Восстановление кадрового учета

Иногда в мелких компаниях кадровый учет может вестись не должным образом. Это может быть связано, например, с отсутствием в штате кадрового специалиста. В этом случае в определенный момент может потребоваться восстановление кадрового учета. Как это сделать подробно рассмотрим в статье.

Восстановление кадрового учета

Необходимость в восстановлении кадрового учета возникает, как правило, в мелких компаниях, которые изначально не придавали данному вопросу должного внимания. Однако, с ростом компании требуется приведение всех документов в порядок, включая и кадровую документацию.

Первое, что потребуется сделать это определить перечень документов (из тех, которые обязаны быть в организации в отделе кадров) в компании есть, а каких нет. В данный перечень входят документы, которые:

• должны быть в каровой работе обязательно;
• при определенных обстоятельствах должны быть обязательно;
• являются необязательными.

Нужно будет составить список документов, которых в организации нет и которые потребуется вновь разработать для восстановления учета.

Определение ответственных лиц

Далее потребуется определить ответственных за документы лиц. Для восстановления кадрового учета потребуется определить, кто в организации и каким образом отвечает за документы.Отдельно следует определить кто является ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Этому сотруднику потребуется вносить в книжки все необходимые записи, которые не были внесены своевременно, а при необходимости и исправления. На данного сотрудника в компании должен быть издан приказ, которым назначена ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых.

Также потребуется определиться с тем, кто будет участвовать в составлении документов, процессе их утверждения, а также кто вправе подписывать документы.

Проверка локальных нормативных актов компании

Для восстановления в компании кадрового учета проверить потребуется следующие локальные акты:

1. Штатное расписание. Если при проверке выяснится, что штатного расписания в компании нет, то его потребуется составить и утвердить. Если расписание в компании есть, но оно устарело, то потребуется составить новое. При его составлении нельзя допускать нарушения, так как последующие кадровые документы, как правило, составляются в соответствии со штаткой.
2. Правила внутреннего трудового распорядка (Правила). Далее следует проверить не только Правила, но и имеющиеся в компании иные локальные акты. При проверке выясняется соответствует ли их содержание законодательству, учредительным документам, коллективному договору (другим документам), а также действительности. Все несоответствия нормам сообщаются руководству, после чего вносят изменения.

Проверка правильности принятия на работу сотрудников

Первым делом следует проверить правильно ли оформлен руководитель компании. Если он вовсе не оформлен, то это необходимо сделать, так как он является первым работником компании. Из оформляемых документов должно быть понятно с какой даты директор трудится в компании.

После этого проводится проверка оформления работников. До непосредственного подписания трудовых соглашений работники должны быть ознакомлены с локальными документами компании. Если это в компании не проводилось, то необходимо под подпись ознакомить работников.

Затем проводится проверка трудовых договоров. При проверке следует учитывать следующее:

• трудовой договор должен быть заключен абсолютно с каждым работником;
• условия трудового соглашения должны соответствовать действующему законодательству;
• условия трудового договора должны соответствовать реальности.

Для удобства лучше разработать бланк трудового договора и согласовать его с руководителем. После этого с каждым из работников следует заключить трудовой договор, если раньше их не было.

Важно! При заключении трудового договора следует указывать настоящую дату, а не прошлую, так как оформление отношений происходит в реальном времени.

Трудовые договора также следует проверить на соответствие законодательству. Иногда в договорах не указываются некоторые обязательные условия, которые должны в них быть согласно 57 статье ТК РФ. Также проверить необходимо соответствуют ли условия договора локальным актам компании и реальности. Например, размер зарплаты работника и даты выплаты зарплаты. Если нарушения договорах выявлены, то потребуется их устранить, например, путем составления допсоглашений.

Проверка приказов о приеме на работу

Форму приказа, которым работника принимают на работу работодатель может утвердить самостоятельно. При этом за основу можно взять формы Т-1 и Т-1а. Издан приказ должен быть на каждого работника. Его содержание должно соответствовать условия трудового соглашения. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Также необходимо проверить заведены ли по каждому работнику личные карточки и правильно ли они заполнены.

Проверка трудовых книжек

При проверке трудовых потребуется выяснить:

• на каждого ли сотрудника есть трудовая книжка;
• правильность заполнения трудовой;
• ведется ли Книга учета движения трудовых книжек.

При необходимости работникам заводятся трудовые книжки, вносятся записи и устраняются неверные записи.

Проверка правильности оформления совмещений, перемещений и отстранений

При оформлении совмещения работодатели могут допустить следующие ошибки:

• отсутствие документально оформление;
• поручение дополнительной работы без согласия работника;
• оформление совместительства вместо совмещения;
• иные ошибки.

После проверки на наличие ошибок, их потребуется устранить.

При оформлении переводов возможны следующие ошибки:

• нет письменного согласия работника;
• отсутствует приказ о переводе;
• приказ есть, но работник с ним не ознакомлен;
• нет записи в трудовой книжке.

Если при проверке ошибки были обнаружены, то их потребуется устранить.

Если при проверке трудовых соглашений будут выявлены перемещения сотрудников, то потребуется проверить указано ли подразделение, к которое работник принят. Также следует иметь ввиду, что при перемещении любые условия трудового договора остаются без изменения, если же они имеются, то это уже перевод и от работника потребуется получить согласие.

Каждый вид увольнения имеет определенный порядок увольнения. При проверке следует выяснить по каждому увольнению наличие всех документов, например, приказ об увольнении. Однако, даже если его нет, задним числом составить его уже не получится, но о нарушениях нужно будет сообщить руководителю. По увольнениям также проверяется выдача трудовых книжек и расчет. Если при проверке обнаружатся трудовые уже уволенных сотрудников, то потребуется составить этим сотрудникам уведомление о необходимости явиться за трудовой. Эти уведомления направляются работникам по почте (Читайте также статью ⇒ Список обязательных кадровых документов на предприятии).

Важно! Если расчет при увольнении с работником произведен не в полном объеме, то таких работников потребуется вызвать для расчета.

Проверка документов, устанавливающих рабочее время

Для проверки потребуется собрать документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время. К ним относят: коллективные и трудовые договора, допсоглашения, график работы, правила трудового распорядка и иные документы. В этих документах частыми являются следующие ошибки:

• противоречия между документами;
• ни одним документом не определен режим рабочего времени;
• документы, которыми установлено рабочее время составлены неправильно.

Важно! Проверить также потребует наличие табеля учета рабочего времени. Если нет, то его следует завести. Если он есть, то проверка рабочего времени проводится по каждому сотруднику.

Если в компании было введено неполное рабочее время, то следует проверить правильность оформления соответствующих документов, а также наличие оснований для этого. Проверяется также правильность привлечения работников к ночной и сверхурочной работе, работе в выходные и праздничные дни. Имеются ли согласия работников и оформлялись ли соответствующие приказы.