Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций: кем заполняется и где используется форма ИНВ -25

Инвентаризация – это процесс проверки наличия имущества и обязательств предприятия, оценки их состояние и сверки фактических данных с бухгалтерскими. Данная процедура подлежит обязательному документальному оформлению, причем Указанием Госкомстата №88 от 18.08.98 разработаны типовые формы документов, которые следует заполнять в ходе инвентаризационного процесса. Одним из таких документов является Журнал учета форма ИНВ-25, в котором отражаются обобщенные данные о составленных актах о правильности проведения инвентаризации ИНВ-24. В статье расскажем про ИНВ -25 (Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций), дадим рекомендации по заполнению.

Данный акт формируется по результатам выполненной проверки корректности проведения инвентаризации, после чего регистрируется в журнале учета ИНВ-25.

Контрольные проверки проводятся после завершения инвентаризационной процедуры членами инвентаризационной комиссии в присутствии МОЛ. Целью данной проверки является установления правильности проведения завершенного процесса. Контрольная проверка проводится до возобновления работы подразделения, где проводилась инвентаризация.

Подобные проверки актуальны при большом объеме проверяемых ценностей, когда члены инвентаризационной комиссии могут допускать ошибки в ходе длительного пересчета, осмотра. Чтобы минимизировать подобные ошибки и наиболее правильно отразить фактические данные, проводится повторная проверка с целью контроля верности полученных результатов.

Для чего используется журнал ИНВ-25

Форма позволяет обобщить сведения о составленных актах, в которых подводятся итоги контрольных проверок проведенной инвентаризации, фиксируются выявленные расхождения между данными инвентаризационных ведомостей и результатами контрольных проверок. После заполнения и утверждения акт ИНВ-24 подлежит регистрации в журнале ИНВ-25.

Из акта переносятся обобщенные данные об ответственных лицах, занятых в ходе контрольной проверки, указывается тип ценностей, в отношении которых проводилась данная процедура, фиксируются данные по наличию, согласно инвентаризационной ведомости и контрольной проверке. Если установлены расхождения в виде излишков или недостачи, они отражаются отдельными графами с указанием количественных и стоимостных показателей.

Также по результатам каждой записи, вносимой в журнал ИНВ-25 с указанием расхождений, принимается решение руководителя относительной дальнейшей судьбы несоответствий.

В целом, журнал позволяет обобщить данные обо всех проводимых в течение отчетного периода контрольных проверок, что позволяет визуально оценить результаты каждой инвентаризации и упрощает процесс поиска необходимой информации.

Инвентаризационная процедура – это процесс, обязательный для каждой организации. Периодичность ее проведения определяется нормативными документами, регулирующими данный процесс (Положения по ведению бухучета, Федеральный закон 402-ФЗ, ПБУ 4/99). Читайте также статью: → «Бухгалтерская отчетность организациий (ПБУ 4/99)».

Обязательна инвентаризация в следующих случаях:

  • Подведение годовых итогов перед формированием отчетности;
  • Замена лица, материально-ответственного за какие-либо активы;
  • Установление фактов краж, хищений, порчи;
  • Прекращение деятельности компании в результате ликвидации;
  • Реорганизация предприятия;
  • Чрезвычайные обстоятельства, стихийные бедствия.

Кроме того, компания по личной потребности может проводить проверки и при иных обстоятельствах для контроля за правильностью учета хозяйственных операций в течение года, например, инвентаризация может проводиться по итогам каждого квартала. Читайте также статью: → «Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении? 4 этапа проведения».

По результатам каждой проверки формируется инвентаризационная документация (описи, акты, ведомости). После завершение инвентаризации те же члены комиссии, которые участвовали в процедуре, проводят повторную контрольную проверку для оценки правильности своих результатов, итоги отражаются в акте ИНВ-24 с последующим занесением в журнал ИНВ-25. Как правило, журнал ведется на протяжении года.

Кем заполняется журнал учета

Сведения о лице, ответственном за ведение журнала ИНВ-25, показываются на титульном листе документа в нижней строке – указывается должность и ФИО сотрудника.  Функции по контролю заполнения журнала учета возлагаются на бухгалтера предприятия, который получает необходимые для заполнения бумаги от членов инвентаризационной комиссии после завершения контрольной проверки, после чего переносит необходимые сведения в табличную часть бланка ИНВ-25.

Кем подписывается журнал ИНВ-25

После внесения записи об очередной проведенной контрольной проверке в отношении конкретного вида ценностей, обязательств в последней графе табличной части ставит подпись лицо, ответственное за проведенную проверку. Данное лицо выступает одним из участников процедуры инвентаризации и входит в число членов инвентаризационной комиссии, состав которой устанавливается руководителем организации в распорядительном документе, формируемым на начальном этапе инвентаризации. Это может быть председатель комиссии или иной ее член.

