Вычет НДС по командировочным расходам

Если в период командировки сотрудник оплатил услуги проживания организации (ИП) из числа плательщиков НДС, то работодатель может принять сумму НДС к вычету. В статье разберем вычет НДС по командировочным расходам: выясним условия применения вычета, разберем перечень необходимых документов.

Вычет НДС по командировочным расходам: основные условия

В соответствие с п. 1 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ, организация может принять входной НДС к вычету при одновременном выполнении следующих условий:

• компания приобрела товары (работы, услуги) для использования в коммерческой (производственной) деятельности;
• товары (работы, услуги) оплачены и приняты к учету;
• имеются документы, подтверждающие понесенные расходы.

Теперь выясним, в каких случаях вышеуказанные основания отвечают требованиям принятия к вычету, установленных ст. 171-172 НК РФ:

1. Услуги используются в коммерческой (производственной) деятельности. Данное условие считается соблюденным на основании приказа, в соответствие с которым сотрудник направляется в служебную командировку для выполнения поставленных задач (встреча с потенциальными клиентами, заключение договора, временное замещение сотрудника, т.п.). Таким образом, если сотрудник направляется в командировку в коммерческих/производственных целях, то данное требование НК РФ считается выполненными.
2. Услуги оплачены и приняты к учету. Организация может принять вычет по НДС при условии, что командировка окончена и стоимость проезда (проживания) сотрудником фактически оплачены. Еще одно условие – на основании авансового отчета, представленного сотрудником, расходы на командировку отражены в учете.
3. Имеются подтверждающие документы. В общем порядке право на вычет предоставляется на основании счета-фактуры, выставленного продавцом покупателю. При этом представители Минфина и ФНС допускают оформление вычета НДС по командировочным расходам на основании прочих документов, подробнее о которых мы расскажем ниже.

Читайте также статью ⇒ «Возмещение командировочных».

Необходимые документы

Согласно п.1 ст. 172 НК РФ, вычет по НДС можно получить при наличии счета-фактуры, оформленного в соответствующем порядке.

Это правило легко выполняется при оформлении вычета по расходам на проживание. Основанием для вычета выступает счет-фактура, выставленный гостиницей (отелем, иной организацией, предоставляющей услуги проживания). При этом счет-фактура может быть оформлен как на организацию, так и на сотрудника. В первом случае, на основании счета организация производит безналичный расчет с гостиницей, после чего принимает НДС к вычету. Во втором случае счет оплачивает сотрудник за наличные средства, после чего получает от организации возмещение затрат. Организация, в свою очередь, принимает НДС к вычету на основании счета-фактуры и авансового отчета сотрудника.

Если счет-фактура отсутствует

Однако, зачастую, счет-фактура, выставленный гостиницей и отражающий расходы на проживание сотрудника в командировке, отсутствует. Работник оплачивает стоимость проживания наличным средствами и получает квитанцию без счета-фактуры и каких-либо дополнительных документов.

Также не стоит забывать о проездных документах, получение которые не предусматривает оформление счета-фактуры. Можно ли принять вычет НДС в таком случае? Ответ на этот вопрос является весьма спорным.

С одной стороны представители налоговой службы безапелляционно ссылаются на п. 1 ст. 172 НК РФ, согласно которой основанием для принятия НДС к вычету может выступать исключительно счет-фактура. С другой стороны имеется ряд судебных решений, вынесенных в пользу налогоплательщиков:

• – ФАС Центрального округа №А62-1547/03 от 21.06.2004 года;
• – ФАС Восточно-Сибирского округа № А19-1855/04-5-51-Ф02-3411/04-С1 от 09.09.2004 года;
• – ФАС Уральского округа № Ф09-554/04-АК от 02.03.2004 года.

По мнению судебных арбитров, организации могут принять к вычету НДС на основании проездных документов (ж/д, авиа-, автобусных билетов и пр.) и квитанций об оплате стоимости проживания при условии, что оплата данных расходов производилась сотрудником за наличные средства. Обоснование данной позиции судебных органов – п.7 ст. 168 НК РФ, согласно которой реализаций товаров (работ, услуг) населению за наличный расчет оформление счета-фактуры не предусматривает. Подобные операции сопровождаются выдачей гражданину иного документа на бланке строгой отчетности – проездного билета или кассовой квитанции.

• Таким образом, основываясь на действующей судебной практике, организация может принять НДС по командировочным расходам к вычету без наличия счета-фактуры при одновременном выполнении следующих условий:

  • расходы на проезд/проживание оплачены сотрудником за наличные средства;
  • имеется подтверждающий документ (билет, квитанция), оформленная на бланке строгой отчетности
  .

Если НДС не выделен

Еще один популярный вопрос, касающийся вычета НДС по командировочным расходам – имеет ли компания право на вычет, если НДС в документах не выделен?

К примеру, сотрудник оплатил услуги проживания в командировке и получил квитанцию на общую сумму, без выделения НДС. Может ли организация получить вычет?

В подобных случаях налогоплательщикам также следует обращаться к судебной практике. В соответствие с позицией арбитров, при наличных расчетах с населением выдача документов с выделением НДС не является обязательной. Таким образом, организация может уменьшить налогооблагаемую базу НДС за счет вычета в случае, если сотрудник оплатил билеты или наем жилья самостоятельно за наличные средства.

В качестве вывода отметим, что во избежание споров с налоговыми органами налогоплательщику следует выбирать один из следующих форматов оформления командировочных документов:

1. Расходы на проезд и проживание организация оплачивает в безналичной форме на основании счета-фактуры с выделенной суммой НДС.
2. Сотрудник приобретает билеты (оплачивает стоимость проживания) самостоятельно наличными средствами. Основываясь на судебной практике, организация может оформить вычет без счета-фактуры, на основании бланка строгой отчетности (проездного документа, квитанции), в котором не выделена сумма НДС.

Читайте также статью ⇒ «Возмещение командировочных расходов в 1С ЗУП: инструкция».

Пример отражения в учете

Рассмотрим пример отражения в учете вычета НДС по командировочным расходам.

На основании приказа ООО «Квант» направил сотрудника Ковалева в командировку в Тулу сроком на 5 дней (с 8 по 12 апреля 2024 года). Ковалеву выдан аванс на командировку в сумме 15.450 руб., в том числе:

• суточные согласно лимиту 700 руб./сут. – 3.500 руб.;
• расходы на проезд ж/д транспортом – 2.200 руб.;
• расходы на проживание (1.950 руб. * 5 сут.) – 9.750 руб.

За наличные средства Ковалев приобрел билеты, а также оплатил расходы на проживание.

15.04.2024 года Ковалев подал в бухгалтерию авансовый отчет на общую сумму 15.130 руб. и приложил к нему следующие документы:

• 2 ж/д билета на общую сумму 1.880 руб., в том числе НДС 313,34 руб. (выделен отдельной графой);
• квитанцию на оплату услуг проживания на общую сумму 9.750 руб., в том числе НДС 1.625 руб. (выделен отдельной графой).

На основании авансового отчета Ковалев вернул в кассу остаток неиспользованного аванса в сумме 320 руб.

В учете ООО «Квант» отражены следующие записи:

Читайте также статью ⇒ «Как подтвердить расходы в командировке».