Возврат подотчетной суммы в кассу: основания, оформление, учет

Сумма средств, выданных подотчетному лицу и не использованная, должна быть возвращена в кассу организации в установленном порядке. В статье разберем, на каких основаниях осуществляется возврат подотчетной суммы в кассу, как оформить возврат, как отразить операции в учете.

Выдача денег подотчетному лицу: общие правила

Возврат подотчетной суммы в кассу

Согласно Указанию Центробанка №3210-У от 11.03.2014 года, организация может выдать сотруднику средства под отчет:

• в виде аванса расходов на предстоящую командировку;
• для использования на хознужды (приобретение материалов, товаров, оплату услуг в интересах компании).

Подотчетные средства могут быть выданы как в виде наличности из кассы предприятия, так и в безналичной форме, путем перечисления на банковский счет сотрудника.

Читайте также статью ⇒ «Может ли учредитель быть подотчетным лицом«.

Документальное оформление

Порядок документального оформления процедуры выдачи средство под отчет сотруднику регламентируется внутренними нормативными документами компании, составленными с учетом положений действующего законодательства.

Как правило, оформление выдачи средств подотчетному лицу предусматривает следующий порядок:

1. Сотрудник оформляет заявление о выдаче средств под отчет на имя руководителя компании. Заявление может быть составлено в свободной форме либо с использованием бланка, утвержденного на предприятии. Образец заявления можно скачать здесь ⇒ Заявление на выдачу средств под отчет (образец).
2. Руководитель подписывает заявление и издает приказ о выдаче средств под отчет.Образец приказа можно скачать здесь ⇒ Приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец).
3. Если расчеты производятся в безналичной форме, на основании приказа бухгалтерия производит зачисление подотчетных сумм на банковскую карту. В иных случаях сотрудник получает деньги под отчет в кассе предприятия, на основании расходного кассового ордера.
4. В установленное время, но не позже истечения 3-го дня, следующего за днем окончания командировки или совершения хозсделки, сотрудник обязан отчитаться по ранее полученному авансу, предоставив авансовый отчет установленного образца и подтверждающие документы.

При авансировании командировки документами, подтверждающими расходы, могут выступать проездные билеты, квитанции на оплату проживания, т.п. При выдаче средств на хознужды подотчетное лицо вместе с авансовым отчетом предоставляет товарные чеки, квитанции, прочие документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции.

Читайте также статью ⇒ «Выдача денег под отчет: основания, оформление, документы».

Выдача подотчетных сумм не сотруднику организации

В общем порядке подотчетным лицом выступает сотрудник организации, трудовые отношения с которым оформлены трудовым/коллективным договором либо договором ГПХ.

При этом на основании разъяснений Минфина, данных в письме №02-06-10/2476, организация вправе самостоятельно утверждать перечень подотчетных лиц и включать в него как сотрудников компании, так и лиц, к таковым не относящихся.

Читайте также статью ⇒ «Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях«.

Возврат подотчетной суммы в кассу

Подотчетное лицо обязано вернуть наличные средства в кассу в случае, если по окончанию командировки или по факту совершения хозяйственной операции у сотрудника образовался остаток неиспользованных средств, а также в ситуации, когда производственная операция по тем или иным причина была отменена. Подробнее о порядке учета и оформления возврата подотчетной суммы в кассу мы расскажем ниже.

Общий порядок

В большинстве случаев возврат подотчетных сумм в кассу предприятия осуществляется в связи с тем, что сумма аванса, выданного под отчет, превысила фактические расходы сотрудника, и, как следствие, образовался остаток неиспользованных средств, подлежащий возврату.

Согласно действующему законодательству, гражданин обязан вернуть подотчетную сумму не позже окончания третьего рабочего дня, следующего за:

• днем окончания командировки (с учетом дней возврата домой);
• днем совершения хозяйственной операции (покупка материалов, оплата товаров/услуг).

Операция возврата отражается следующей записью в учете:

Основанием для возврата неиспользованной суммы выступает авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, квитанции на оплату проживания, чеки на оплату хозрасходов, т.п.).

Возврат при отмене командировки

Необходимость в возврате подотчетной суммы может возникнуть при отмене командировки в случае, когда средства в виде аванса подотчетному лицу уже выданы.

Возврат подотчетной суммы в кассу в подобных ситуациях оформляется в следующем порядке:

1. Сотрудник отдела кадров издает приказ об отмене командировки. Приказ подписывает руководитель организации, после чего документ передается для уведомления сотруднику, которому ранее был выдан аванс на командировку.
2. На основании приказа об отмене командировки сотрудник возвращает в кассу всю полученную ранее подотчетную сумму.

Срок возврата средств при отмене командировки – не позже дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Возврат денег при отмене командировки оформлением авансового отчета не сопровождается. Основанием для возврата подотчетной суммы выступает приказ об отмене командировки. Именно номер и дату приказа указывает кассир в приходном ордере в качестве основания для возврата средств, а бухгалтер – при отражении проводок в учете.