В организации необходима регистрация всех оформляемых документов, так как велика опасность их утери. Все документы фиксируются в специальных журналах. Командировочные удостоверения – это документы, которые привозят с собой работники из командировок. Данные о них тоже должны вноситься в специальный журнал.
Скачать пример заполнения подобного документа Вы сможете в конце этой статьи.
После приезда из командировки у сотрудника есть два дня на то, чтобы предоставить в свою организацию данные документы:
- авансовый отчет, в котором отражена потраченная сумма денег;
- командировочное удостоверение, в котором упомянуты все места, куда ездил сотрудник;
- служебное задание с приложенным отчетом о работе, которая была проделана.
Лицо, ответственное за принятие данных документов (обычно это кадровик), регистрирует и подшивает предоставленные документы перед отправкой на хранение.
Журнал регистрации командировочных удостоверений необходим для фиксации этих удостоверений, полученных от работников.
Только кадровый работник имеет право хранить и вести этот документ. Если кто-то другой из сотрудников хочет получить доступ к этому журналу, то ему нужно предъявить письменное распоряжение.
Как заполнять журнал регистрации командировочных удостоверений?
Обложка журнала должна отражать следующую информацию:
- наименование предприятия;
- дата, с которой начал заполняться документ;
- рядом должна находиться графа, в которой будет зафиксирована дата, когда ведение журнала будет прекращено (по окончании листов в журнале).
Когда работник возвращается из командировки, данные о его командировочном удостоверении заносятся в этот журнал.
В таблицу необходимо вносит следующие данные:
- ФИО сотрудника, предъявившего удостоверение;
- его должность;
- место, куда отправлялся сотрудник;
- номер регистрируемого удостоверения;
- ФИО лица, подписавшего это удостоверение;
- время фактического пребывания в командировке (когда отбыл, когда прибыл);
- подпись сотрудника, передавшего заявление (подтверждение факта ознакомления с записью в журнале и согласия с ней);
Загрузка...