Заверение трудовой книжки в 2024 году – образец

Нередко сотрудники обращаются к специалистам отдела кадров, чтобы те предоставили им трудовую книжку для предъявления по месту требования. Трудовая книжка может понадобиться во многих организациях, а также внутри самого предприятия, где работает человек. В редких случаях организации требуют оригинал трудовой книжки, но в основном им нужна копия. Именно поэтому работникам выдается заверенная копия трудовой книжки. В данной статье речь пойдет о том, как заверить трудовую книжку в 2024 году, какие существуют правила и сроки выдачи трудовой книжки.

Копия трудовой книжки — зачем она нужна

Прежде чем перейти к основной теме, необходимо разобраться с терминологией. Итак, трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и рабочий стаж работника. Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки. Копия документа — это экземпляр, полностью соответствующий оригиналу, то есть в нем содержится такая же информация, как и в оригинале. Заверенная же копия — это копия, на которой в соответствующем порядке представлены реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа.

Во многих организациях требуется предоставить данные из трудовой книжки, например:

• при оформлении кредита в банке;
• для определения алиментов;
• для начисления пособий и социальных льгот;
• для получения заграничного паспорта, визы;
• проверки стража в Пенсионном фонде России;
• в службе занятости населения, когда необходимо будет снять пометку о безработице.

Зачастую для оформления каких-либо документов, необходимо предоставить подтверждение о своем постоянном заработке. Таким документом и будет трудовая книжка. Так как подлинник документа храниться в отделе кадров организации, и его не часто просят предоставить в оригинале, то в организации работник предоставляет копии. Однако эти копии тоже необходимо заверить. Во-первых, это предусмотрено законодательством РФ. В случае несоблюдения правил, может наступить административная ответственность. Во-вторых, организации, куда будет обращаться работник, не примут его документы и не окажут ему необходимую услугу.

Как заверить трудовую книжку в 2024 году

С 1 июля 2018 года заверение любых документов осуществляется по ГОСТу. В 2024 году появились новые правила заверения. Теперь порядок заверения напрямую зависит от того, для какой цели работнику требуется копия трудовой книжки. Итак, для заверения трудовой книжки в первую очередь нужно сделать копии всех страниц документа, где имеются записи. Листы должны быть хорошо пропечатаны и иметь хорошее качество. Все эти скопированные страницы нужно заверить. Делать это можно как вручную, так и с помощью штампов. Чтобы заверенный документ имел надлежащий вид необходимо прошить его страницы. Для этого нужно сложить листы пополам и прошить нитками по левому краю. Края ниток необходимо заклеить бумагой, на которой указать дату сшивания и поставить печать организации. По правилам печать должна немного затрагивать запись и немного лист документа.

Порядок заверения ТК для предоставления в организацию

Если копия книжки нужна для предоставления в банк, Пенсионный фонд или иную организацию, то заверять ее необходимо в особом порядке.

1. На документе обязательно должна присутствовать отметка “Верно”.
2. Документ непременно должен содержать ФИО человека, ответственного за оформление кадровых документов.
3. На документе должна быть указана дата заверения.
4. На документе необходимо указать место, где в настоящий момент хранится оригинал трудовой книжки.

Важно! Если заверение трудовой книжки необходимо для предоставление в банк, необходимо включить такую фразу: “работает по настоящее время”. Она необходима для подтверждения, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода и что он сможет расплачиваться за кредит. Так, банк будет уверен в своем клиенте. Хоть и по новым правилам ГОСТа эта фраза и не является обязательной, банк будет требовать ее наличие.

Есть несколько особенностей при заверении трудовой книжки:

1. Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
2. Надпись “работает по настоящее время необходимо написать на самой последней странице документа.
3. Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно, поскольку запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: “Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО ”ХХХ”.

Порядок заверения ТК для использования внутри организации

Когда копия трудовой книжки заверяется для использования внутри организации, местонахождение оригинала указывать не нужно. Тогда порядок заверения будет выглядеть следующим образом:

1. необходимо указать отметку “Верно”;
2. указать ФИО специалиста отдела кадров, его должность и подпись;
3. указать дату, когда документ был заверен.

