Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.
Для чего нужен журнал приказов
Количество внутренних приказов, издаваемых крупной компанией, как правило, является очень высоким. Ежедневно специалисты кадрового учета издают приказы распорядительного и информационного характера, а также касающиеся основной деятельности и личного состава предприятия. Ввиду этого, организация качественного и упорядоченного документооборота зачастую является непростой задаче. На помощь кадровикам приходят «регистраторы», обобщающие и структурирующие информацию документацию. Один из таких регистрационных документов является Журнал учета приказов. Читайте также статью: → «Журнал регистрации приказов (скачать образец)».
Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:
- информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;
- Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).
Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.
Обязательно ли вести Журнал
Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.
Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.
Законодательная база для учета документации
Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.
| № п/п | Нормативный акт | Описание |
| 1 | Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10 | Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения. |
| 2 | Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000 | Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации. |
| 3 | ГОСТ Р 6.30-2003 | Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота. |
Организация учета приказов
Журнал учета приказов организации ведется в соответствии правилам, утвержденным внутренними нормативными актами (например, Порядок ведения внутреннего документооборота), а также согласно положениями и инструкциям, приведенных в законодательных документах. Читайте также статью: → «Журнал регистрации приказов по основной деятельности (скачать образец)».
Как нумеровать приказы в журнале
Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:
- Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
- Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
- Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.
Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации. К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.
Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).
Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.
Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:
- сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
- индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).
Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:
- 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист. Приказ пронумерован 14-ЛС.
- 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
- 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.
Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:
- номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
- приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу — ПрР, увольнение — Ув, переводу на другую должность — Пер).
В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:
- 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
- 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
- 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).
Как оформить Журнал учета приказов
В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года. В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.
Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:
- наименования предприятия;
- названия документа;
- даты начала и окончания ведения Журнала;
- ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.
По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.
Порядок внесения данных в Журнал приказов
Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:
- Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
- Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
- Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
- Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
- Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
- Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).
Образец журнала учета приказов
В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:
- 08.17 – о создании новой линейки продукции;
- 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;
- 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.
Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком. Журнал приказов оформлен следующим образом:
| № п/п | Дата документа | Номер документа | Содержание документа | Ответственные за исполнение | К ознакомлению |
| 48 | 03.08.17 | 84-ОД | О выпуске новой линейки продукции | Начальник производственного отдела Лубяной Н.С. | Сотрудники производственного отдела и департамента продаж |
| 49 | 12.08.17 | 85-ЛС | О внесении изменений в штатное расписание | Начальник департамента кадрового учета Кукушкина Г.Д. | Все сотрудники |
| 50 | 22.08.17 | 86-АХД | Об организационных работах, связанных с переездом в новый офис. | Начальник хозяйственного отдела Поленов В.Д. | Сотрудники хозяйственного отдела |
Ответственные лица за исполнение
В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.
Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.
Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов
Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.
Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.
Как описано выше, решение об использовании Журнала с целью оптимизации документооборота, принимается конкретной компанией отдельно в зависимости от ситуации и необходимости. В случае, если предприятие приняло решение о необходимости ведения Журнала регистрации приказов, то порядок внесения информации в Журнал должен быть обязательно закреплен во внутреннем акте (Например, в Порядке кадрового учета). Читайте также статью: → «Форма ИНВ-23: Журнал учета контроля за выполнением приказов по инвентаризации».
Ошибка №2. ИП ведет Журнал в обязательном порядке.
Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.
Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.
Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа. Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.
Рубрика «Вопрос – ответ»
Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?
Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.
Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?
Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным. Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок. В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).
Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?
Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.
Загрузка...