Учет аренды имущества работников и других физических лиц

В наше время сложно представить компанию или ИП, которые обходятся в своей деятельности без использования хотя бы минимального количества имущественных ресурсов. Стандартное имущество, без которого в настоящее время практически невозможно, например, компьютер, автомобиль, телефон и тд.

Такие списки  бывают разные используемого в зависимости от масштабов и специфики бизнеса. При этом не все компании могут себе позволить купить все в собственность, а многие и не видят смысла.

Конечно же, гораздо удобнее воспользоваться чужим имуществом, взять например в аренду. Если же арендодатель — юр. лицо или предприниматель, то уже со сложностями оформления договора и учета расходов не возникает.

А если же арендодателем выступает в роли ваш сотрудник или другое физ. лицо, необходимо быть готовым к нюансам в оформлении сделки, и учета.

Читайте также статью ⇒ Ведение учета в розничном магазине.

Документальное оформление аренды

Если вы арендуете имущество у физ. лица, то порядок документов оформления для сделки, а так же налогообложения по ней не зависит от того является это физическое лицо сотрудником или нет. Аренда имущества оформляется с помощью договора, согласно по которому арендодатель который обязан предоставить арендатору имущество за оплату  во временном владении и пользования.

При составлении договора на аренду, нужно учитывать особенности:

• Форма договора – письменный договор, т.к одна из сторон является ИП;
• Срок аренды – Срок устанавливается по соглашению сторон. Если срок аренды отсутствует, то договор в таком случаи считается заключенным на неопределенный срок.
• Объект аренды — обязательно нужно установить это в договоре, прописать все характеристики, например если это автомобиль, то необходимо указать: марку, модель, год выпуска и тд.;
• Арендная плата — размер, и порядок оплаты арендных платежей прописаны в договоре оп соглашению сторон.  Арендный размер платы, может меняться только один раз в год;
• Обязанности сторон – определяются договором ремонт имущества, осуществляет арендодатель, а текущий ремонт арендатор;
• Аренда авто – нужно прописывать в договоре характер аренды : с экипажем или же без экипажа;

 НДФЛ  с доходов  физ. лица  от сдачи имущества в аренду

Доход от физ. лица от сдачи в аренду имущества облагается НДФЛ по ставке 13%  для резидентов или 30 % для нерезидентов не зависит от того, состоит арендодатель в рабочих отношениях с арендатором или нет.

Поэтому именно арендатор должен перечислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с арендой платы при ее фактической выплате физическому лицу.

Кроме этого, компания-арендатор обязана предоставить в налоговую инспекцию по итогам года сведения по форме 2 НДФЛ в отношении дохода арендодателя.

Страховые взносы  с арендной платы

Арендная плата не облагается страховыми взносами на любое страхование,  человеку, который выплачивает по договору аренды имущества.

Но если вы заключили с физическим лицом договор аренды транспорта с экипажем, то кроме арендной платы  должна быть оплата физическому лицу за услуги по управлению. Вторая составляющая уплаты за услуги с точки зрения относиться к выплате физ. лицу по договору гражданско-правового характера это является оказание услуг.

Поэтому с суммы оплаты физическому лицу за услуги по управлению транспортом и технической эксплуатации компании должна начислять страховые взносы в ФСС, ФОМС, ПФР.

Налог на прибыль

Компания, которая применяет общую систему налогообложения, имеет полное право учесть арендные платежи за арендуемое имущество в составе разных расходов, связанных с производством и реализацией.

При всем при этом расходы должны быть экономичными и обоснованны и подтверждены документально. Для подтверждения расходов достаточно договора аренды и акт приема- передачи, то есть составлять ежемесячные акты, об услугах не требуется, если же их составление не предусмотрено в договоре.

И кроме того арендную плату арендатор может уменьшать налогооблагаемую базу на расходы по ремонту имущества, если обязанность по ремонту возложена на него по договору.

Плательщики Упрощенной Системы налогообложения могут учитывать расходы арендные платежи за пользование имуществом.  При этом учет таких расходов, будет дата выплаты арендной платы за истекающий период.

Читайте также статью ⇒ Особенности налогообложения и бухучета на среднем предприятии.

Что выгоднее компенсация или аренда

Что же выгоднее компенсация за  использование личного транспорта или же аренда транспорта.

То есть если сумма компенсации, за использование транспорта выплачиваемая сотруднику, значительно превысила нормы (которые были установлены)  в налоговые расходы, то работодателю выгодно заключать с сотрудником договор на аренду транспорта, т.к. аренда не подлежит нормированию.

Самое важное отличие: компенсация за использование транспорта выплачивается работнику с учетом отработанных дней, а арендная плата не зависит от того, сколько дней отработал рабочий.

Учет по бухгалтерии

Если в случаи, когда арендованное имущество используется в производстве или продажи продукции, товаров, работ, услуг, платежи для бухгалтерского учета признают расходами по обычным видом деятельности.

А если Имущество не предназначено для производства и продажи товаров и т.д. то арендную плату включают в состав прочих расходов.