Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2018

1 июля 2018 года в силу вступает новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым будут установлены новые требования к оформлению первички и копий трудовых книжек. В соответствии с новым ГОСТом на копии книжки, которую работодатель оформляется для себя должна стоять пометка «ВЕРНО». Рядом за отметкой ставится подпись сотрудника, отвечающего за заверение документов, подпись этого лица, расшифровка подписи, а также дата, когда происходит заверение копии. Если копия оформляется для иной организации, то помимо вышеуказанного необходимо также указать место хранения оригинала трудовой книжки. В статье рассмотрим какие появились требования к трудовым книжкам с 1 июля 2018 года, а также приведем образец заверения копии трудовой.

Изменения в трудовых книжках с 2018 года

Довольно долгое время работодатели руководствовались требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 при заверении трудовой книжки. В конце 2016 года появился новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, который планировалось ввести еще с июля 2017 года, но перенесли дату введения на один год. Изменений запланировано не много, из них одно существенное. Теперь нужно будет указать место, в котором храниться трудовая в заверительной надписи, если предназначается копия книжки для иной компании. Таким образом, с 1 июля будет введен новый стандарт по заверению трудовых. ГОСТ носит только ознакомительный характер, что означает, что применять их в своей компании работодатели не обязаны. Однако рекомендуется все же придерживаться данных требований, так как понятны они и для тех, кто заверяет копию и для кого она заверяется (Читайте также статью ⇒ Работа без трудовой книжки по договору (когда можно + ответственность)).

Когда требуется заверение копии трудовой книжки

Обратиться за копией своей трудовой книжки может работник. Для этого он на имя руководителя должен написать заявление, в котором указывается просьба выдать оформленную должным образом трудовую книжку. Сотрудник может не указывать по какой именно причине ему потребовалась копия трудовой. Этот документ может потребоваться в банк, если работник решил оформить кредит. Запросить копию трудовой могут в соцзащиту для оформления каких либо пособий или льгот. Все причины, по которым может потребоваться копия трудовой являются для сотрудника личными и сообщать о них он не обязан. Копия трудовой также может потребоваться и работодателю, когда он подает документы на возмещение затрат по выплаченным пособиям в ФСС. По предоставленной копии будет подтвержден стаж, используемый для расчета пособия.

Важно! Заверить должным образом книжку и выдать сотруднику копию работодатель в 2018 года должен в течение 3 рабочих дней с даты обращения за ней (62 ТК РФ).

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Что нужно сделать перед заверением трудовой книжки

Прежде чем заверить трудовую по новым правилам, необходимо проверить является ли лицо, планирующее подписать копию полномочным на такие действия. Хотя до вступления новых требования такую проверку также нужно было проводить.

Помимо этого, необходимо провести сверку книжки с кадровыми документами. Это необходимо для того, чтобы удостовериться, что все записи по работнику были внесены в книжку. Например, записи о переводе, смене подразделения и др. В последствии на копии дописать сведения уже будет невозможно.

Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2018 года

Пока правила по заверению трудовой действуют в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. В соответствии с которыми надпись, которой заверяется документ должна содержать следующее:

  • Пометку «ВЕРНО», либо аналогичное слово;
  • должность лица, заверившего копию, его подпись и расшифровка;
  • дата, которой заверяется копия.

Помимо этого, нелишним будет сделать запись, подтверждающую, что работник продолжает трудиться в компании по настоящее время. Это нужно делать только в том случае, если это действительно так. Если уже известно, что сотрудник в ближайшее время увольняется, такую запись делать не нужно.

Важно! В соответствии с новыми правилами 2018 года при заверении трудовых также потребуется указать, где хранится подлинник книжки. Это требуется только в том случае, если копия книжки предоставляется в иную организацию. Если работодателю она требуется «для себя», то такая запись не потребуется.

Где хранится подлинник документа

В соответствии с новыми требованиями к заверению трудовых, действующими с 1 июля 2018 года, в копии необходимо указать место хранения оригинала книжки. Формулировка, которая вносится в копию указана в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В соответствии с ГОСТом, указать необходимо не только наименование работодателя, сохраняющего документ, но и дело, в котором он хранится.

Компании, относящиеся к малому и среднему бизнесу, не имеющие в своем штате большое число сотрудников хранят книжки в сейфе, либо в металлическом шкафу, либо в другом месте, которое может обеспечить безопасность этих документов. В этом случае на копии будет достаточно просто указать наименовании компании, ответственной за хранение трудовых.

Заключение

Таким образом, особых изменений в требованиях, предъявляемых к трудовым книжкам с 1 июля 2018 года нет. Саму копию заверяют также, как и в прошлом году, изменения коснулись только одного – нужно указать место, где находится оригинал трудовой книжки (Читайте также статью ⇒ Бухгалтерский учет трудовых книжек в 2018 году).

Сделать это можно указав следующую надпись:

«Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Континент» в деле №123 за 2018 год».

Образец записи в трудовой книжке

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик