Заявление на подотчет от директора — законодательно не регламентирован. Кроме того,существует группа разногласий на тему, стоит ли вообще его оформлять. Поподробнее эти нюансы разберем в этой статье.
Правила для получения денег под отчет
В соответствии с п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У выдача финансовых средств подотчетным лицам оформляется с помощью выписки расходного кассового ордера. Основанием для выписки Расходного кассового ордера служит заявление самого подотчетного лица, составленное в письменной форме, или распорядительный документ хозяйственного субъекта.
В заявлении, которое оформляется в произвольной форме, обязано содержаться:
- информация о сумме финансов под отчет;
- сведения о сроке использования выданных под отчет средств для произведения целевых расходов;
- дата и роспись директора организации.
До 19.08.2017 финансы под отчет выдавались только при таком условии, что у подотчетного лица не было задолженности по финансовым средствам, выданным под отчет в предыдущий раз. С вышеозначенной даты подотчетные суммы разрешается выдавать, даже если подотчетное лицо не погасил прошлые долги.
Читайте также статью: → Заявление о подтверждении основного вида экономической деятельности в ФСС в 2024 году.
Особенности выдачи средств под отчет директору
Согласно указанию № 3210-У, подотчетные лица индивидуально указывают в своем заявлении сумму и срок, на который выдаются средства под отчет, а руководитель только утверждает их. При выдаче денег под отчет руководителем самому себе устраняется целый ряд возможных противоречий, поскольку не возникнет расхождений в сумме и сроках запланированных трат подотчетным лицом с тем, что запланировал сам руководитель компании.
Поэтому более логичным будет составление распорядительного документа, к примеру, приказа о выдаче средств в подотчет.
В распорядительном документе обязаны фиксироваться (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):
- дата и регистрационный номер;
- Ф. И. О. подотчетного лица;
- сумма и период, на который она выдана;
- виза руководителя организации или ИП.
Авансовый отчет по выдаваемым самому руководителю подотчетным средствам также обязан быть предоставлен в бухгалтерию. А остатки возвращены в кассу не позже трех дней после завершения срока, на который они предоставлялись под отчет. Либо же (если руководитель находится в командировке или он вышел на больничный) в течение 3 дней после даты выхода директора на работу.
Как оформляется заявление о выдаче денег под отчет директору
Многие считают, что раз руководитель сам у себя делает запрос на выдачу средств под отчет, то заявление или распоряжение составлять нет необходимости. Это мнение ошибочно.
Директор имеет право составить заявление о выдаче подотчетных сумм. Но оформляться оно будет несколько по другому.
Руководитель в этом случае обладает особым правовым статусом, т. к. он одновременно представляет собой и наемного работника компании, и ее директора (ст. 40 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ и ст. 11, 16, 20, 273 Трудового кодекса).
Основным отличием случая оформления заявления подотчет руководителя считается то, что разрешающая роспись уже не требуется, поскольку ставя роспись под заявлением, руководитель тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления руководителя будет немного отличаться от того, который бы оформлял другой штатный работник (чтобы документ не выглядел так, что руководитель сам себе разрешает выдать деньги под отчет).
А тот факт, что руководитель визирует свое заявление, хоть и будет выглядеть несколько абсурдным, но не считаться ошибкой с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины. Отсутствие разрешающей визы руководителя на своем заявлении так же не выглядит неправомерным.
В крупных организациях, где предусмотрено несколько должностей руководителей, такая ситуация может быть успешнее разрешена, когда заявление руководителя о подотчете завизирует, например, исполнительный директор.
Какая ответственность за отсутствие заявления
Специально предусмотренной ответственности для юридических лиц за нарушение порядка оформления заявления или распорядительного документа на выдачу средств под отчет не существует. Однако сотрудники налоговой инспекции при проверке соблюдения кассовой дисциплины в организации, обнаружив отсутствие документов на подотчет, могут вменить нарушение:
- Порядка хранения сумм наличности, превышающих установленный лимит. Основанием для наложения ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП Российской Федерации для налогового инспектора чаще всего служит вывод, что средства из кассы были выданы неправомерно, а значит, обязаны оставаться в кассе. При превышении лимита излишки наличности должны в тот же день быть сданы в банк. Существует неблагоприятная для налогоплательщиков судебная практика, основанная на таких выводах (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК).
- Порядка соблюдения кассовой дисциплины в целом.
Но есть и положительная для налогоплательщиков практика, благодаря которой ясно, что не все судьи усматривают необходимость наложения ответственности за такие нарушения кассовой дисциплины, как отсутствие документов на подотчет (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).
В то же время, если есть существенные (по мнению налоговиков) нарушения кассовой дисциплины, такие как отсутствие указаний, о сроках выдачи средств под отчет, судьи обычно принимают сторону работников налоговой службы (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).
Для того чтобы избежать наложения штрафа (если проверка уже началась), можно воспользоваться своим правом и представить затребованные документы на следующий день (п. 31 регламента, утвержденного приказом Министерства финансов от 17.10.2011 № 133н). За этот день руководитель сможет оформить отсутствующие бумаги на выдачу подотчета, а кассир подколоть их к соответствующим расходного кассового ордера.
Исправлять подобного рода ошибки следует лишь за последние 2 месяца, ведь в соответствии с п. 1 ст. 4.5 КоАП срок давности для наложения административной ответственности составляет два месяца от даты совершения нарушения.
ВАЖНО! Если подотчетные средства перечисляются на платежную карту (заработную плату, корпоративную), заявление от подотчетного лица или распорядительный документ, по мнению финансового ведомства России, также необходимо. Об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
Перечисление средств на карту
Сотрудник может просить перевести подотчетные средства на банковскую карту. Эта операция не противоречит законодательству. Но в таком случае необходимо:
- получить от сотрудника заявление на выдачу денег в подотчет с соответствующей просьбой и указать в нем реквизиты счета;
- в платежке указать, что перечисляется подотчетная сумма;
- отметить в нормативных актах (Положение о расчетах с подотчетным лицами), что средства перечислены с р/с на карту;
- в учетной политике разработайте собственный бланк отчета с пометкой, что выдача сумм в подотчет осуществляется в безналичной форме;
- попросить сотрудника сохранять слипы после каждой оплаты картой и прикрепить их к отчету.
Перечисление средств на корпоративную карту
Альтернативой заработной карте считается корпоративная. На нее можно перечислять средства под отчет работникам. Сотруднику достаточно только написать заявление в свободной форме на пользование картой. Перевод средств осуществляется на основании приказа директора. Желательно утвердить порядок использования карт: Держатели пластиковых карт не имеют права разглашать сведения о PIN-коде третьим лицам.
Читайте также статью: → Заявление на снятие с учета ККМ.
Подведем итог
При выдаче средств под отчет из кассы компании оформляется расходный кассовый ордер, основанием для выписки которого является письменное заявление подотчетного лица или распорядительный документ. При выдаче наличных средств из кассы предприятия под отчет директору полностью соблюдается порядок, установленный указанием № 3210-У, которым какие-либо исключения для соблюдения кассовой дисциплины директором не предусмотрены.
Загрузка...