По законодательству Российской Федерации ни одна организация не имеет права вести трудовой учёт сотрудников без учёта трудовых книжек. В статье расскажем про учет трудовых книжек в бухгалтерском учете + проводки, рассмотрим документы, необходимые для учёта и правила их ведения, изучим ответственности за нарушения.
Обязателен ли учёт трудовых книжек в бухгалтерском учёте?
Согласно ст. 65 ТК РФ среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка. По ряду причин у работника может отсутствовать трудовая книжка, в связи с чем, работодатель доложен действовать в соответствии с трудовым законодательством:
| Причина отсутствия трудовой книжки | Действия работодателя |
| Работник заключает трудовой договор впервые | Работодатель оформляет трудовую книжку |
Трудовая книжка утрачена:
|
По заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. |
Работодатель обязан оформлять трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней. Читайте также статью: → «Как заполнить трудовую книжку?».
Варианты учёта трудовых книжек
Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.
После оформления трудовой книжки работнику к учёту принимается уже задолженность работника перед работодателем, равная стоимости бланка трудовой книжки.
В письме Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2017 г. № 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:
- операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;
- взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.
|
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
|
Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек
Трудовые книжки приняты в качестве бланка строгой отчётности:
| Дебет | Кредит | Пояснение |
| 006 | Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности | |
| 91 | 60 | Стоимость трудовых книжек принята в качестве расходов |
| 19 | 60 | Отражён НДС |
| 006 | Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам | |
| 73 | 91 | Возмещение стоимости трудовой книжки сотрудниками при увольнении и получении трудовой книжки на руки |
| 91 | 68 | Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек |
| 50 | 73 | Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек |
Трудовые книжки приняты в качестве активов:
| Дебет | Кредит | Пояснение |
| 10(41) | 60 | Трудовые книжки приняты в качестве материально-производственных запасов |
| 19 | 60 | Отражён НДС |
| 006 | Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности | |
| 91(90) | 10(41) | Стоимость оформленных трудовых книжек принята в качестве расходов |
| 91(90) | 68 | Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек |
| 006 | Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам | |
| 73 | 91(90) | Возмещение стоимости трудовых книжек, выданных сотрудникам при увольнении, учтено в доходах |
| 50 | 73 | Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек |
Документы, используемые для учёта трудовых книжек
В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) с целью учёта трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей в обязательном порядке ведутся:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Читайте также статью: → «Книга учета трудовых книжек».
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
Требования, предъявляемые к ведению документов, используемых для учёта трудовых книжек
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (п. 41) регламентируют порядок ведения документации:
| Наименование книги | Особенности ведения |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | Книга ведётся бухгалтерией организации.
Вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников.
Регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. |
Ответственность за нарушения в учёте трудовых книжек
Ответственность за нарушение в учёте трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ)):
| Лицо, нарушившее законодательство | Размер административного штрафа (руб.) |
| Правонарушение выявлено впервые | |
| Должностное лицо | 1 000 – 5 000 |
| Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) | 5 000 – 10 000 |
| Индивидуальный предприниматель | 1 000 – 5 000 |
| Юридическое лицо | 30 000 – 50 000 |
| Правонарушение выявлено повторно | |
| Должностное лицо | 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-3 года |
| Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) | 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-2 года |
| Индивидуальный предприниматель | 10 000 – 20 000 |
| Юридическое лицо | 50 000 – 70 000 |
В случае похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности в действие вступает ст. 235 УК РФ, где возможно применение следующих санкций:
- штраф в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
- обязательные работы на срок до 360 часов;
- исправительные работы на срок до одного года;
- арест на срок до трех месяцев. Читайте также статью: → «Пошаговая инструкция по опломбированию журнала учета трудовых книжек».
Рубрика «Вопросы и ответы»
Вопрос №1. При трудоустройстве на работу работодатель попросил меня принести чистую трудовую книжку, купленную в книжном магазине или киоске. Законно ли это?
Законодательство вменяет в обязанность работодателям обеспечение трудовыми книжками вновь принятых сотрудников (если по каким-то причинам трудовая книжка отсутствует). Единственный момент – при увольнении Вам придётся возместить стоимость трудовой книжки, о чём работодателем будет совершена соответствующая бухгалтерская проводка.
Вопрос №2. Наша, вновь созданная компания, планирует вести набор сотрудников с соответствующим оформлением в соответствии с трудовым законодательством. Подскажите, пожалуйста, как обеспечить сохранность трудовых книжек?
Трудовые книжки относятся к официальным документам строгой отчётности, хранение которых должно производиться в шкафах или сейфах, исключающих утрату или порчу.
Загрузка...