Как оформить командировку на один день?

В последнее время целый ряд, принятых Правительством РФ документов кардинальным образом изменил процедуру оформления командировки. Тем не менее для целей бухгалтерского учета все осталось по-прежнему. Как, в связи с введенными изменениями бухгалтериям сохранить баланс между новыми правилами оформления командировочных и требованиями бухучета попробуем проанализировать в данной статье.

Упрощенные правила направления в командировку с 2015 года

Согласно новым правилам оформления командировки целый ряд документов теперь перестал быть обязательным и не требуется для направления в командировку. Какие документы были нужны до 8 января 2015 года, а какие перестали быть обязательными продемонстрировано в таблице ниже.

наименование документа что было раньше что актуально сейчас
приказ V V
служебное задание V
командировочное удостоверение V
отчет о командировке V
авансовый отчет с приложением проездных документов V V
служебная записка V V
журнал учета командированных лиц V

Из данной таблицы очевидно, что упростился документооборот, касающийся процедуры направления в командировку и отчета по ней. Для кадровиков работы убавилось. Но положение бухгалтерской службы, для которой по-прежнему огромное значение имеет документальное подтверждение состоявшейся хозяйственной операции, несколько осложнилось.

Распоряжение на командировку

Чтобы подтвердить факт состоявшейся командировки фактически у бухгалтеров остается всего несколько документов. Как и прежде важнейшим актом для подтверждения факта направления в командировку является распорядительный документ, изданный руководством. В зависимости от принятой учетной политики он издается либо по унифицированным формам, либо по разработанным компанией собственным распорядительным формулярам.

Напоминаем, что срок хранения приказов и/или распоряжений о направлении в командировку составляет 75 лет.

Компаниям, отказавшимся ввиду необязательности применения от командировочного удостоверения,рекомендуем в распоряжении на командировку максимально прописать все, что касается намеченного мероприятия.

Независимо от того, какими формулярами для издания распоряжения о предстоящей командировке пользуется компания, очевидно, что ряд сведений в нем должен быть указан непременно. Так, в такой документ нужно включить следующие данные, помимо общепринятых для приказов и/или распоряжений реквизитов:

  • ФИО командированного лица с указанием его должности;
  • место, куда направлено это лицо;
  • период для выполнения служебной поездки;
  • цель поручения.

Также в приказе желательно обозначить, каким образом командированное лицо (КЛ) попадет в место исполнения служебного задания и вернется оттуда, и каким транспортомему разрешено будет воспользоваться:

  • служебным;
  • общественным;
  • личным.

Распоряжение о командировке готово. Что дальше?

Подписанное руководством организации письменное распоряжение на служебную поездку одного или нескольких сотрудников – это фактически и есть рабочее задание работникам компании.

Чтобы данное поручение было выполнено в означенный срок необходимо ознакомить направляемых в служебных целях в рабочую поездку лиц с данным распоряжением. Для этого прямо на приказе внизу можно предусмотреть специальные строки.

Пример #1. Оформление приказа на командировку

Например, в командировку в г.Казань в ООО «Поставщик» на основании Приказа от 22 августа 2016 года № 93 направляются:

  • начальник производства Гудков П.С.;
  • экономист Степанов Г.В.;
  • инженер Иванов Петр Николаевич.

В распоряжение или приказ внизу можно вписать следующие три строки, в которых означенные лица поставят свою подпись в знак ознакомления с изданным документом:

«С приказом № 93 от 22.08.2016 ознакомлены:

Дата: ______ Возражений не имею: начальник производства _______________Гудков П.С.

Дата: ______ Возражений не имею: экономист ________________Степанов Г.В.

Дата: ______ Возражений не имею: главный инженер _________________Федоров К.Л.

В случае наличия возражений изложить их на обороте, предварительно зачеркнув фразу «Возражений не имею»».

