждающих расходы бумаг, также стоит прописать в отчете. После проведения отчета и проверки корректности просчетов можно смело провести отчет в машине. Далее у Вас имеется возможность вывести его на экран и получить печатную форму бумаги. С этой целью воспользуйтесь специальным функционалом печати форм. Отразить купленный товар Вы вправе посредством печати приходного ордера. Машина позволяет пользователю воспользоваться предложенным ею набором команд дабы корректно провести в бухучете все поступающие авансовые отчеты подчиненных на различные цели будь-то приобретение товаров и услуг или поездки в производственных целях.