Уничтожение документов с истекшим сроком хранения в 2024 году

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения — процедура, выполняемая по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете, какие документы нужно оформить по указанному случаю, зачем нужна экспертная комиссия, как лучше всего избавиться от бумаг.

Уничтожение документов — это необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не содержат информации, необходимой для использования. По умолчанию, уничтоженные документы восстановить невозможно. Необратимость этой процедуры требует особо ответственного отношения к выбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре. Закон разрешает уничтожение только тех документов, срок хранения которых истек.

Накопились документы: как ими управлять, чтобы не нарушать закон

Даже в обычной квартире можно найти различные виды, казалось бы, совершенно ненужных бумажек (например, счета на оплату или копии личных документов). А в компаниях и учреждениях стопки бумаг формируются в несравнимо больших объемах (административные, корпоративные, бухгалтерские, кадровые…).

Обычный гражданин без проблем может избавиться от ненужных документов: провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. В этом случае не потребуется никаких специальных процедур — даже если что-то ценное будет случайно уничтожено, наказания за это не будет. Придется потратить время и деньги на восстановление утерянного документа, и возможно, заплатить штраф — например, за порчу паспорта. Но выброс удостоверения личности сложно себе представить.

К уничтожению документов, сформированных в ходе деятельности различных компаний, предъявляются самые разные требования. Избавиться от приказов, инструкций, кадровых и первичных учетных документов, а также многих других бумаг без соблюдения специальной процедуры не удастся. Кроме того, документы могут быть уничтожены только по истечении установленного законом срока хранения, до окончания которого бумажки должны бережно храниться в архиве в папках и коробках (и даже к папкам и скрепкам в таком случае имеются требования законодателя).

Важно! Обязанность хранить архивные документы (в том числе кадровые) возлагается на государственные органы, органы местного самоуправления, юридические лица и граждан, осуществляющие коммерческую деятельность, согласно п. 1 ст. 17 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности.

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись актом

Для любого документа (не важно, административного, бухгалтерского или личного) существует единый порядок уничтожения. Это выглядит следующим образом:

1. Необходимо проверить, не истек ли срок хранения документов, а также выявить наличие документов, утративших практическое значение.
2. Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу стоимости документов (указать в протоколе заседания ЭК).
3. Составляется акт об уничтожении документов, утверждается руководителем предприятия.
4. Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Здесь одного акта мало, и самостоятельно избавиться от документов не получится. В этом случае нельзя недооценивать роль экспертной комиссии. Например, если в ходе проверки выясняется, что в одном случае документы с истекшим сроком хранения архивируются одновременно с документами с постоянным или длительным сроком хранения, этот набор документов необходимо будет расширить и разъединить. Документы, не подлежащие уничтожению к определенному сроку, оформляются отдельными файлами.

Или другой пример: если проверка документов постоянного хранения выявила наличие двух оригиналов, копий или их дубликатов (т. е. дублированной информации), тогда оригиналы подлежат дальнейшему хранению, а остальные документы уничтожаются. Все это решает экспертная комиссия. В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. Для выброса можно выбрать документы, большинство из которых недоступны для чтения и не подлежат восстановлению. Если текст можно восстановить, поврежденный документ не уничтожается, а позже восстанавливается или копируется.

Рекомендуемый состав комиссии:

• представитель начальника;
• бухгалтер;
• юрист;
• архивариус;
• секретарь (кадровик);
• один из сотрудников.

Лица, входящие в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Состав можно менять каждый год, а можно утверждать экспертов раз и навсегда.

