Как составить акт сверки взаиморасчетов

В процессе ведения взаиморасчетов между контрагентами возможны разногласия относительно сроков и сумм погашения задолженностей. С целью урегулирования подобных споров стороны периодически сверяют взаиморасчеты и подписывают соответствующий акт. В статье разберем, как составить акт сверки взаиморасчетов, какую форму бланка следует использовать, а также приведем пример заполнения документа.

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов – документ, содержащий информацию о финансово-правовых взаимоотношениях между контрагентами в рамках действующего договора. Цель составления акта – сверить соответствие расчетов между сторонами соглашения.

Обязательные реквизиты

Законом не утвержден бланк, согласно которому предприятия и организации обязаны производит сверку взаиморасчетов. Согласно Письму Минфина РФ №07-05-04/2 от 18.02.2005, организации вправе составлять акт в свободной форме, но при наличии обязательных реквизитов:

• информация о сторонах, между которыми производится сверка (наименование организации/ФИО ИП, коды ЕГР, должности подписантов);
• период сверки;
• номера и даты договоров, в рамках которых производится сверка;
• дата составления акта.

Акт считается действительным при наличии подписей сторон и печатей организаций, между которыми производится сверка.

Читайте также статью ⇒ «Сверка расчетов организации с налоговой инспекцией«.

Форма акта сверки

Бланк акта сверки выглядит как таблица, в которой каждый из контрагентов заполняет свою часть в соответствие с данными учета на предприятии. Таблица содержит следующие данные для заполнения:

• входящее сальдо на начало периода;
• номер операции по порядку (№ п/п);
• наименование операция и документ-основание («Оплата за товар на основании счета-фактуры №___ от ___);
• сумма операции в рублях;
• исходящее сальдо на конец периода.

Следует отметить, что одни и те же операции у контрагентов будут иметь в акте сверки зеркальное отражение. К примеру, перечисление оплаты фирмой «Альфа» в пользу фирмы «Гамма» будет отражено у «Альфы» — по дебету, у «Гаммы» — по кредиту, в виде зачисления средств.

Бланк акта сверки можно скачать здесь ⇒Акт сверки взаиморасчетов (бланк).

Как составить акт сверки взаиморасчетов: пошаговая инструкция

Ниже представлена пошаговая инструкция, согласно которой даже начинающий бухгалтер сможет без труда составить акт и произвести сверку взаиморасчетов с контрагентом.

Шаг-1. Утверждение бланка акта сверки

Прежде чем производить сверку взаиморасчетом, руководству необходимо утвердить бланк акта сверки, который будет использоваться на предприятии.

Организация вправе использовать унифицированную форму, либо разработать собственный бланк, с учетом особенностей деятельности компании.

Выбранную форму бланка следует утвердить в учетной политике в виде приложения.

Шаг-2. Определение порядка составления акта сверки

В учетной политике предприятия необходимо зафиксировать порядок, в рамках которого будут производится взаиморасчеты с контрагентами, а именно:

1. Периодичность проведения сверок. Большинство компаний сверяют взаиморасчеты с контрагентами ежегодно (например, на 1 октября каждого года). Также сверка может производиться единовременно с ежегодной инвентаризацией.
2. Порядок составления акта. На усмотрение компании, акт может быть составлен отдельно по каждому договору, либо в рамках всех договоров, действующих с контрагентом. Также организация вправе ограничить период составления акта (например, один акт может быть составлен на период не более 1-го года).
3. Обработка входящих актов сверки. В учетной политике целесообразно предусмотреть срок обработки актов сверки, полученных от контрагентов (например, заполнение, подписание и возврат входящего акта в срок не позже 10-ти рабочих дней с момента его поступления).
4. Подписант. Согласно действующему законодательству, подписантом акта сверки может выступать руководитель компании либо лицо, на которого возложено выполнение данных обязанностей согласно доверенности. Как правило, крупные компании оформляют доверенности на подписание акта сверки главным бухгалтером, в то время как в небольших фирмах акт сверки подписывает директор.

