Как сэкономить на командировках сотрудников

Автор статьи

Амина С.

5 минут на чтение
92 просмотров
Содержание Содержание

Россияне часто ездят в командировки, и для многих организаций это довольно расходная статья бюджета. Компания обязана оплатить отправляющемуся в командировку сотруднику не только проезд, проживание и суточные, но и обеспечить сохранение среднего заработка – это указано в статьях 167 и 168 ТК РФ. Однако на этой статье расходов можно существенно сэкономить, при этом самому сотруднику не придется, будучи в командировке, жить в некомфортном месте впроголодь. Главное – подобрать хорошие предложения и использовать грамотную политику.

Введение трэвел-политики

Если командировки для вашей фирмы обязательны, и отказаться от них не получится, стоит задуматься, сколько денег на них тратится. Вести подсчеты и полностью контролировать расходы поможет грамотная трэвел-политика. Это подробный бизнес-план, в котором указывается, сколько фирма может потратить на каждую конкретную командировку и в целом за определенный период времени (например, за год). В бизнес-плане указывается:

  • какими рейсами будут летать сотрудники;
  • в отелях какого уровня жить;
  • нужен ли трансфер;
  • сколько выдавать на дополнительные расходы. 

Такие расчеты помогут проверить, сколько на самом деле уходит денег на командировки и, возможно, уменьшить их количество или сэкономить на каких-то пунктах. Не стоит селить сотрудников в хостелы без удобств, но выбрать жилье подешевле может и получиться.

Поиск выгодных предложений

Приобретать билеты на самолет или поезд, а также бронировать жилье чаще всего выгоднее заранее: так можно хорошо сэкономить. Заняться этим можно даже за год или как минимум за месяц до планируемой поездки. 

Важно! Стоит обращать внимание на специальные предложения для бизнеса, которые есть у некоторых компаний. Они могут помочь сэкономить или получить кэшбек.

Чтобы поймать выгодную стоимость, лучше подписаться на обновления авиакомпаний и сайтов-агрегаторов, на которых собрано множество предложений. Когда цена изменится, вы получите письмо на электронную почту. То же самое касается и отеля. Стоит учитывать и особенности поездки:

  1. Возможно, когда лететь нужно всего час-два, лучше купить билет на рейс лоукостера авиакомпании.
  2. Арендовать можно не номер в гостинице, а отдельную квартиру – порой это выходит дешевле. 

Не лишним будет обсудить этот вопрос с сотрудником, который отправится в деловую поездку: может быть, ему самому будет комфортнее именно так.

Выбор альтернативных способов передвижения

В некоторых случаях лучше выбрать альтернативный способ передвижения:

№ п/п.Вид транспортаПлюсы и минуса способа 
1ПоездЕсли поездка не срочная, сотрудник не торопится и не против, можно приобрести билет на поезд. Подойдет этот вариант в основном для относительно дальних поездок. Это позволит сэкономить в среднем около 30% средств на билет.
2АвтобусЕсли расстояние совсем небольшое (например, нужно отправиться в соседнюю область), можно выбрать и автобус – это наиболее дешевый вариант. Важно учитывать время года, проверить, ремонтируются ли дороги на участке, через который придется проезжать. Бывает, что раньше дорога могла занимать 3-4 часа, а из-за различных сложностей – все 10. Это невыгодно для всех.
3Личный транспортПодойдет этот способ в том случае, когда ехать нужно недалеко. Если сотрудник имеет личный транспорт, можно оплатить ему затраты на топливо, выдать путевой лист, и он отправится в командировку «своим ходом».

«Помните, что экономить нужно с умом, и жертвовать комфортом своего сотрудника невыгодно в первую очередь вам. Если человек будет измотан и обессилен, он точно не сможет решать рабочие вопросы, и смысла от командировки не будет никакого».

Менеджер по организации командировок И.А. Аничкина

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Проверка выписок и чеков

Чтобы сотрудники не использовали командировки для собственного обогащения и отдыха, нужно тщательно проверять все чеки и выписки, которые они предоставляют. Сейчас масса сайтов, где можно приобрести фальшивые гостиничные чеки и другие документы, которые нужно предоставлять после командировки.

Пример. Владелец компании, находящейся в г. Екатеринбург, И.П. Угольников отправил своего сотрудника – Р.Л. Мастерова – в командировку в Москву. Предполагалось, что находиться он там будет 3 дня, но, уже будучи в столице, работник попросил о продлении командировки для решения вопросов, связанных с компанией. Он получил разрешение, дополнительные средства. По возвращении в Екатеринбург Мастеров не предоставил документы, доказывающие, что он занимался делами компании. Чеки оказались фальшивыми, что было проверено с помощью звонка в гостиницу. Оказалось, что сотрудник растратил средства на собственные нужды и не уделял должного внимания делу, которое и было целью поездки. Р.Л. Мастеров был уволен, к тому же работодатель подал на него в суд за хищение средств.

Лучше не лениться анализировать поездки сотрудников – это поможет хорошо сэкономить, особенно, если командировки в вашей компании случаются часто. Стоит лишний раз все перепроверить и изначально разработать грамотную стратегию, чтобы в дальнейшем не нести убытки.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи