Cинтетический и аналитический учет заработной платы и удержаний

В данной статье мы рассмотрим синтетический и аналитический учет заработной платы и удержаний. Разберемся  с особенностями синтетического и аналитического учета. Узнаем о образцах документов для аналитического учета.

Состав операций расчетов по оплате труда включают начисления положенного вознаграждения, удержания налога и прочих обязательств, выдачи сумм. Расчетным периодом для начисления оплаты труда является месяц.

Особенности синтетического и аналитического учета

Синтетический учет ведется с использованием счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Учет ведется в обобщенном виде. Счет является пассивным, допускающий начальный и конечный остаток по кредиту счета. Увеличение производится по кредиту, уменьшение по дебету счета. Кредит отражает задолженность по заработной плате до ее выплаты, дебет счета используется для учета информации об удержаниях и уменьшении задолженности перед работником по выплате начисленной суммы. Читайте также статью: → «Учет заработной платы на предприятии. Счет 70. Начисление зарплаты»

Суммы, начисленные работникам, учитываются в корреспонденции со счетами учета расходов. Выбор счета определяется деятельностью предприятия, категорией работника и структурного подразделения нахождения рабочего места. В учете оплаты труда используют:

  • Счет 44 для торговых организаций;
  • Счет 20 для начислений основным работникам производства;
  • Счет 23 для учета труда лиц вспомогательных цехов;
  • Счет 25 для работников обслуживающих цехов;
  • Счет 26 для управленческого штата;
  • Счет 29 для сотрудников обслуживающих производств.

Аналитические данные формируются по каждой штатной единице. Учет позволяет детализировать информацию по видам начислений. Общая сумма операций аналитического учета отражается на синтетическом счете.

Стандартные проводки по учету заработной платы

Счет 70 используется для отражения начисленной заработной платы, отпускных, пособий за период нетрудоспособности, дополнительных стимулирующих выплат, компенсации за неиспользованный отпуск, выходного пособия и прочих сумм, положенных работнику в рамках трудового или коллективного договоров.

В таблице представлены наименования операций:

Наименование операции Дебет счета Кредит счета
Начисление заработной платы работникам производства 20 (23, 25, 26, 29) 70
Начисление заработной платы работникам торговли и сферы обслуживания 44 70
Начисление пособия по нетрудоспособности из средств предприятия 20 (23, 25, 26, 29, 44)

 

70
Начисление пособия из средств ФСС 69 70
Удержание НДФЛ 70 68
Выплата сумм работнику из кассы 70 50
Выплата сумм работнику на именной счет 70 51

Кроме НДФЛ, из начисленной суммы производится удержание обязательств по исполнительным документам, алиментов по заявлениям, неподтвержденных подотчетных сумм, возмещений материального вреда.

Регистры аналитического учета

Данные аналитического учета отражаются в регистрах. Предприятия могут самостоятельно разработать учетные формы и закрепить их в учетной политике. На практике в бухгалтерии предпочитают использовать бланки, ранее утвержденные как унифицированные формы:

Форма регистра Период ведения Описание
Лицевой счет № Т-54 Календарный год Открывается при трудоустройстве работника, отражает все операции по начислению и выдаче сумм
Расчетно-платежная ведомость № Т-49 (или отдельно расчетная и платежная) Однократно, на каждую операцию Ведомость является итоговой формой для отражения информации по начислению и выплате з/платы
Карточка 1-НДФЛ Календарный год Содержит информацию о суммах, полученных работником за год помесячно и удержанном налоге
Регистр налогового учета Помесячно Разрабатывается предприятиями, используется для ведения налогового учета

Учетные регистры заполняются в электронном виде или на бумажном носителе. Выбор вида регистра аналитического учета определяется предприятием. Формы в обязательном порядке должны содержать информацию о работнике, виде и размере начислений, сумм удержаний. Учетные документы составляются в единственном экземпляре. Читайте также статью: → «Т-13 с вкладным листом (Табель учета использования рабочего времени)»

Порядок действий при ведении учета оплаты труда

Учетные операции ведутся в строгом порядке очередности. Документооборот закрепляется внутренними актами организации:

Операция Пояснения
Подготовка данных для начислений сотрудникам Осуществляется проверка приказов на отпуск, прием и увольнение, стимулирующих выплат, представленных листов нетрудоспособности
Получение сведений из табеля учета рабочего времени Производится сверка данных кадрового органа с документами бухгалтерии
Внесение данных в обслуживающую программу Изменения вносят в кадровую часть программы
Проведение расчета Операция осуществляется в автоматическом режиме путем создания нового документа, заполнения данных, проведения документа
Закрытие месяца После составления всех ведомостей месяца производится его закрытие
Начисление налогов и получение отчетных данных После закрытия месяца производится начисление налогов и отражение данных в отчетности

Для расчетов с сотрудниками при ведении аналитического учета используются ведомости. Применяются расчетные формы для безналичных выплат и расчетно-платежные бланки для выдачи средств через кассу. Вы можете ознакомиться с ведомостью Т-49ведомостью Т-51ведомостью Т-53журналом 10, 10-1лицевым счетом Т-54.

Особенности проведения удержаний из начисленных сумм

Аналитический и синтетический виды учета отражают удержания из сумм выплат. При начислении вознаграждений работникам необходимо произвести удержания в соответствии с требованиями законодательства, исполнительными документами, заявлениями работников. Удержания производятся при окончательном начислении сумм оплаты труда работника в последний день месяца. Из сумм авансовых выплат налоги, алименты и прочие удержания не производятся. Для учета налога используется форма 1-НДФЛ или иной самостоятельно разработанный предприятием бланк.

Выдача сумм производится за минусом удержаний. После исчисления НДФЛ общая величина вычитаемых из остатка сумм не должна превышать 20%. При наличии исполнительных листов предельная величина составляет 50%, в исключительных – до 70%. Исключительный и предельный размер удержаний должен быть указан в исполнительных документах. Для учета алиментов и прочих обязательств ведется отдельная ведомость, сведения которой предоставляются в исполнительный орган по окончании выплат.

Пример удержаний из сумм оплаты труда

Работник М. торговой организации ООО «Праздник» получает оклад в размере 22 000 рублей. Вычеты не оформлены. Лицо имеет обязательство – исполнительный лист по уплате алиментов на одного ребенка в размере 25% заработка. В учете ООО «Престиж» производятся записи:

  1. Начисление оплаты труда М.: Дт 44 Кт 70 на сумму 22 000 рублей;
  2. Удержание НДФЛ: Дт 70 Кт 68 на сумму 2 860 рублей;
  3. Удержание алиментов: Дт 70 Кт 76 на сумму 4 785 рублей.

Удержанные суммы перечисляются в бюджет и лицу, указанному в исполнительном листе.

Журнал-ордер в синтетическом учете

Показатели в журнал-ордер вносятся в шахматной форме, позволяющей одной записью учесть данные по дебету и кредиту счета. Записи вносятся по кредиту в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Порядок счетов располагается по возрастанию номеров. После формирования данных всех журналов-ордеров предприятия остатки переносятся в главную книгу. Использование учетных данных в нескольких ордерах одновременно позволяет выверить обороты. Остатки по дебету и кредиту должны совпадать. Читайте также статью: → «Заявление на перечисление зарплаты на карту»

Для учета расходов используется ордер № 10 или № 10/1. Журнал-ордер № 10 применяется предприятиями с четко выстроенной структурой. Документ № 10/1 является продолжением формы № 10, используется организациями для записи операций за исключением счетов учета производственных затрат. Для обобщения данных в ордер № 10/1 переносятся обороты из ордера № 10.

Особенности ведения учета в бюджетных организациях

Учет оплаты труда, финансируемого за счет бюджета, отличается точностью оформления документов, что регулярно проверяется вышестоящим органом. Операции оформляются в соответствии с ТК РФ согласно утвержденным распорядителем бюджета штатным расписанием. Учет имеет отличительные особенности:

  • Выплаты сотрудникам производятся согласно бюджетной классификации и при утверждении финансирования по статье расхода;
  • Назначение выплат имеет строго целевое расходование, что регулярно подлежит проверке органами контроля вышестоящей структуры;
  • Организации, ведущие внебюджетную деятельность, могут выплачивать работникам дополнительное вознаграждение за счет поступлений. Смета внебюджетных доходов и расходов должна быть предварительно утверждена с указанием затратной статьи по выплатам работникам.

При ведении учета используются стандартные регистры. В синтетическом учете применяются ордера, ведомости, главная книга. В аналитическом учете используют карточки лицевого счета, форма 1-НДФЛ, ведомости.

Распространенные ошибки при ведении учета заработной платы

Основная группа ошибок возникает в учете при начислении сумм. При ведении аналитического и синтетического учета обнаруживаются:

  • Ошибка начисления оплаты труда, отпускных, стимулирующих выплат. В основе лежит неверная трактовка актов или неточность при подсчете;
  • Отсутствие оправдательных документов первичного учета, подтверждающих законность действий. Все операции с оплатой труда должны иметь подтверждающие приказы, соглашения, бюллетени, прочие документы;
  • Нестыковка данных синтетического и аналитического учета. На основании совокупности операций по каждому работнику формируются данные счетов учета;
  • Несовпадение сальдо счета 70 и остатка по главной книге.

Расхождения показателей возникают в связи с неверной трактовкой законодательства и счетными ошибками. При исправлении ошибок данные меняются в первичных документах, регистрах и главной книге по всей цепочке начисления, удержания или выплаты сумм.

Сроки хранения учетных документов

Документы учета оплаты труда являются основанием для получения пенсионных пособий лиц. Для предоставления по запросам достоверной информации организациям или ИП требуется соблюсти длительный срок хранения. Существует определенный порядок архивации документов:

  • Журналы-ордера и другие формы синтетического учета систематизируются, подшиваются, нумеруются для использования при проверках или внутренних потребностей. Хранение ордеров производится отдельно от документов и регистров первичного учета. Длительность архивации составляет 5 лет;
  • Формы аналитического учета, отражающие начисления и документы, подтверждающие законность выплат, подлежат хранению в течение 75 лет;
  • Документы, используемые в качестве несущественных справок, расчетов, утилизируются при отсутствии необходимости.

Формы, утратившие актуальность в связи с выходом срока хранения, подлежат уничтожению по акту. При ликвидации предприятия документы длительного хранения группируют согласно требований и передают в государственный архив.

Cинтетический и аналитический учет заработной платы и удержаний: ответы на вопросы

Вопрос № 1. Необходимо ли работникам подписывать ведомости при получении оплаты в безналичной форме.

Ответ: При переводе средств на карты работников личная подпись о получении сумм в ведомостях не требуются. При безналичном расчете с работниками составляются только расчетные ведомости.

Вопрос № 2. Являются ли расчетные листки документами обязательного учета?

Ответ: Расчетные листки не относятся к формам обязательного документооборота выдаются работодателем по желанию или просьбе работников. Форма произвольная, распечатывается из расчетной программы.

Вопрос № 3. Каким документом утверждают формы аналитического учета, используемые предприятием.

Ответ: Перечень первичных документов, регистров, порядок документооборота устанавливается в приложении к учетной политике.

Вопрос № 4. На основании какого документа формируется запись в налоговом учете при расхождении сведений с первичной бухгалтерской документацией?

Ответ: Для пояснения расхождений в учете используется универсальный оправдательный документ – бухгалтерская справка.