Учет подотчетных сумм в 1С ЗУП 3.0

Учет подотчетных сумм в 1С ЗУП 3.0 ведется путем отражения операций по выдаче авансов и списанию расходов на командировку либо прочие хознужны. В статье пошагово разберем расчеты с подотчетными лицам в 1С: выдача аванса в наличной и безналичной форме, отражение задолженности, формирование авансового отчета, возврат неиспользованных средств в кассу.

Учет подотчетных сумм в 1С: основные операции

Основанием для выдачи сотруднику суммы под отчет может быть приказ о командировке либо необходимость осуществить хозяйственные траты, в соответствие с распоряжением руководителя.

Если рассматривать процедуру пошагово, то:

• на первом этапе бухгалтер выдает сотруднику средства под отчет (наличными или через кассу);
• после совершения хозяйственного действия (например, покупки хозинвентаря, расчетов с поставщиком, окончания командировки) сотрудник подает в бухгалтерию авансовых отчет (предельный срок — 3-й день, следующий за днем совершения хозоперации);
• бухгалтер отражает расходы в учете;
• если сумма аванса превысила сумму фактических расходов, то сотрудник возвращает остаток суммы в кассу, если наоборот — бухгалтер выплачивает сотруднику сумму перерасхода.

Общий порядок учета подотчетных сумм — в инфографике ниже:

Выдача аванса наличными

На основании заявления сотрудника и распоряжения руководителя бухгалтер отражает операции по выдаче средств под отчет сотруднику – наличными или через кассу.

Для начала рассмотрим выдачу наличных средств под отчет. Для этой операции используется меню «Касса», в котором формируется документ «Расходный кассовый ордер».

Выбрав позицию «Расходный кассовый ордер», бухгалтер нажимает «+» (Добавить), после чего на экране появляется выпадающий список, позволяющий выбрать необходимую операцию (Выдача подотчетному лицу).

После выбора операции бухгалтер указывает ФИО сотрудника, которому будут выданы подотчетные средства, а также сумма выдачи. При этом подотчетную сумму необходимо внести вручную, а ФИО сотрудника – выбрать из справочника «Физлица». Прочие реквизиты расходного кассового ордера заполняются автоматически.

Сформировав документ, бухгалтер нажимает кнопку «Провести» и формирует проводку Дт 71.01 Кт 50.01. На основании проводки сумма денежных средств, учтенная в кассе, автоматически уменьшается на сумму подотчетных средств, которая подлежит выдаче.

Читайте также статью ⇒ «Как отразить доход сотрудника в натуральной форме в 1С ЗУП 3.0«.

Перечисление подотчетной суммы на карту сотрудника

Если организация перечисляет подотчетную сумму на банковскую карту сотруднику, то для отражения операции в 1С бухгалтер использует меню «Банк», журнал «Банковские выписки», в котором формирует документ «Списание с расчетного счета».

Добавив документ «Списание с расчетного счета», бухгалтер выбирает тип операции «Перечисление подотчетному лицу». Во вновь открывшемся окне необходимо заполнить следующие реквизиты:

• сумма денежных средств, подлежащая перечислению сотруднику (поле «Сумма»);
• ФИО подотчетного лица из справочника «Физические лица» (поле «Подотчетное лицо»);
• ФИО сотрудника из справочника контрагенты (поле «Получатель»);
• реквизиты банковского счета сотрудника из карточки «Счета и договоры» (поле «Счет получателя»);
• назначение платежа вручную (Выплата аванса на командировочные расходы/хознужды на основании приказа №__ от «_» ___ __г).

После проведения документа в учете формируется проводка Дт 71.01 Кт 51, остаток средств на расчетном счете уменьшается на размер выданной подотчетной суммы.

Задолженность по подотчетным суммам

Проверка сумм, выданных сотрудникам под отчет, осуществляется путем формирования оборотно-сальдовой ведомости. Форма позволяет контролировать суммы, отраженные по счету 71 в разрезе подотчетных лиц (по ФИО сотрудников).

Читайте также статью ⇒ «Справка 2-НДФЛ в 1С ЗУП 3.0: как сформировать и распечатать«.

Списание подотчетных сумм

Факт использования подотчетных сумм отражается в учете путем формирования авансового отчета, на основании которого производится списание средств.

Формирование авансового отсчета осуществляется через меню «Касса» — документ «Авансовый отчет». После создания бухгалтер отражает в документе следующую информацию:

• поле «Физическое лицо» — ФИО подотчетного лица из справочника «Физлица»;
• таблица «Авансы», в котором заполняются поля «Сумма аванса», «Валюта», «Выдано» (равна сумме аванса), «Израсходовано» (фактическая сумма расходов по авансовому отчету);
• таблицы «Товары», «Оплата», «Прочее» — отражение информации о суммах, израсходованным подотчетным лицом.

Возврат неиспользованных средств в кассу

Если сумма фактических расходов подотчетного лица оказалась меньше выданного аванса, то остаток средств сотрудник обязан вернуть в кассу. Для этого используется документ «Приходный кассовый ордер», которым можно сформировать в меню «Касса».

В созданном документе «Приходный кассовый ордер» бухгалтер выбирает операцию «Возврат от подотчетного лица», в котором указывает:

• ФИО подотчетного лица;
• сумму возврата (аванс за минусом фактических расходов, отраженных по авансовому отчету).

На основании сформированного документа бухгалтер может распечатать документ, по которому сотрудник возвращает неиспользованные средства в кассу.

Читайте также статью ⇒ «Какие справки можно сформировать в 1С ЗУП 3.0: перечень, инструкция«.

Выплата перерасхода подотчетному лицу

Возможна ситуация, когда сумма фактических расходов сотрудника превысила выданный аванс. В таком случае сумма перерасхода выплачивается сотруднику на карту либо выдается наличными через кассу.

Для осуществления данной операции используются документы «Расходный кассовый ордер» либо «Списание с расчетного счета».

Сумму перерасхода можно проверить с помощью оборотно-сальдовой ведомости.

Учет подотчетных сумм в 1С