На рисунке ниже представлен бланк заполнения унифицированной формы на оформление приказа на командировку сотрудника Иванова (см. → Приказ на командировку. Форма Т-9 и Т-9а).

Как оформить приказ на командировку на один день
Образец заполнения унифицированной формы приказа на командировку сотрудника

Пример #2. Оформление расписки о направлении в командировку

В командировку направляются те же лица, но для расписки в ознакомлении с Приказом кадровики приготовили бланк следующего содержания, в котором будущие КЛ также смогут расписаться о своем ознакомлении с направлением их по служебным делам либо аргументировать свои возражения:

«  Расписка

Дана мною, начальником производства (ФИО), в том, что я ознакомился с Приказом от 22.08.2016 № 93 о направлении меня в командировку в г. Казаньв ООО «Актив» с 28.08.2016 по 06.09.2016. Цель командировки ясна. Возражений не имею.

Дата____________

Подпись____________»

Авансовый отчет о командировачных расходах – на что обратить внимание

В нынешних обстоятельствах упрощения процедуры по оформлению командировок авансовый отчет становится самым важным отчетом, подтверждающим расходы по состоявшемуся мероприятию (см. → Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения).

Как и прежде после служебной поездки рабочего должно оправдать документально понесенные затраты:

  • дорожные издержки в оба конца;
  • услуги гостиницы или аренду другого жилья;
  • суточные. Размер их утверждается организацией и прописывается в учетной политике;
  • другие расходы, разрешенные работодателем.

Выплата суточных имеет еще одну немаловажную особенность. Необходимо помнить, что налогом на доходы физ. лица они не облагаются при получении их в размере ≤ 700 руб./сутки при внутренних разъездах по стране и до 2500 руб./сутки при загранпоездках. Сверх данного лимита удерживается НДФЛ.

Так как распоряжение о направлении в служебную поездку является основанием для получения денег из кассы под отчет авансом, в которые помимо заведомо известной суммы суточных включаются и суммы других предстоящих расходов, то для их примерного предварительного расчета можно утвердить некий алгоритм, помогающий производить расчет с наибольшей степенью достоверности либо обозначать авансовую сумму к выдаче на командировочные расходы в приказах на командировку. Обратите внимание, что авансовый отчет необходимо составить в течение трех дней с момента окончания командировки.

К составленному авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть:

  • проездные билеты или маршрутная карта билета, приобретенного в электронном виде;
  • багажные квитанции;
  • квитанция об оплате гостиницы;
  • договор аренды жилья в месте пребывания в командировке.

Так как сотрудники любой организации должны сами составлять авансовый отчет, что у многих вызывает целый ряд затруднений, то здесь можно предложить 2 варианта решения проблемы, чтобы со стороны контролирующих органов впоследствии не возникло претензий к оформлению данного оправдательного документа по командировочным расходам:

  1. Можно издать памятку о составлении авансовых отчетов. В памятку, кстати, можно также включить для особо нерадивых и безалаберных сотрудников перечень прилагаемых к отчету документов. В качестве рекомендации можно посоветовать знакомить будущих КЛ с данным перечнем заблаговременно.
  2. Так как нигде нет указания на то, что авансовый отчет заполняется исключительно от руки, то вполне можно вернувшегося из командировки сотрудника, не умеющего составлять авансовый отчет, посадить рядом с собой и впечатать необходимые данные при нем. Тогда ознакомленное с отчетом подотчетное лицо лишь поставит под таким отчетом собственноручную подпись, подтвердив свое согласие с внесенными в него данными.

Для любой компании важно следить за своевременностью предоставления сотрудниками таких отчетов.

Если возвратившийся из служебной поездки сотрудник вовремя не отчитался об израсходованных командировочных и не возвратил их остаток в кассу, то обязанностью бухгалтерии является начислить с таких сумм обязательные страховые взносы.

