Возмещение командировочных расходов в 1С ЗУП: инструкция

Направляя сотрудника в командировку, работодатель обязан компенсировать работнику расходы на проезд и проживание, а также выплатить суточные. В статье пошагово разберем, как отразить возмещение командировочных расходов в 1С ЗУП.

Какие командировочные расходы подлежат возмещению

Работодатель, направляющий сотрудника в служебную командировку, производит возмещение понесенных расходов в соответствие с НК РФ.

Действующее налоговое законодательство предусматривает следующий перечень возмещаемых расходов:

1. Расходы на проживание – сумма затрат, понесенных сотрудником на наем помещения для временного проживания в период командировки. Лицо, выступающее арендодателем (ИП, фидлицо, организация), а также вид помещения для проживания (номер в гостинице, квартира, апартаменты) не влияет на обязанность работодателя по возмещению расходов.
2. Расходы на проезд. Служебная командировка предполагает перемещение сотрудника в другой населенный пункт в целях выполнения должностных обязанностей. Расходы, понесенные сотрудником на такое перемещения, подлежат возмещению в полном объеме. Согласно НК РФ, работодатель компенсирует сотруднику затраты на проезд ж/д транспортом, а также авиа- и водным транспортом.
3. Суточные – сумма, выделяемая сотруднику на питание и дополнительные расходы, связанные с пребыванием в другом населенном пункте. В соответствие с абз.12 п. 3 ст. 217 НК РФ, сумма суточных для командировок в пределах РФ составляет 700 руб. за каждый день командировки (в том числе день отъезда и день возвращения), для загранкомандировок – 2.500 руб. Работодатель вправе установить размер суточных выше определенного НК РФ и закрепить сумму в локальном акте компании.
4. Виза, загранпаспорт. Если речь идет о загранкомандировке, то в состав возмещаемых командировочных расходов также включаются затраты на оформление визы, загранспаспорта, приглашения.
5. Консульские сборы. Пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ регламентирует возмещение затрат, связанных с оплатой консульских, аэродромных и прочих сборов, связанных с получением права проезда воздушным либо водным транспортом.

Читайте также статью ⇒ «Возмещение командировочных расходов«.

Основания для возмещения командировочных расходов

Для отражения компенсации расходов, которые сотрудник понес в командировке, бухгалтеру потребуются:

• приказ по предприятию, на основании которого сотрудник был направлен в командировку;
• оригиналы первичных документов, подтверждающих затраты (автобусные, авиа-, ж/д билеты, квитанции об оплате стоимости проживания, консульских сборов, т.п.);
• авансовый отчет (форма АО-1), в котором сотрудник отразил общую сумму расходов и суточных к возмещению.

Авансовый отчет, заполненный сотрудником с приложенным к нему первичными документами, подписывает руководитель организации, после чего документы передаются в бухгалтерию для возмещения.

Читайте также статью ⇒ «Удержание материального ущерба с сотрудника в 1С ЗУП: инструкция«.

Как отразить возмещение командировочных расходов в 1С ЗУП: инструкция

Получив от сотрудника документы, требуемые для возмещения, бухгалтер отражает информацию о командировке в 1С. Ниже описана подробная процедура, как это сделать.

Шаг #1 – Создание документа

На первом этапе бухгалтер создает новый документ «Командировка». Для этого можно воспользоваться как разделом «Кадры», так и разделом «Зарплата».

Выбрав документ «Командировка», бухгалтер нажимает кнопку «Создать», после чего на экране появляются графы для заполнения:

• месяц начисления – месяц, в котором сотрудник находился в командировке;
• ФИО сотрудника (выбрать из выпадающего списка);
• дата документа (дата составления авансового отчета);
• дата начала и окончания командировки (в соответствие с приказом).

Шаг #2 – Расчет среднего заработка

После заполнения необходимых полей и сохранения документа (кнопка «Запись») программа автоматически рассчитывает средний заработок для начисления в период командировки.

По умолчанию расчетным периодом признается 12-ть месяцев, предшествующих месяцу командировки. К примеру, если сотрудник находился в командировке с 18 по 22 февраля 2024 года, расчетным периодом будет период с 01.02.2024 по 31.01.2024.

Если бухгалтеру необходимо изменить расчетный период, то это можно сделать вручную (кнопка «Изменить» рядом с полем среднего заработка). Далее на экране появится форма «Ввод данных для расчета среднего заработка», в которой бухгалтер:

• делает отметку «Задается вручную»;
• указывает необходимый расчетный период;
• нажимает кнопку «Пересчитать».

После пересчета значение среднего заработка будет соответствовать расчетному периоду, заданному вручную.

Шаг #3 – Отражение суммы возмещения

Сумма расходов, начисленных по командировке, отражается во вкладке «Начислено подробно». Отметим, что при автоматическом расчете в данном поле отражается только сумма суточных. Для того чтобы включить в расчет сумму расходов на проезд, проживание, пр., бухгалтеру необходимо вручную изменить сумму.

Шаг #4 – Особые условия

Если сотрудник был направлен в командировку в населенный пункт, дающий право на льготный пенсионный стаж, это факт необходимо отразить в электронном документе. Для этого бухгалтер открывает вкладку «Стаж ПФР», после чего выбирает необходимое значение из поля «Территориальные условия»:

• Районы Крайнего Севера;
• местность, приравненная к районам Крайнего Севера;
• работа в зоне отчуждения;
• прочее.

Шаг #5 – Информация о командировке

Во вкладе «Дополнительно» документа «Командировка» бухгалтер указывает:

• город, в который был направлен сотрудник;
• наименование организации (если работник выполнял должностные функции в иногороднем филиале, то в данном поле необходимо указать наименование организации-работодателя);
• финансирование;
• дату и номер приказа;
• количество дней в пути;
• цель командировки (заключение договора, встреча с деловыми партнерами, т.п.).

После заполнения необходимых сведений бухгалтер может распечатать приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение.

Шаг #6 – Выплата командировочных

Порядок непосредственного возмещения командировочных расходов работнику зависит от того, когда производится выплата – в межрасчетный период или в период выплаты зарплаты (аванса).

В первом случае бухгалтер заходит в документ «Командировка»,  после чего нажимает кнопку «Выплатить». На экране появится форма «Выплата начисленной зарплаты», в которой отражена информация о командировочных расходах к возмещению. После этого выбирает вид выплаты (Ведомость в кассу/Ведомость в банк), после чего нажимает «Провести и закрыть». С этого момента ведомость считается проведенной.

Еще один способ возмещения командировочных расходов в межрасчетный период – создание новой «Ведомости на выплату зарплаты». В новой ведомости бухгалтер выбирает поле «Выплачивать», после чего нажимает кнопку «Командировки». При заполнении документа-основания («Командировка») расчет расходов к возмещению будет произведен автоматически.

Если возмещение командировочных расходов производится одновременно с выплатой зарплаты (аванса), то в документе «Командировка» (вкладка «Главное») необходимо выбрать «С зарплатой» / «С авансом». При расчете зарплаты в общую ведомость будут включены командировочные расходы сотрудника.

Читайте также статью ⇒ «Увольнение сотрудника в 1С ЗУП: инструкция«.