Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекцией: инструкция для работодателя

На основании положений трудового законодательства, функции Государственной трудовой инспекции (ГИТ) – контроль работодателей на предмет соблюдения трудовых норм, который реализуется, в том числе, путем проведение проверок. В статье расскажем, как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекцией, на какие момент работодателю следует обратить особое внимание при подготовке.

Когда ГИТ проводит плановые проверки работодателей

Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекцией
Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекцией

Как известно, Трудовым кодексом предусмотрены плановые и внеплановые проверки трудовой инспекцией.

С внеплановыми проверками все более или менее понятно. Они проводятся при наличии одного из следующих оснований:

  • в ГИТ поступила жалоба на работодателя в связи с нарушением последним трудового законодательства;
  • истек срок предписания, выданного ГИТ по результатам ранее проведенной проверки, в связи с чем инспектору необходимо проверить, устранены ли нарушения по предписанию;
  • о внеплановой проверке распорядился орган прокуратуры, Правительство или Президент РФ.

Что касается плановых проверок, то тут дело обстоит немого сложнее. Плановые проверки ГИТ назначает самостоятельно и утверждает их в графике. Для того чтобы узнать, с кокой периодичностью ГИТ может проверять Вашу организацию планово, необходимо определить, к какой категории отнесена организация в соответствие с классификацией риска. Данная классификация определяется на основании ФЗ-294 от 26.12.2008 года и предусматривает 5 категорий риска от самого высокого (5-я категория) до самого низкого (1-я категория). Чем выше категория риска компании, тем выше установленная частота плановых проверок со стороны ГИТ.

Присвоение организации определенной категории риска производится ГИТ с учетом следующих показателей:

  • наличие жалоб в ГИТ на работодателя за последние несколько лет;
  • наличие предписаний ГИТ о нарушении трудового законодательства;
  • задолженности работодателя по оплате налогов, сборов;
  • прочие случаи нарушения работодателем действующего законодательства, зафиксированные контролирующими органами.

Определив категорию риска, ГИТ включает работодатель в график плановых проверок в следующем порядке:

  • проверки организаций из категории высокого риска проводятся 1 раз в 2 года;
  • работодателей из категории значительного риска ГИТ проверяет 1 раз в 3 года;
  • организации из категории среднего риска могут ожидать плановую проверку трудовой инспекцией не реже 1 раз в 5 лет;
  • для организаций из категории умеренного риска проверка ГИТ осуществляется 1 раз в 6 лет;
  • для работодателей, отнесенных к категории низкого риска, плановые проверки не предусмотрены.

Информация о графике плановых проверок, утвержденном для организаций категорий значительного и высокого риска, является общедоступной и с ней можно ознакомиться на сайте Роструда (https://www.rostrud.ru/control/plani_proverok/).

Читайте также статью ⇒ «Проверка работодателя трудовой инспекцией».

Как подготовиться в плановой проверке трудовой инспекцией

Во время проверки ГИТ вправе запрашивать у работодателя локальные нормативные акты, ведомости о начислении заработной платы, уставные и прочие документы, а также проводить наглядный осмотр производственных, складских, офисных помещений с целью оценки условий труда требованиям трудового законодательства. Иными словами, в период проверки ГИТ может коснуться любого аспекта деятельности компании.

Эксперты в вопросах трудового законодательства, а также опытные кадровики, не раз сталкивавшиеся с плановыми проверками ГИТ, при подготовке к визиту инспекторов рекомендуют работодателям обратить особое внимание на следующие моменты.

Уставные документы и функционал руководителя

Первое, о чем следует позаботиться при подготовке к проверке ГИТ, это уставные документы. Перед визитом инспектора подготовьте копии устава и прочих учредительных документов, заверенных нотариально и скрепленные печатью.

Практика показывает, что особый интерес ГИТ вызывает трудовой договор, заключенный между компанией и генеральным директором. Позаботьтесь, чтобы соглашение содержало четкую информацию о должностных обязанностях, порядок ответственности, а также прочие обязательные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ.

Штатное расписание

Штатное расписание компании – документ, которые ГИТ проверяет обязательно и очень скрупулезно. Распространенная ошибка работодателей – установление разных окладов для одинаковых должностей в пределах одного структурного подразделения (к примеру, зарплата для двух бухгалтеров первой категории установлена на разном уровне). Данный факт является прямым нарушением ст. 132 ТК РФ и влечет за собой следующие последствия:

  • наложение штрафа на организацию и ответственных должностных лиц;
  • выплата компенсации работнику с меньшим окладом за период минимум 3 года.

Для того чтобы избежать подобных неприятностей, позаботьтесь заранее, чтобы в штатном расписании оклад у сотрудников одинаковых должностей был установлен в равном размере. Если существует необходимость финансовой мотивации одного из сотрудников, то это можно реализовать путем выплаты премий и надбавок.

Документы по расчету заработной платы

В ходе плановой проверки ГИТ непременно запросит документы по расчету заработной платы:

  • ведомости начисления заработной платы;
  • приказы о премировании, выплате материальной помощи, прочих выплат и компенсаций;
  • локальные нормативные акты, регулирующие систему оплаты труда в компании;
  • банковские выписки, квитанции, кассовые ордера, подтверждающие осуществление выплат в пользу сотрудников.

На основании вышеперечисленных документов ГИТ проверяет своевременность и полноту начисления и выплаты зарплаты, соответствие перечисленных сумму тем размерам вознаграждения, которые предусмотрены трудовым договором и локальным документам, а также соблюдение прочих условий ТК РФ в части оплаты труда.

Отдельное внимание стоит уделить индексации зарплаты. Не индексирую зарплату в соответствие с ростом потребительских цен, Вы нарушаете ст. 134 ТК РФ, в связи с чем ГИТ вправе привлечь Вас к установленной ответственности. Подтверждением индексации зарплаты могут служить:

  • отдельные локальные нормативные акты (например, Положение об индексации заработной платы);
  • условия индексации, утвержденные в Положении об оплате труда;
  • ведомости начисления заработной платы, в которых отражена сумма индексации.

Подчеркнем, что работодатель обязан индексировать зарплату с применением одинакового коэффициента для всех сотрудников компании.

Читайте также статью ⇒ «Как обжаловать предписание трудовой инспекции«.

Оценка условий труда

В период проверки ГИТ проводит оценку условий труда сотрудников на предмет соответствия установленных норм. На основании ФЗ-426 от 28.12.2013 года, результаты оценки условий труда, утвержденные ГИТ на основании предыдущей проверки, должны быть общедоступны и размещены на официальном сайте компании.

Перед визитом инспекторов с плановой проверкой, позаботьтесь о выполнении данного требования. Если у компании отсутствует официальный сайт, то его следует создать как минимум для того, чтобы избежать ненужных судебных споров на предмет невыполнения требований трудового законодательства.

График отпусков

На основании ст. 5.27 КоАП, отсутствие у работодателя утвержденного графика отпуска предусматривает штраф в размере 50.000 руб. Аналогичный штраф предусмотрен в случае непредоставления ежегодного отпуска работнику в соответствие с графиком (по 50.000 руб. за каждый случай нарушений).

Во избежание подобных взысканий перед плановой проверкой ГИТ рекомендует утвердить график отпуском в соответствующем порядке. Дни отдыха, фактически предоставленные работнику и отраженные в табеле учета рабочего времени, должны соответствовать периодам и срокам в утвержденном графике.

Читайте также статью ⇒ «Ответ на предписание трудовой инспекции».

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Юридическая Консультация бесплатная

Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Загрузка...