Важно! Записи делаются на каждой странице сразу после последней записи, имеющиеся в трудовой книжке. Пример оформления:

Заверение электронной трудовой книжки

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, по его требованию ему выдается выписка из электронной трудовой. В зависимости от того, куда необходимо предоставить электронную трудовую книжку, работник выбирает, какая ему необходима выписка.

1. СТД-Р. Ее можно получить у работодателя, написав заявления. Эта справка “Сведения о трудовой деятельности” содержит данные лишь о последнем месте работе. Справка может выдана как в бумажном, так и в электронном виде. В бумажном виде она заверяется подписью руководителя организации и печатью. Документ в электронном виде визируется квалифицированной ЭЦП уполномоченного лица.
2. СТД-ПФР. Это уже выписка из электронной трудовой книжки, в которой указаны все места, где работал человек. Для ее получения необходимо обратиться в Пенсионный фонд или отделение МФЦ. Можно также сделать заявку на портале Госуслуг. При личном обращении выписка выдается в бумажном виде. Если же работник оформляет справку через Госуслуги, она придет к нему в электронном формате. Заверяется такой документ подписью уполномоченного должностного лица ПФР.

Ошибки при заверении

Ошибки могут возникнуть на любом этапе заверения. Если копия плохо пропечатывается, и не будет видно какой-то информации, данный документ сразу же становиться недействительным. Чаще всего ошибки допускаются в постановке печати. Она должна немного затрагивать запись и лист документа. Если печати совсем не будет видно, или она будет перекрывать записи, документ опять же будет являться недействительным. Кроме этого, ошибкой будет являться неправильная формулировка. Неправильно оформленная трудовая книжка, будет недействительна. У работника такую книжку просто не примут. В случае ошибки, необходимо заново сделать копии страниц и заверить по всем вышеуказанным правилам.

Где можно заверить трудовую книжку

Если человек является сотрудником организации, ему необходимо обратиться с заявлением в отдел кадров своего предприятия. Выдать копию трудовой книжки может и бухгалтер, если он выполняет обязанности кадрового документооборота, при этом отдела кадров в организации нет. В течение трех дней сотруднику обязаны выдать заверенный документ. Отказать ему в этом не имеют права, так как у работника есть право требовать заверенную трудовую книжку или выписку из электронной трудовой книжки в любое время.

Срок и порядок выдачи копии трудовой книжки

В Трудовом кодексе сказано, что документы и копии документов должны предоставляться работнику по его требованию в течение трех дней. Это делается совершенно безвозмездно, документ навсегда остается у работника, и он вправе предоставлять его, куда ему нужно.

Сколько действительна копия трудовой книжки

Срок годности копии трудовой книжки устанавливается той организацией. которая требует этот документ. Например, банки для оформления кредита не принимают трудовые книжки, срок которых больше одного месяца.

В целом, нужно понимать, что в любой момент в трудовую книжку могут внести новые данные (о переводе, повышении, увольнении или приеме на работу). Тем самым, срока годности у копии трудовой книжки как такового нет. Однако если в нее была внесена новая информация, для предоставления в организации или использования внутри предприятия будет необходимо делать новые копии.

За что наступает административная ответственность

Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это Кодексом об административных правонарушениях предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:

• для должностных лиц — предупреждение или штраф в размере 1 — 5 тысяч рублей.;
• для организаций — штраф 30 — 5- тысяч рублей;
• для ИП — штраф 1- 5 тысяч рублей.

При повторном нарушении:

• для должностных лиц — штраф 10 — 20 тысяч рублей или дисквалификация на срок от года до трех;
• для организаций — штраф 50 — 70 тысяч рублей;
• для ИП — штраф 10 — 20 тысяч рублей.

Тезисы

Для предоставления трудовой книжки в любую организацию, необходимо заверить ее копию. Работник может обратиться в отдел кадров кадров организации, чтобы получить данную услугу. Работодатель не имеет право отказать своему своему сотруднику. В случае отказа или неверного оформления копий, предусмотрена административная ответственность.  Для заверения трудовой книжки нужно придерживаться определенных правил. Заверение бумажной и электронной трудовой книжки будут отличаться.