Отчет о командировке. Служебное задание на командировку (форма Т-10а)

Можно сказать, что это любимый документ контролеров. Именно в нем чаще всего проверяющие находят различного рода не состыковки с авансовым отчетом и проездными документами (см. → Служебное задание на командировку по форме Т-10а. Образец заполнения).

Ошибки допускаются подотчетными лицами и в датах прибытия в и убытия из командировки, и в названии места осуществления служебной поездки, наименовании предприятия, куда было направлено КЛ и даже неточности в описании цели поездки.

Чтобы у составляющих служебную записку-отчет командировочных лиц не возникало трудностей рекомендуем утвердить единый бланк, с помощью которого прибывшие из служебной поездки коллеги быстро и без лишней нервотрепки подготовят нужный отчет.

Отчет о любой командировке можно считать полным, если к нему приложены все документы, подтверждающие произведенные расходы в ходе состоявшейся поездки по службе.

Командировка на один день: особенности

Однодневной считается поездка по служебным делам по заданию руководства в населенный пункт, находящийся в близлежащей местности, из которой реально вернуться в тот же день.

Процедура оформления направления в командировку на один день ничем не отличается от направления в многодневную поездку по рабочим делам. А вот оплата однодневных командировок имеет ряд особенностей, описание которых для большей наглядности сведено в таблицу ниже.

день командировки оплата что возмещается особенности
рабочий в размере среднего заработка проездные документы и прочие расходы, выполненные по заданию руководства в служебных целях суточные внутри страны не оплачиваются;

суточные при зарубежных поездках оплачиваются в размере ½ от установленных локальным нормативным актом организации для загранкомандировок

выходной (праздник) за работу в выходной и/или праздник

Кроме того, если это предусмотрено локальным нормативным документом или коллективным договором, а также по распоряжению руководства командировочному сотруднику взамен суточных может быть выплачена компенсация. Читайте также статью: → Компенсация за работу в выходные и праздники

Бухгалтерский учет при ОСНО и УСН однодневных командировок

Бухгалтерский учет однодневных командировок совпадает с учетом при обычных служебных поездках. Особенности налогового учета расходов на краткосрочные командировки при различных режимах налогообложения показаны в таблице ниже.

ОСНО УСН
признаются на день утверждения авансового отчета если работник отчитывается по сумме, которую получил до командировки,

то расходы признаются на день утверждения авансового отчета

если расходы возмещаются после утверждения авансового отчета, то на дату такого возмещения.

При этом общим для УСН и ОСНО являются следующие параметры:

1.. Для служебных выездов за рубеж:

  • учет суточных до 2500 руб./сутки – нет НДФЛ,
  • в пределах 50% от суточных, установленных локальным нормативом – не облагается СВ.

2.. При служебных выездах внутри нашей страны:

  • учет выплаченных взамен суточных до 700 руб./сутки – нет НДФЛ;
  • СВ начисляются на всю сумму выплаты взамен суточных.

Читайте также статью: → Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов: необходимые документы

Ответы на часто задаваемые вопросы

Для того чтобы открыть ответ наиболее актуальные вопросы, нажмите на интересующий вас вопрос.

Вопрос №1. Удерживается ли НДФЛ при однодневных командировках с сумм затрат, выполненных по распоряжению начальства?
Вопрос №1. Удерживается ли НДФЛ при однодневных командировках с сумм затрат, выполненных по распоряжению начальства?
Вопрос №2. Начисляются ли при однодневных командировках суммы затрат, выполненных с согласия руководства в служебных целях страховыми взносами?
Вопрос №3. Отличаются ли правила принятия к вычету НДС по командировкам на 1 день от порядка вычета его, установленного для обычных командировок?
Вопрос №4. Должна ли организация при однодневной командировке выписать командировочное удостоверение направляемому в служебную поездку сотруднику?
Вопрос №5. Какой срок установлен для подотчетных лиц для возврата неизрасходованной в поездке подотчетной суммы?
Вопрос №6. Какой порядок взыскания невозвращенных оставшихся подотчетных сумм, выданных на командировку?