Каждая организация обязана вести у себя кадровый учет. Это подразумевает составление и ведение большого количества документов, которые должны быть в идеальном состоянии. Тогда компания может не опасаться тех рисков, которые могут возникнуть в результате нарушения трудового законодательства. За подобные нарушения компаниям могут грозить проверки на государственном уровне, штрафные санкции, приостановление деятельности и дисквалификация. Кроме того, таким компаниям возможно не удастся избежать споров со своими работниками, которые в конечном итоге могут дойти до судебных разбирательств. Однако, далеко не каждый работодатель уделяет ведению кадрового делопроизводства должное внимание, а это приводит к беспорядку в кадровых документах. Выявлению ошибок в порядке ведения учета, а также приведению в порядок всех кадровых документов способствует аудит кадрового делопроизводства.
Что собой представляет аудит кадрового делопроизводства
Аудит кадрового делопроизводства представляет собой процедуру по проведению оценки кадрового учета, включающую в себя проверку на наличие обязательных кадровых документов, а также проведение ее экспертизы на предмет соответствия трудовому законодательству (Читайте также статью ⇒ Внутренний финансовый аудит).
Важно! Основной целью подобного аудита является сведение к минимуму риски обложения штрафными санкциями, связанными с проведением проверок, а также рисков возникновения жалоб и разбирательств со стороны работников.
Проводится кадровый аудит в определенных случаях, в том числе если:
- предстоит государственная проверка;
- меняется специалист по кадрам;
- возникает угроза проверки (например, работник подал на работодателя жалобу, в связи с несвоевременной выплатой зарплаты, либо при незаконном увольнении);
- происходит смена руководства;
- произошли изменения законодательства.
Провести кадровый аудит компания может как самостоятельно, так и обратиться к сторонней организации. В случае последнего нужно будет найти компанию, специализирующуюся на проведении кадрового аудита. Специалисты данной компании проведут проверку и составят по ее итогам отчет, в котором будут указаны допущенные нарушения и ошибки, а также рекомендацию по устранению.
Если компания не располагает лишними средствами на оплату услуг аудиторских компаний, то проверку можно провести и своими силами. Для этого руководитель компании должен будет издать приказ о проведении аудита, в котором будут прописаны:
- цели проверки;
- сроки проведения аудита;
- перечень лиц, которые будут ответственны за проведение аудита кадрового делопроизводства.
Далее руководитель компании определяется с этапами проведения проверки. Как правило, аудит включает в себя следующие этапы:
- Подготовка документов для проведения аудита, проверка их наличия.
- Непосредственная экспертиза документов на соответствие трудовому законодательству.
- Составление заключения и отчета.
Каждый из указанных этапов теперь рассмотрим более подробно.
Подготовка документов
Каждый работодатель несет ответственность за то, что у него нет каких-либо кадровых документов, являющихся в соответствии с законодательством обязательными. Поэтому на первом этапе определяется перечень обязательных документов, а затем проверяется наличие этих документов компании.
Условно все обязательные документы делятся на две категории:
- Те, что должны быть в каждой компании, независимо от вида деятельности и организационно-правовой формы.
- Документы, которые обязательными становятся в следствие определенных условий.
Помимо этого, работодатели вправе утверждать и иные локальные нормативные документы, обязательное наличие которых не прописано в трудовом законодательстве. Однако эти документы могут помогать компании в процессе работы. Речь идет о таких документах, как положение от отделах, положение о персонале и др.
Важно! После подготовки документов проводится их сверка, то есть проверяется, какие документы в компании есть, а какие потребуется разработать.
Проведение экспертизы документов
Вторым этапом проверки является проведение экспертизы.После подготовки необходимых документов и проверки их наличия проверить нужно будет правильность оформления документов на соответствие требованиям законодательства.
При проверке локальных нормативных актов следует обратить внимание на то, что они не должны ухудшать положение сотрудников по сравнению с условиями, предусмотренными трудовым законодательством. Кроме того, с такими документами все работники должны быть ознакомлены под подпись, а это означает, что необходимо проверить наличие всех необходимых подписей.
Важно! Обязанностью работодателя является получение от каждого сотрудника письменного согласия на обработку персональных данных. Поэтому необходимо буде проверить их наличие.
При проверке графика отпусков следует учесть, что в нем должны отмечаться не только отпуска по плану, но и перенос времени отпуска и фактические отпуска. Также следует помнить, что о начале отпуска работодатель должен известить сотрудника за 2 недели, направив ему письменное уведомление.
Штатное расписание должно быть актуальным и утверждено приказом. На все изменения, которые вносятся в штатку также должны быть оформлены приказы.
Табель учета рабочего времени составляется по каждому месяцу и в нем должны указываться сведения по всем работникам, включая из отпуска, прогулы и больничные.
При проверке распорядительных документов следует помнить, что приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания для документов использует самостоятельно разработанные формы, то они должны утверждаться приказом директора.
Проверяя трудовые книжки, проверить также следует наличие приказа о назначении ответственного за из ведение. Трудовые книжки подлежат регистрации в Книге учета движения трудовых книжек. В самих трудовых должны быт внесены все записи, а если есть вкладыши, то они должны быть подшиты.
Трудовые договора работодатель обязан заключать с каждым работником, а содержание этого документа должно соответствовать требованиям 57 статьи ТК РФ.
В личных карточках работника должна содержаться только актуальная информация. Кадровые журналы компании в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью руководителя.
Составление заключения и отчета
По итогам проведенной проверки лица, назначенные ответственными за проведение аудита, должны подготовить отчет.В данном отчете указываются ошибки и нарушения в кадровом учете, выявленные при проверке, а также указываются меры по их устранению.
Аудиторский отчет состоит из двух частей. В первой указываются итоги проверки обязательных документов (в том числе, локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, графиков отпусков и штатки и др. документов общего плана). А во второй части описываются результаты аудита по документам каждого отдельного сотрудника (в том числе его трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка и пр.).
Также указывается перечень документов, которых в компании нет, но в соответствии с законодательством они должны быть (Читайте также статью ⇒ Аудит налоговой отчетности).
Заключение
Аудит кадрового делопроизводства – является одним из тех инструментов, которые позволяют снизить риски, связанные с нарушениями в ведении учета. Руководители компаний часто отказываются от данной процедуры, так как считают, что обращение к специалистам является довольно дорогостоящим. Однако, проведение аудита возможно и своими силами. Это позволит не только сэкономить на услугах эксперта, но и выявить собственные пробелы в данном вопросе и если они есть, то устранить их.
Загрузка...