Совместно с какими документами оформляется ИНВ-25

Журнала учета заполняется на завершающей стадии процедуры инвентаризации. Внесению итоговой записи в форму ИНВ-25 предшествует подготовка и заполнения таких бумаг:

  • Приказ о проведении инвентаризации ИНВ-22 – с помощью данного документа руководитель отдает распоряжение приступить в определенные сроки к инвентаризации конкретного имущества или обязательств, а также определяет персональный состав инвентаризационной комиссии. Читайте также статью: → «Форма ИНВ-22. Приказ о проведении инвентаризации».
  • Члены комиссии в соответствии с положениями приказа проводят проверку активов или обязательств, заполняя в процесс инвентаризационные описи и акты установленных форм, впоследствии передаваемые ответственному бухгалтеру для формирования итоговой инвентаризационной документации в виде ведомостей;
  • Далее проводится контрольная проверка полученных результатов, итоги которой отражаются в акте ИНВ-24, на основании которого, в свою очередь, вносится регистрационная запись в журнал учета ИНВ-25;
  • Итоговые результаты по итогам отчетного года показываются в конечной ведомости учета ИНВ-26.

Порядок оформления журнала ИНВ-25

Журнал может заполняться в бумажном или электронном формате, имеет обложку и табличную часть для отражения данных по актам контрольных проверок корректности проводимой инвентаризации. На обложке формы ИНВ-25 указывается:

  • Название предприятия;
  • Название структурного подразделения, если журнал ведется в отношении конкретного отдела, а не по организации в целом;
  • Код деятельности по ОКВЭД;
  • Период ведения журнала – указывается начальная дата открытия журнала, после завершения заполнения фиксируется дата закрытия;
  • Сведения об ответственном лице, на которое возлагается контроль за верностью ведения учетного журнала – ФИО и должность.

Подробное заполнение граф табличной части представлено ниже:

Номер графы Пояснения по заполнению
1 Порядковый номер записи. В отношении каждого типа активов или обязательств заполняется отдельный акт проверки правильности проведения инвентаризации, на основании которого заполняется отдельная строка таблицы.
2 Должность и ФИО лица, ответственного за выполнение контрольной проверки корректности проведения инвентаризации. Данное лицо является членом инвентаризационной комиссии, например, ее председатель.
3 Наименование подразделения предприятия, в отношении которого проводилась проверка (касса, склад, торговый зал, магазин, цех и т.д.)
4 ФИО лица, ответственного материально за инвентаризуемые ценности.
5 Дата проведения контрольной проверки правильности организации инвентаризационной процедуры. Данный момент наступает после завершения инвентаризации.
6 Наименование активов, для которых проводилась контрольная проверка.
7 Единица измерения.
8, 9 Данные по инвентаризационной ведомости, составленной по результатам проверки имущества (общее количество и сумма).
10, 11 Результаты контрольной проверки, проведенной членами комиссии с участием МОЛ (общее количество и сумма).
12,13 Установленная в ходе контрольной проверки недостача — образуется, когда результаты контрольной проверки показывают меньшее количество, чем указано в ведомости. Если расхождений нет, то есть инвентаризация проведена верно, то в полях ставятся прочерки.
14, 15 Установленные излишки — появляются, когда контрольная проверка показала большие результаты, чем указано в инвентаризационной ведомости. Если расхождений нет, то ставятся прочерки.
16 Решение руководителя выносится, если контрольная проверка показала ошибки в проведении инвентаризации в виде установленных излишков или недостачи.
17 Подпись ответственного члена инвентаризационной комиссии, проводившего контрольную проверку указанного имущества.

Ошибки в заполнении формы ТОРГ-25

Если при заполнении журнала допущены ошибки в указании данных, их допускается исправить. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверный показатель, рядом указать верное значение. Исправление обязательно заверяется подписью ответственного лица, внесшего корректировку. Рядом ставится подпись исправителя. Заполнять новый журнал при допущении ошибки не требуется, если при выполнении исправления учтены требования по корректировки первичных документов, установленные российским законодательством.

Как правило, ошибки в заполнении журнала учета связаны с человеческими факторами – невнимательно переписанные данные из акта ТОРГ-24. Также ошибка может быть связана с неправильно составленным актом или инвентаризационной ведомостью. Независимо от причины ошибки, ее возможно безнаказанно исправить, если будут учтены необходимые требования в части исправления первичных документов.