Трудовая книжка в электронном виде — когда можно будет оформить

Совсем скоро, с начала 2024 года, организации смогут вести трудовые книжки работников в электронном виде. Поскольку такое нововведение обещает значительно упростить кадровый документооборот, владельцы бизнеса часто интересуются, какие новые возможности предоставит трудовая книжка в электронном виде работодателям и сотрудникам, и на какой стадии находится разработка соответствующего законодательства.

Какими преимуществами обладает трудовая книжка в электронном виде

Предполагается, что электронное оформление и ведение трудовых книжек упростит и ускорит кадровый документооборот и позволит не потерять сведения, важные для исчисления пенсии в будущем. Рассмотрим основные преимущества электронной трудовой книжки от бумажной ее версии:

1. Исключается возможность порчи, подделки, утраты трудовой книжки.
2. Хранение сведений о трудовой деятельности обеспечивается специализированной базой данных, надежно защищенной от несанкционированных проникновений.
3. Сведения о трудовом стаже и другой информации будут за доли секунды передавать в Пенсионный Фонд России для формирования БД в электронном виде без привязки к физическому носителю. Работника предприятий больше не придется передавать в ПФР много документов для подтверждения стажа.
4. Контролирующим органам станет доступна информация о совместительстве, награждениях и взысканиях на работе сотрудника.
5. Работодатели смогут экономить время и средства на ведении трудовых книжек отделом кадров.
6. Работник будет иметь возможность получения сведений из трудовой книжки в реальном времени.
7. Доступ к информации о трудовой деятельности сотрудников смогут получить как сами работники, так и наниматели и государственные органы.

Трудовая книжка в электронном виде — публичное обсуждение

Трудовая книжка — это кадровый документ, который в обязательном порядке оформляется каждому трудящемуся по первому месту официального трудоустройства, после чего передается в отдел кадров каждого из последующих работодателей. На сегодняшний день трудовые книжки оформляются на бумажных носителях. Правом на отказ от оформления работнику документа имеют работодатели, являющиеся физическими лицами, не зарегистрированными в налоговых органах в качестве индивидуальных предпринимателей (ст. 66 ТК РФ).

Трудовая книжка заводится для того, чтобы можно было правильно рассчитать пенсионное пособие по окончании трудовой деятельности, и чтобы дать возможность новым работодателям оценить трудовые достижения сотрудника на прошлых местах работы. В документе накапливаются сведения о трудовой деятельности, стаже, наградах, поощрениях работника.

Правительство РФ рассматривает возможность ведения учета информации о трудовой деятельности россиян в электронном виде с 2017 года. До конца октября 2024 года должна быть завершена разработка законопроекта о замене бумажной версии документа на электронную. Поскольку властям предстоит также провести информационно-разъяснительную работу по внедрению электронного кадрового документооборота среди нанимателей и работников, будет подготовлен дополнительный законопроект по данному вопросу. Правительству необходимо:

• обеспечить техническую возможность ведения электронных трудовых книжек;
• ввести электронный документооборот и разъяснить, как им пользоваться;
• организовать электронный надзор работы отдела кадров предприятий.

Важно! Поскольку старшему поколению россиян сложно объяснить все преимущества электронного документооборота и устранить сомнения по данному вопросу, электронные трудовые книжки станут альтернативным вариантом — принуждать работников отказаться от бумажных книжек власти не станут.

Трудовая книжка в электронном виде уже тестируется

С 23 марта 2024 года, согласно Приказу Минтруда РФ от 26.03.2024 № 194, проводится эксперимент по переводу документов и сведений о трудовой деятельности работников в электронный формат. В ходе проведения тестирования:

• разрабатываются предложения по внесению изменений в законодательство РФ в отношении электронного кадрового учета;
• решаются задачи ведения трудовых книжек в электронном виде;
• выявляются проблемы и риски при ведении электронного кадрового документооборота;
• оцениваются расходы и эффективность данного способа ведения кадрового документооборота.

Основной проблемой на данный момент является решения вопроса относительно порядка действий с электронными документами в случае непредвиденных ситуаций — отсутствия связи с Интернетом, сбои программного обеспечения.

Читайте также статью ⇒ «Новые правила заполнения трудовых книжек — проверки, последствия нарушений«.

Трудовая книжка в электронном виде — этапы перехода

Правительство РФ планирует проведение поэтапного перехода на электронный кадровый документооборот:

• Фазы и сроки по переводу на электронные трудовые книжки планируется определить к 1 октября 2024 года.
• С 23 марта 2024 года будет проводиться эксперимент по переводу на электронную форму документов.
• Работодатели получат возможность оформления и ведения одновременно бумажных и электронных трудовых книжек с начала 2024 года.
• В течение 2024 года власти будут решать организационные и правовые вопросы, связанные с переходом на электронный документооборот, а также информировать сотрудников и работодателей.
• Полный переход на электронный документооборот произойдет с 1 января 2024 года.
• Действие законопроекта распространится на кадровый документооборот в целом после того, как работодатели внесут все сведения в единую систему электронного взаимодействия.

Читайте также статью ⇒ «Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2024 года«.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Работник полагает, что в скором времени будет обязан отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном варианте и перейти на электронный документооборот.

Комментарий: Пользоваться электронными трудовыми книжками — это право работника, но не его обязанность. Полный переход на электронный документооборот планируется с 1 января 2024 года.

Ошибка: Трудящиеся сомневаются, смогут ли они проверять правильность ведения трудовых книжек, если будет осуществлен переход на электронные ТК.

Комментарий: Работники получат полный доступ к сведениям, содержащимся в электронной трудовой книжке, в реальном времени.

Ответы на распространенные вопросы о том, когда будет оформлять трудовая книжка в электронном виде

Вопрос №1: Может ли сотрудник, не доверяющий компьютеризации, отказаться от перехода на электронные трудовые книжки и оставить бумажную книжку?

Ответ: Да, на начальном этапе внедрения электронных трудовых книжек. Однако, к 1 января 2024 года Правительство РФ планирует полностью изъять бумажные трудовые книжки у трудящихся.

Вопрос №2: Почему проект по переходу на электронные трудовые книжки до сих пор не разработан?

Ответ: По причине того, что не был решен ряд важнейших вопросов. К примеру, Правительство РФ не определило порядок доступа к базе данных государственных служб и прочих заинтересованных в получении сведений лиц.