Если сотруднику выдаются денежные средства под отчет, то по истечении оговоренного срока он обязан отчитаться по ним. С этой целью он составляет авансовый отчет, к которому прикладывает подтверждающие документы. Подотчетные средства могут выдаваться наличными денежными средствами или перечисляться на банковскую карту, например, на корпоративную карту компании. В этом случае авансовый отчет будет иметь некоторые особенности. В статье рассмотрим как составить авансовый отчет по корпоративной карте.
Корпоративная карта
Важно! Сотрудник, которому работодатель выдает под отчет денежные средства обязан по ним отчитаться, предоставив авансовый отчет. К авансовому отчету он должен приложить документы, которые будут подтверждать оплаченные им товары или услуги. Для авансового отчета предусмотрена форма №АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата №55).
Если сотруднику предоставляет корпоративная банковская карта, то это позволяет ему не только расплачиваться ею за товары или услуги, которые он приобретает в интересах организации по безналу. Он также может снять с этой карты денежные средства и расплачиваться ими при необходимости. Также такая карта позволяет производить пополнение остатка подотчетных денег перечислением на нее денежных средств.
Какую форму использовать для составления авансового отчета по корпоративной карте
Как уже отмечалось выше, для авансового отчета предусматривается унифицированная форма документа. Но в ней не предусматриваются сроки, по которым бы отражались операции по корпоративной карте. В этом случае компании можно дополнить форму АО-1 самостоятельно или разработать собственную форму авансового отчета.
Вносить какие-либо изменения, например, добавить строки, в унифицированную форму компаниям не запрещено. Это следует из Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата №20 от 24.03.99). Поэтому компания может добавить необходимые строки в форму АО-1.
Также организации могут разработать бланк для авансового отчета самостоятельно, так как с 2013 года компания не обязана применять в работе унифицированные формы документов (закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). К обязательным для использования унифицированных форм являются только кассовые документы, перечисленные в Указаниях №3210-У. В частности, к ним относят ПКО и РКО (приходный и расходный кассовый ордер), расчетно-платежную ведомость, платежную ведомость, а также банковские документы. В данный перечень не входит авансовый отчет, а значит и самостоятельно разработать для своей организации бланк компаниям никто не запрещает. Главное при разработке учесть все те реквизиты, которые форма должна обязательно содержать. Все эти реквизиты можно найти в законе «О бухгалтерском учете» (п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ).
Важно! Форму авансового отчета утверждает руководитель компании. Даже если компания применяет унифицированную форму авансового отчета АО-1, это не отменяет обязанности по утверждении формы.
Авансовый отчет по корпоративной карте
Для того, чтобы в авансовом отчете можно было отражать операции с использованием корпоративной карты, предусмотреть следует следующие строки:
- Остаток средств, выдача карты. С этой целью в авансовый отчет добавляют следующие строки, отражающие сумму денежных средств на дату начала использования корпоративной карты:
- «Остаток на карте», если ранее карту работник не сдавал;
- «Выдана карта №», если перед выполнением поручения работнику была выдана карта.
- Пополнение средств на корпоративной карте. Также в авансовый отчет можно добавить строку «Платежное поручение». По данной строке указывается дата и номер платежки, которой деньги перечисляются на карту.
- Итого. Для отражения итогового остатка предусматривается строка «Итого на корпоративной карте», по которой указывается остаток на карте или остаток и дополнительные перечисления на карту.
- Строки на оборотной стороне авансового отчета. На оборотной стороне работник может указывать номер и дату документов, которыми он подтверждает расходование денежных средств по корпоративной карте, а также запишет сумму расхода.
Порядок безналичного пополнения остатка на корпоративной карте
Если на корпоративной карте недостаточно средств для совершения подотчетным сотрудником платежной операции, то пополнить ее бухгалтер может путем перечисления с расчетного счета нужной суммы.