По усмотрению организации, учетная политика может быть дополнена иными положениями, касающимися порядка составления и подписания актов сверки взаиморасчетов.

Читайте также статью ⇒ «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности«.

Шаг-3. Заполнение акта сверки

На основании записей бухучета, бухгалтер вносит информацию в свою часть таблицы акта сверки. Данные по операциям отражаются в хронологическом порядке, в соответствие с периодом сверки.

Первоначально бухгалтер отражает входящее сальдо на начало периода, после чего вписывает все операции в течение отчетного периода (по одной строчке – на каждую операцию):

• номер по порядку (1, 2, 3..);
• описание операции (Отгрузка товара согласно накладной №___ от ___);
• сумма операции в рублях.

Операции по отгрузке товара, оказанию отражаются по кредиту, перечисление оплаты – по дебету.

После внесения всех операций бухгалтер отражает сумму исходящего сальдо на конец периода.

Образец заполнения акта сверки взаиморасчетов можно скачать здесь ⇒ Акт сверки (образец).

Шаг-4. Подписание акта сверки

Заполнив акт сверки, бухгалтер распечатывает его в двух экземплярах, подписывает собственноручно, как исполнитель, после чего передает на подпись руководителя. После заверения документа подписью директора, на акт сверки ставится печать.

Шаг-5. Передача акта сверки контрагенту

Оба экземпляра акта сверки, подписанного со стороны организации, передаются для заполнения и подписания контрагенту.

Бухгалтер может передать акт сверки контрагенту любым удобным способом. Как правило, обмен актами производится посредством отправки писем Почтой России. Предварительно бухгалтер может отсканировать документ и отправить его контрагенту на адрес электронной почты.

Если контрагенты находятся между собой в несущественной территориальной отдаленности, то возможна личная передача акта сверки «из рук в руки».

Читайте также статью ⇒ «НДФЛ с подарков сотруднику, не сотруднику«.

Шаг-6. Согласование расчетов

Получив акт сверки, контрагент вносит информацию о расчетах на основании собственных данных бухучета. Если данные у сторон совпадают, то контрагент подписывает его и передает один экземпляр компании-инициатору сверки. В таком случае взаиморасчеты считаются подтвержденными.

Нередки ситуации, когда у организаций возникают разногласия относительно отражения тех или иных операций. В случае если контрагент не согласен с суммой, датой операции, либо входящее/исходящее сальдо в бухучете контрагента не соответствует данным, отраженным в акте организации-инициатора сверки, то в такой ситуации:

• контрагент вносит в акт свои данные;
• прикрепляет к акту копии документов (счета-фактуры, накладные, банковские выписки), подтверждающих корректность внесенной в акт информации;
• передает инициатору сверки пакет документов для последующих взаиморасчетов (акт + подтверждающие документы).

После получения документов от контрагента, бухгалтер организации продолжает взаиморасчеты (выясняет разногласия) для момента их утверждения.

Как составить акт сверки взаиморасчетов в электронном виде

В настоящее время широко используется электронный способ составления акта сверки взаиморасчетов – с помощью программы 1С.

Предприятия, использующие 1С для ведения бухгалтерского учета, могут составить акт сверки в следующем порядке:

1. Выбор раздела «Расчеты с контрагентам» в избранном меню.
2. Добавление нового документа (Выбор документа «Акт сверки» — создание документа «Создать»).
3. Внесение информацию о взаиморасчетах (выбор в новом созданном документе «Контрагент», «Валюта счетов», «Номер договора»).
4. Заполнение информации о компании (автоматически через кнопку «Заполнить»).
5. Внесение данных о расчетах (автоматически через кнопки «Дебет» и «Кредит»).
6. Заполнение информации об ответственных лицах (ФИО, должности подписантов со стороны организации и контрагента).

После создания акта сверки, документ можно сохранить в электронном виде и распечатать для передачи контрагенту.

После завершения сверки и подтверждения расчетов в 1С напротив документа следует проставить галочку «Сверка согласована».