Результаты экспертизы документов должны быть отражены в протоколе ЭК, форма которого не регулируется законодательством. А при составлении акта об уничтожении документов лучше воспользоваться формой, приведенной в Приложении № 4 Основных правил архивов организаций, утвержденных решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт об уничтожении документов

Пока документы с истекшим сроком хранения не будут уничтожены, лицам, ответственным за их удаление, придется много работать. Сначала отобранные документы необходимо отсортировать и описать — для этого формируется акт «Об отборе к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не обязательно описывать каждый случай — достаточно указать общее количество бумаг и сроки оформления документов. Например, в акте об административно-хозяйственной деятельности достаточно указать следующую информацию:

Помимо заполнения табличной части акта, необходимо указать другую важную информацию:

• общие данные об уничтожаемых единицах хранения с указанием времени хранения файлов;
• отметка о согласовании информации, содержащейся в акте, с экспертной комиссией.

Акт утверждается руководителем компании. Особое место в нем отведено дате составления — это свойство заслуживает особого внимания. Об этом и поговорим дальше.

Как не запутаться с датой акта

Чтобы не нарушать требования законодательства и случайно не удалить документы, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно рассчитать эти сроки. При этом учтите следующее. Перед уничтожением ящиков с датой регистрации в 2010 г. и с более поздними сроками хранения документы должны быть сверены с перечнем, утвержденным Постановлением Росархива № 236 от 20.12.2019 г или приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. 558.

Документы, созданные до 2009 года (включительно), могут быть уничтожены только в случае истечения срока хранения, указанного в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. При указании даты уничтожения документов следует помнить, что в акт об уничтожении разрешается включать те документы, срок хранения которых истек к первому января года, в котором был составлен акт. Например, дело 2015 года с пятилетним сроком хранения может быть включено в акт не ранее 2021 года.

Когда составлять акт, если неизвестны сроки хранения документов

В процессе хозяйственной деятельности организация может располагать документами, не включенными в законодательно определенные списки. Рано или поздно встает вопрос и об их уничтожении. В любом случае, перед оформлением акта уничтожения необходимо указать срок хранения этих документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил архивов организаций, для определения сроков хранения документов, не предусмотренных в списках, ЭК организации вправе обратиться к специалистам архивного института с запросом.

Только после определения срока хранения можно решить дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжить хранение).

Нюансы составления акта об уничтожении бухгалтерских документов

Отдельно стоит остановиться на особенностях уничтожения бухгалтерских документов. Несмотря на то, что сроки их хранения также установлены списком 2010 г., и они и подлежат общему порядку архивирования и уничтожения документов в соответствии с Законом No. 125-ФЗ, есть еще многочисленные нормативные документы и требования, которые необходимо учитывать.

Поэтому в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан хранить данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в течение 4 лет. И ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. 402-ФЗ устанавливает 5-летний срок хранения первичных бухгалтерских документов, бухгалтерских записей, учетной политики и других документов, касающихся организации бухгалтерского учета.

То есть, если регистр бухгалтерского учета, справка или другой документ так или иначе относится к разряду бухгалтерского учета, до истечения 5-летнего срока невозможно составить акт уничтожения. В этом случае ответственность за незаконное уничтожение будет возложена на руководителя компании.

Однако это еще не все. Вышеупомянутое относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых на протяжении всего периода их существования была сбалансированной. Если же убыток получен и перенесен на последующие периоды, запрещается уничтожать все документы, подтверждающие размер такого убытка в течение всего периода передачи (ст. 283 Налогового кодекса РФ).

После всех предусмотренных законом сроков хранения акт об уничтожении составляется в обычном порядке.

Налоговый кодекс Российской Федерации регулирует все вопросы, связанные с ценными бумагами, относящимися к налоговой декларации. Порядок архивирования и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете № 129 от 21 ноября 1996 г. Список № 41, действующий с советских времен (утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г и опубликован Росархивом 6 октября 2000 г.), содержит перечень сроков хранения различных видов документации.

Документы, оформленные после 2010 г., необходимо хранить в течение срока, указанного в приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. 558. Соответствующие формы актов указаны в Положении о работе архивных отделов.

Важно! Категорически запрещается использование «осужденных» на уничтожение документов по нецелевому назначению, например, в качестве черновиков и т.д.