Рассмотрим подробнее на примере:
Петровой О.П. выдана корпоративная карта, на которой доступно денежных средств в размере 30 000 рублей. Петровой дали задание купить в организацию оборудование, стоимость которого составляет 50 000 рублей. Директор компании распорядился о перечислении на корпоративную карту Петровой суммы в размере 25 000 рублей. С этой целью бухгалтер компании направила в банк платежное поручение и со счета компании на карту были перечислены указанные средства. После того, как Петрова купила оборудование, на карте осталось 5000 рублей. Разберемся как в этом случае составить авансовый отчет (Читайте также статью ⇒ Авансовый отчет АО-1 (скачать образец, бланк). Как правильно оформить).
В нашем примере остаток на карте составляет 0 рублей, так как выдана она Петровой была только перед выполнением поручения. Поэтому по строке «Выдана карта №» следует указать номер выданной карты, а также сумму, которая доступна на карте. Далее в отчете будет заполняться строка по платежному поручению. То есть нужно будет внести номер и дату платежки, которой на корпоративную карту Петровой были переведены деньги с расчетного счета. После этого указывается итоговая сумма по корпоративной карте, так как при выдаче денег на карте было 0 рублей, то в итоговую сумму вписывается 55 000 рублей (30 000+25 000). На оборотной стороне авансового отчета Петрова указала номер и дату документа, которым была оформлена покупка оборудования, а также указала его стоимость – 50 000 рублей.
Важно! Следует помнить, что при оплате за товар или услугу при помощи корпоративной карты лимит в 100 000 рублей соблюдать не нужно (п. 6 Указаний Банка России №3073-У).
Порядок снятия наличных с корпоративной карты
Оплатить за товары или услуги подотчетное лицо не всегда может безналичным способом. В этом случае он может снять с корпоративной карты деньги и расплатиться на необходимое наличными деньгами. Такая возможность также должна быть предусмотрена при добавлении строк в авансовый отчет или разработки собственной формы. Строки, которые нужно будет добавить:
- «Снято наличных средств по корпоративной карте»;
- «Израсходовано наличных денежных средств»;
- «Внесено на корпоративную карту через терминал»;
- «Остаток наличных».
Если у подотчетного лица после оплаты за товар или услугу останутся наличные средства, снятые с карты, то сотруднику потребуется внести или обратно на карту через терминал или в кассу организации. Операции с наличкой нужно будет записать на лицевой стороне авансового отчета.
Порядок предъявления авансового отчета
Авансовый отчет предъявляется подотчетным лицом либо уполномоченному бухгалтеру, либо руководителю компании. После проверки документ утверждается директором. Затем товары или услуги, которые были приобретены подотчетным работником принимаются к учету. Работнику при приеме авансового отчета выдается расписка в его получении. Расписка представляет собой отрезную нижнюю часть унифицированной формы АО-1 (Читайте также статью ⇒ Покупка основного средства по авансовому отчету: проводки).
Если компания форму авансового отчета разрабатывала самостоятельно и в ней не предусмотрена часть в виде расписки, то ее можно составить в произвольном виде. Приведем пример такой расписки.
ОБРАЗЕЦ РАСПИСКИ В ПОЛУЧЕНИИ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Нужно ли для корпоративной карты отрывать отдельный счет в банке?
Ответ: Да, нужно. Кроме того, об открытии счета или его закрытии также следует сообщать в налоговую.
Вопрос: Нужно ли проводить через кассу деньги, которые работник получил по корпоративной карте через банкомат?
Ответ: В данном случае деньги в кассу не попадают. Поэтому оприходовать их не нужно и в кассовой книге данные операции не отражаются.
Вопрос: Можно ли удержать с подотчетного сотрудника деньги, которые он снял с корпоративной карты и не отчитался по ним?
Ответ: Да. В этом случае с зарплаты подотчетного лица могут быть удержаны деньги, истраченные им на собственные нужды или за которые он не отчитался в установленный срок.
Загрузка...