Возврат средств на основании акта сверки

В бухгалтерской практике нередки разногласия между контрагентами, связанные с расхождениями в порядке отраженных операций. Урегулирование подобных разногласий возможно путем сверки взаиморасчетов и подписания соответствующего акта. В статье разберем, как осуществить взаиморасчет с контрагентом и произвести возврат средств на основании акта сверки.

Как произвести сверку расчетов с контрагентом

Действующим законодательством не утвержден механизм, в рамках которого организации необходимо производить сверку взаиморасчетов с контрагентами, в связи с этим сверка осуществляется по усмотрению и в порядке, предусмотренном в компании.

Утверждение порядка сверки взаиморасчетов

При утверждении учетной политики, руководству фирмы следует дополнить документ порядком проведении сверки расчетов с партнерами и отразив  в нем следующие положения:

1. Периодичность сверки. Расчеты могут сверяться ежегодно, ежеквартально, ежемесячно, т.п. Также в учетной политике можно утвердить обязательную сверку с контрагентами на дату проведения ежегодной инвентаризации, в связи со сменой главного бухгалтера (руководителя), а также в прочих случаях, на усмотрение организации.
2. Бланк акта сверки. Унифицированная форма бланка акта сверки законом не утверждена, поэтому предприятию следует разработать бланк собственной формы, с учетом обязательных реквизитов. Утвержденный бланк акта сверки можно оформить в виде приложения к учетной политике. Бланк акта сверки можно скачать здесь ⇒ Акт сверки взаиморасчетов (бланк).
3. Руководитель, подписывающий акт. По закону, подписантом акта сверки может выступать только руководитель организации (директор). При этом во многих крупных компаниях обязанности по утверждению и подписанию актов сверки возлагаются на руководителей финансовых подразделений (начальник департамента учета, расчетного управления, т.п.). В подобных случаях право руководителя на подписание актов сверки отражается в доверенности и утверждается в учетной политике.

Читайте также статью ⇒  «Сверка расчетов организации и налоговой инспекции«.

Как заполнить акт сверки

Акт сверки заполняется на основании данных бухгалтерского учета по счетам расчетов с контрагентом в рамках того или иного договора.

Таблица сверки содержит в себе следующую информацию:

• входящее сальдо на начало периода;
• операции с контрагентом в рамках договора;
• исходящее сальдо на конец периода.

Информацию об операциях следует вносить в хронологическом порядке (дата определяется на основании первичных документов). Строка оборота должна содержать информацию о:

• документе-основании (счет-фактура №___ от ___);
• сумме операции в рублях.

Операции по отгрузке товара (оказании услуг) контрагенту отражаются в дебете, перечисленные средства, а также принятые товары/услуги – в кредите таблицы.

Образец заполнения акта сверки можно скачать здесь ⇒ Акт сверки (образец).

Читайте также статью ⇒ «Как составить акт сверки взаиморасчетов: бланк акта сверки, пример заполнения».

Возврат средств на основании акта сверки: порядок действий бухгалтера

Нередко по итогам сверки расчетов контрагенты выявляют расхождения в суммах отраженных операций. Как правило, причиной таких расхождений являются ошибки, допущенные при оплате средств либо начислении расходов.

В случае если по результатам сверки выявлена переплата, то излишне выплаченные средства подлежат возврату в установленном порядке.

Пример и пошаговый алгоритм действий бухгалтера рассмотрим ниже.

Между ООО «Факел» и ООО «Шторм» заключен договор на поставку стройматериалов. 11.07.2024 «Факел» отгрузил «Шторму» стройматериалы на сумму 12.303 руб., в том числе НДС 1.876 руб.

Шаг-1. Отражение поступления товара на склад и оплата за поставку

В учете «Шторма» отражены следующие записи:

В день, следующий за днем поставки, 12.07.18 «Шторм» оплачивает «Факелу» стоимость отгруженных материалов:

Шаг-2. Сверка с контрагентом и обнаружение переплаты

В соответствие с положениями учетной политики, на 01.08.2024  «Шторм» составляет акт сверки взаиморасчетов, в котором указана переплата в размере 3.000 руб.:

Бухгалтер «Шторма» подписывает акт собственноручно и у руководителя, скрепляет печатью организации и передает на подпись контрагенту («Факелу») в 2-х экземплярах.

Получив акт, бухгалтер «Факела» заполняет его со своей стороны, подписывает и возвращает 1 экземпляр «Шторму».

Шаг-3. Оформление документов на возврат средств

Акт сверки, заполненный и подписанный обеими сторонами, является подтверждением наличия у «Факела» долга перед «Штормом» в размере 3.000 руб. Долг возник в связи с ошибочным перечислением средств «Штормом» и подлежит возврату.

Основанием для возврата является акт сверки и письмо, направленное «Факелу» от имени директора ООО «Шторм». Образец заполнения письма можно скачать здесь⇒ Возврат средств по акту сверки (письмо).

03.08.2024 ООО «Факел» на счет ООО «Шторм» перечислена сумма 3.000 руб.

Шаг-4. Отражение поступившего возврата в учете

По факту поступления средств от ООО «Факел», в учете ООО «Шторм» отражена следующая запись:

Шаг-5. Подтверждение погашения взаимных обязательств

После возврата средств сторонами подписан акт сверки, подтверждающий отсутствие взаимных обязательств:

Если по акту сверки выявлена задолженность

Акт сверки, подписанный сторонами, также может подтверждать наличие у организации задолженности перед контрагентом. В подобных случаях должнику следует погасить задолженность на основании акта сверки и письма, полученного от контрагента, в соответствие с порядком, описанным выше.

Кроме того, возможно погашение задолженности без наличия письма контрагента, на основании акта сверки, подписанного сторонами, и бухгалтерской справкой-расчетом, составленной бухгалтером в установленном порядке.

Читайте также статью ⇒ «Акт сверки взаимных расчетов«.