Составлен акт: как избавиться от бумаг

Закон не определяет конкретных процедур уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют никакой ценности для компании и, по сути, являются макулатурой, избавиться от них можно любым способом. Например, вы можете:

• отправить документы для обработки (утилизации) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужной бумаги с помощью шредера;
• сжечь (однако этот вариант может вызвать проблемы с пожарными).

Подготовка к уничтожению:

• изъятие соответствующих документов с места их хранения;
• освобождение бумаги от скоб, швов и других видов соединений;
• упаковка для транспортировки к месту уничтожения (также может быть произведена на территории самой компании).

Первый способ может обернуться для компании значительными материальными затратами на оплату услуг по утилизации, и для передачи документов необходимо будет оформить акт приема-передачи или счет-фактуру с указанием количества ящиков и их веса. Для обеспечения конфиденциальности вам нужно будет отправить вашего сотрудника в специальную организацию для проверки процедуры измельчения документов. Во всех остальных случаях без дополнительных документов не обойтись — об этом мы поговорим в следующем разделе.

Примечание! Рекомендуется подождать некоторое время после истечения официального срока хранения документов, чтобы избежать непредвиденных ситуаций, когда такие документы могут потребоваться.

Оформляем факт уничтожения документов

Закон «О выделении на уничтожение документов, не подлежащих хранению» — не единственный документ, который необходимо оформить в такой ситуации. Другой документ (обычно также именуемый актом) составляется для подтверждения самого факта уничтожения документов, утративших практическое значение и устаревших. Стандартной формы для этого акта нет, поэтому он оформляется в любой форме. В этом случае важно указать в нем всю необходимую информацию. Чтобы впоследствии не иметь претензий по данному документу, в нем необходимо отразить:

• название документа и наименование компании, от имени которой он составлен;
• дату регистрации акта;
• описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
• подписи с транскрипцией имен ответственных лиц.

Документы, уничтоженные раньше срока: можно ли наказать начальника?

Если акт о назначении документов на уничтожение составлен правильно (с соблюдением всей процедуры организации и проведения экспертизы документов и оформления результатов работы ЭК), руководитель все равно может нести ответственность, если документы были уничтожены досрочно.

Важно! Согласно ст. 15.11 КоАП РФ, за серьезное нарушение сроков хранения бухгалтерских документов возможен штраф от пяти до десяти тысяч рублей.

Юридическое лицо должно назначить ответственных сотрудников, в функции которых будет входить постоянный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел.

Как составить акт, если требуется уничтожение документов в электронном виде

В п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ оговаривается, что документы и средства, хранящиеся на электронных носителях, а также те, которые подписаны ЭЦП, должны храниться не менее 5 лет, начиная с года, в котором они использовались в последний раз.

Если ЭК определяет, что электронные документы не имеют практического значения и (или) срок их хранения истекает, информация должна быть уничтожена вместе с носителем. В этом случае можно использовать те же методы уничтожения бумажных документов (измельчение, сжигание). Кроме того, могут применяться специальные методы: удаление или перезапись файлов (абзац 2 раздела 9.9 ГОСТ 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 03.12.2007 № 28-ст).

Специальной процедуры (даже для составления акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо соблюдать общую процедуру, описанную выше для бумажных документов. При этом не следует забывать следующее:

• запрещается избавляться от ненужных файлов и документов без согласования и без составления акта;
• вы не можете уничтожить документы, связанные с судебным разбирательством (в процессе разбирательств или в ближайшее время);
• требование конфиденциальности информации, содержащейся в уничтоженных документах и ​​их копиях, нельзя игнорировать;
• все копии документов (включая личные и резервные копии) должны быть удалены, если такие дубликаты могут быть уничтожены.

Какие документы лучше продолжать хранить

Бывают обстоятельства, при которых не стоит избавляться от документов, даже с истекшим сроком. Такие документы стоит сохранить любой ценой:

• документы, по которым процесс чего-либо еще выполняется или планируется;
• финансовые документы, если в компании зафиксирован убыток: срок их хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.