Порядок удержаний излишне выплаченной заработной платы: проводки

В статье расскажем про удержание излишне выплаченной заработной платы, рассмотрим порядок, виды и примеры расчета.

Из заработной платы работника можно удержать:

• отпускные за неотработанные дни отпуска;
• взятые авансы в счет зарплаты, которые еще не отработаны
• подотчетные суммы, которые не были потрачены и не возвращены;
• выплаты при невыполнении норм труда
• суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки.

Порядок удержания зарплаты

Для того, чтобы удержать излишнюю заработную плату, необходимо:

• во первых, выяснить причину, по которой это произошло. Ошибка может быть счетная, по причинам таким как выплатили одну и ту же сумму дважды, или неверный коэффициент, сбой в программе, если она не счетная, то удержание возможно только на основании заявления работника. Читайте также статью: → «Особенности учета и виды удержаний из заработной платы».
• Сначала письменно уведомите работника о том, что из-за счетной ошибки за ним числится задолженность, укажите ее сумму и срок для погашения. Его вы устанавливаете сами, например, до следующей выплаты зарплаты либо аванса. Если работник не погасит долг в этот срок, издайте приказ об удержании и ознакомьте с ним работника под роспись. Его необходимо сделать не позже чем через месяц после даты окончания, когда должен был произойти возврат.

Работник должен написать на приказе, что согласен с суммой и основанием удержания.

Если он не соглашается, взыскать с него деньги можно только через суд .Максимальный размер, который можно удержать с сотрудника не больше двадцати процентов от его з/п . Если ваша сумма больше, то это растянется на несколько выплат.

Возврат излишне выплаченной заработной платы в бухучете

В  бухгалтерском учете заработная плата учитывается на 70 счете. Читайте также статью: → «Счет 70: расчеты с персоналом по оплате труда. Проводки, пример». Наиболее оптимальным способом возврата специалисты считают списание сторнированной суммы на счет 73 (Д/т 73 К/т 70), а уже с него производят удержание.

Следует помнить, что удерживать из зарплаты сотрудника по инициативе работодателя можно не более 20% (ст. 138 ТК РФ). Исключением является только желание работника, либо письменно подтверждающего удержание суммы в полном объеме (если она выше 20% заработка), либо собственноручно внесшего переплату в кассу компании.

Пример расчета удержаний

Рассмотрим на примере, как удержать излишне выплаченную зарплату. В сентябре бухгалтером фирмы, работающей на общей системе налогообложения, была вычислена в расчете зарплаты за август счетная ошибка: повару Петрову А.М.сверх полагающейся заработной платы выплачено и начислено десять тысяч рублей.

• Оклад Петрова35 000 руб. в месяц. Отчисления происходят по общим тарифам плюс страховые взносы в размере 0.2%. Выплата зарплаты осуществляется в конце месяца.
• Удержать можем  не более 20% с начисленной зарплаты, поэтому размер составит 2450 руб. (350000 – 35000 * 0,13) * 20/100 = 2450 руб.
• Поскольку в сумму переплаты входит НДФЛ (который следует вернуть), то излишне выплаченная заработная плата будет составлять 8700 руб. (10000 – 10000 руб. × 0,13).

Возврат в кассу излишне выплаченной зарплаты: возврат в кассу возможен по согласованию с работником, если получал он денежные средства тоже из кассы. Возьмем с него заявление, составим приходный кассовый ордер и внесем средства.

Если осуществить удержание невозможно

Случается, что вернуть ошибочно выплаченную зарплату невозможно. Например, сотрудник уволился и уехал. В подобных случаях сумму переплаты взыскать нереально, и она признается безнадежной дебиторской задолженностью. Сумму долга списывают за счет средств резерва по сомнительным долгам (при его наличии) либо, если резерв не создан, относят на убыток, включив ее в состав прочих затрат.

В учете списание долга по зарплате отражается проводками:

• Д/т 76 К/т 73 – списана излишне выплаченная зарплата;
• Д/т 91-2 К/т 76 – списан долг по зарплате, нереальный ко взысканию

Например, работник не дал согласия на удержание или при его увольнении 20% «увольнительных» выплат не хватило для погашения всего долга. Тогда взыскать с работника зарплату и приравненные к ней платежи в судебном порядке можно лишь в трех случаях:

• была допущена счетная ошибка;
• имели место недобросовестные действия работника;
• суд признает вину работника в невыполнении норм труда или простое (если с работника взыскиваются излишние выплаты за простой и недоработку).

При отсутствии подобных обстоятельств суды в большинстве своем отказывают работодателям во взыскании с работников излишних выплат

Как взыскать излишне выплаченную зарплату, если сотрудник уволен

Для этого необходимо, как и в случае, когда сотрудник продолжает работать в учреждении, составить акт и уведомление, в котором также потребовать вернуть излишне выплаченную сумму заработной платы в добровольном порядке, но дописать, что если работник этого не сделает, то учреждение обратится в суд.

Учреждение имеет право обратиться в суд. Таким образом, если работодатель выплатил сотруднику заработную плату в большем размере из-за счетной ошибки, на основании гражданского законодательства он имеет право потребовать вернуть эту сумму даже в том случае, если сотрудник уволился.

Пакет документов для обращения в суд

При обращении в суд работодателю необходимо подготовить:

• трудовой договор с бывшим сотрудником;
• документы по расчету и выплате заработной платы;
• акт комиссии о выявленной счетной ошибке;
• уведомление, которое было направлено сотруднику, с предложением добровольно вернуть излишне выплаченную ему заработную плату..

В настоящее время перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

Кроме того, материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовыми договорами, заключаемыми с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером. Читайте также статью: → «Удержание по исполнительному листу из заработной платы: образец».

Можно ли взыскать излишек с бухгалтера из-за его ошибки

Если ошибка в выплате произошла по вине бухгалтера, его можно призвать к ответственности по скольку он материально-ответственное лицо. Но все мы люди и все-таки по человечески можно договориться с работником, который получил деньги, чтобы он добровольно внес переплату либо удерживать частями, опять таки с его согласия

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Какие документы необходимо истребовать с сотрудника для погашения долга по излишне выплаченной заработной плате?

Необходимо письменное согласие с указанием сроков возврата

Вопрос №2. При увольнении мне перечислили больше денежных средств, могу ли я их не возвращать?

Лучше вернуть их добровольно, иначе работодатель в праве подать на вас в суд