Как подтвердить расходы в командировке: документы

Автор статьи

Анастасия Любогощинская

3 минуты на чтение
1 370 просмотров
Содержание Содержание

В январе 2019 года Минфин выпустил письмо, в котором напомнил налогоплательщикам об обязательном условии признания командировочных расходов, а именно о наличии их документального подтверждения. В статье разберем, как подтвердить расходы в командировке, а также рассмотрим перечень подтверждающих документов по каждому виду затрат.

Какие расходы в командировке подлежат возмещению

Положениями ст. 265 НК РФ расходы, понесенные сотрудником в период служебной командировки, включены в перечень прочих расходов. Перечень таких расходов включает затраты на проезд, проживание, питание (суточные), а также прочие расходы, связанные с командировкой (оформление загранпаспортов, виз, консульские и аэродромные сборы, пр.).

Каждый из видов возмещаемых командировочных расходов рассмотрим в таблице ниже:

№ п/пРасходы в командировкеОписание
1СуточныеНаправляя сотрудника в командировку, работодатель выплачивает ему суточные, которые являются компенсацией расходов на питание. Размер суточных устанавливается локальными нормативными актами компании (например, Положением о командировках). При этом в соответствие с абц. 12 п.3 ст. 217 НК РФ, в налоговом учете отражаются суточные в пределах 700 руб./сут. (для командировок по России) и 2.500 руб./сут. (для загранкомандировок). Суммы, выплаченные работодатель сверх установленной величины, в расчете налогооблагаемой прибыли не учитываются.
2Расходы на проезд

 

 

Затраты на проезд до места командировки и обратно подлежат возмещению в общем порядке. Компенсации подлежат расходы на ж/д, авиабилеты, а также затраты на проезд водным и автотранспортом.
3Расходы на проживаниеВ состав возмещаемых расходов включаются расходы на наем жилья в период командировки. Работодатель обязан оплатить как стоимость номера в гостинице, так  и расходы на аренду квартиры (комнаты) у физлица.
4Прочие расходыК прочим расходам, возмещаемым в период командировки, включаются суммы, уплаченные при оформлении визы, загранпаспорта, а также консульские и прочие дипломатические сборы.

Экономическая обоснованность командировочных расходов

В письме №03-03-06/3/1456 от 15.01.2019 года Минфин напомним, что командировочные расходы подлежат возмещению при одновременном соблюдении следующих условий:

  • расходы экономические обоснованы;
  • понесенные расходы непосредственно связаны с производственной (коммерческой деятельностью);
  • имеется документальное подтверждение затрат.

Что касается экономической обоснованности командировочных расходов, то требование считается выполненным при условии, что суммы, затраченные сотрудником на проживание, не превышают среднерыночные, а проезд осуществлялся транспортом эконом-класса с учетом выбора оптимального маршрута.

Как правило, контроль за расходами на проживание осуществляется посредством локальных нормативных актов (Положение о командировках), в которых фиксируются лимиты расходов (в разрезе городов, регионов, категорий сотрудников).

Расходы на проезд в командировке признаются экономически обоснованными при условии, что сотрудник добирался до места назначения наиболее дешевым видом транспорта. К примеру, для сотрудника, которые направляется в командировку из Краснодара в Ростов-на-Дону, экономически обоснованными будут расходы на проезд ж/д транспортом или автобусом. Если же сотрудник направляется из Краснодара в Тюмень, то целесообразно использовать авиатранспорт. Несмотря на то, что стоимость авиабилета будет выше цены ж/д билета, расходы на авиаперелет будет признаны экономически обоснованными с учетом времени, потраченного на то, чтобы добраться до места назначения.

Читайте также статью ⇒ «Возмещение командировочных расходов в 1С ЗУП: инструкция».

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как подтвердить расходы в командировке

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно законодательству, командировочные затраты подлежат возмещению и отражаются в составе расходов на основании авансового отчета и документов, подтверждающих такие расходы.

Авансовый отчет подается сотрудником в течение 3-х рабочих дней, следующих за последним днем командировки (на основании приказа). К примеру, сотрудник, который вернулся из командировки 09.04.2019, должен подать в бухгалтерию авансовый отчет не позже 12.04.2019 года.

Ниже рассмотрим, какие документы необходимы для подтверждения командировочных расходов

Как подтвердить суточные

Сумма суточных подлежит возмещению на основании следующих документов:

  • приказ;
  • авансовый отчет.

Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке согласно приказу (как рабочие, так и выходные). Таким образом, работодатель выплачивает сотруднику суточные не только за дни пребывания в другом населенном пункте, но и за дни в дороге.

Размер суточных определяется в соответствие с внутренними положениями компании. При этом сумма суточных, включаемая в налогооблагаемую базу, не должна превышать 700 руб. (для РФ) и 2.500 руб. (для загранкомандировок) за каждый день пребывания сотрудника в командировке. Если локальным нормативным актом компании предусмотрены суточные свыше установленного лимита, то разница между фактической выплатой и предельной величиной суточных:

  • не учитывается при расчете налога на прибыль;
  • облагается НДФЛ по установленной ставке (13% для резидентов РФ, 15% для сотрудников-нерезидентов).

Читайте также статью ⇒ «Выплата дивидендов нерезиденту: расчет, налоги».

Подтверждение расходов на проезд

Расходы на проезд в командировке подтверждаются оригиналами проездных документов.

Если для того, чтобы добраться до места назначения, сотрудник использовал ж/д транспорт, то подтверждающим документом является оригинал ж/д билета, в котором указана следующая информация:

  • ФИО сотрудника;
  • населенный пункт отбытия/прибытия (место работы/место командировки);
  • дата отъезда/приезда (в соответствие с приказом о командировке).

Работодатель возмещает сотруднику стоимость билета в соответствие с суммой, указанной на проездном документе, с учетом дополнительных расходов (постель, страхование, налоги, сборы, т.п.).

Рассмотрим пример. Сотрудник ООО «Эверест» (г. Краснодар) Никаноров направлен в служебную командировку в г. Ростов-на-Дону. Период командировки согласно приказу – с 8 по 12 апреля 2019 года.

Для проезда в Ростов-на-Дону и обратно Никаноров приобрел 2 ж/д билета:

  • билет Краснодар – Ростов, отъезд 08.04.2019 в 08:22 прибытие 08.04.2019 в 13:01;
  • билет Ростов – Краснодар, отъезд 11.04.2019 в 23:14 прибытие 12.04.2019 в 04:54.

Так как даты приезда и отъезда, а также направление движения соответствует приказу о командировке, данные билеты являются подтверждением расходов на проезд.

Аналогичным образом возмещаются расходы на проезд водным и автотранспортом. В случае приобретения авиабилета, его стоимость подлежит возмещению при наличии посадочного талона.

Документы о расходах на проживание

В общем порядке подтверждение расходов на проживание в командировке осуществляется на основании квитанции об оплате услуг проживания. В квитанции должна быть указана следующая обязательная информация:

  • ФИО проживающего (сотрудник);
  • период проживания (с «_» ____ __г. по «_» ____ __г.) с указанием количества суток («_» сут.);
  • цена проживания за сутки и общая сумма к оплате.

Период проживания, указанный в квитанции, должен соответствовать периоду командировки по приказу, а также дате приезда и отъезда, отраженных в проездных документах.

Действующие нормы НК РФ не содержат ограничений относительно размера расходов на проживание, подлежащих возмещению в связи с командировкой. В связи с этим цена проживания контролируется работодателем на основании лимитов, установленных локальными нормативными актами компании.

Следует помнить о наличии на квитанции обязательных реквизитов:

  • информации о юрлице/ИП, предоставляющем услуги проживания (полное наименование, адрес регистрации, ИНН, контактные телефоны);
  • печать организации (гостиницы, отеля), подпись ответственного должностного лица.

Во избежание возможных споров с налоговыми органами, для подтверждения расходов, помимо квитанции, также необходимо иметь счет на оплату услуг проживания, договор с гостиницей, а также копии выписки из ЕГРИП (если на время командировки жилье арендовано у ИП). Указанные документы не являются обязательными, но они с большой вероятностью застрахуют работодателя от возможных претензий со стороны налоговиков.

Читайте также статью ⇒ «Как купить валюту для загранкомандировки: проводки, примеры».

 

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи