Совсем скоро, с начала 2024 года, организации смогут вести трудовые книжки работников в электронном виде. Поскольку такое нововведение обещает значительно упростить кадровый документооборот, владельцы бизнеса часто интересуются, какие новые возможности предоставит трудовая книжка в электронном виде работодателям и сотрудникам, и на какой стадии находится разработка соответствующего законодательства.
Какими преимуществами обладает трудовая книжка в электронном виде
Предполагается, что электронное оформление и ведение трудовых книжек упростит и ускорит кадровый документооборот и позволит не потерять сведения, важные для исчисления пенсии в будущем. Рассмотрим основные преимущества электронной трудовой книжки от бумажной ее версии:
- Исключается возможность порчи, подделки, утраты трудовой книжки.
- Хранение сведений о трудовой деятельности обеспечивается специализированной базой данных, надежно защищенной от несанкционированных проникновений.
- Сведения о трудовом стаже и другой информации будут за доли секунды передавать в Пенсионный Фонд России для формирования БД в электронном виде без привязки к физическому носителю. Работника предприятий больше не придется передавать в ПФР много документов для подтверждения стажа.
- Контролирующим органам станет доступна информация о совместительстве, награждениях и взысканиях на работе сотрудника.
- Работодатели смогут экономить время и средства на ведении трудовых книжек отделом кадров.
- Работник будет иметь возможность получения сведений из трудовой книжки в реальном времени.
- Доступ к информации о трудовой деятельности сотрудников смогут получить как сами работники, так и наниматели и государственные органы.
Трудовая книжка в электронном виде — публичное обсуждение
Трудовая книжка — это кадровый документ, который в обязательном порядке оформляется каждому трудящемуся по первому месту официального трудоустройства, после чего передается в отдел кадров каждого из последующих работодателей. На сегодняшний день трудовые книжки оформляются на бумажных носителях. Правом на отказ от оформления работнику документа имеют работодатели, являющиеся физическими лицами, не зарегистрированными в налоговых органах в качестве индивидуальных предпринимателей (ст. 66 ТК РФ).
Трудовая книжка заводится для того, чтобы можно было правильно рассчитать пенсионное пособие по окончании трудовой деятельности, и чтобы дать возможность новым работодателям оценить трудовые достижения сотрудника на прошлых местах работы. В документе накапливаются сведения о трудовой деятельности, стаже, наградах, поощрениях работника.
Правительство РФ рассматривает возможность ведения учета информации о трудовой деятельности россиян в электронном виде с 2017 года. До конца октября 2024 года должна быть завершена разработка законопроекта о замене бумажной версии документа на электронную. Поскольку властям предстоит также провести информационно-разъяснительную работу по внедрению электронного кадрового документооборота среди нанимателей и работников, будет подготовлен дополнительный законопроект по данному вопросу. Правительству необходимо:
- обеспечить техническую возможность ведения электронных трудовых книжек;
- ввести электронный документооборот и разъяснить, как им пользоваться;
- организовать электронный надзор работы отдела кадров предприятий.
Важно! Поскольку старшему поколению россиян сложно объяснить все преимущества электронного документооборота и устранить сомнения по данному вопросу, электронные трудовые книжки станут альтернативным вариантом — принуждать работников отказаться от бумажных книжек власти не станут.
Трудовая книжка в электронном виде уже тестируется
С 23 марта 2024 года, согласно Приказу Минтруда РФ от 26.03.2024 № 194, проводится эксперимент по переводу документов и сведений о трудовой деятельности работников в электронный формат. В ходе проведения тестирования:
- разрабатываются предложения по внесению изменений в законодательство РФ в отношении электронного кадрового учета;
- решаются задачи ведения трудовых книжек в электронном виде;
- выявляются проблемы и риски при ведении электронного кадрового документооборота;
- оцениваются расходы и эффективность данного способа ведения кадрового документооборота.
Основной проблемой на данный момент является решения вопроса относительно порядка действий с электронными документами в случае непредвиденных ситуаций — отсутствия связи с Интернетом, сбои программного обеспечения.
Читайте также статью ⇒ «Новые правила заполнения трудовых книжек — проверки, последствия нарушений«.
Трудовая книжка в электронном виде — этапы перехода
Правительство РФ планирует проведение поэтапного перехода на электронный кадровый документооборот:
- Фазы и сроки по переводу на электронные трудовые книжки планируется определить к 1 октября 2024 года.
- С 23 марта 2024 года будет проводиться эксперимент по переводу на электронную форму документов.
- Работодатели получат возможность оформления и ведения одновременно бумажных и электронных трудовых книжек с начала 2024 года.
- В течение 2024 года власти будут решать организационные и правовые вопросы, связанные с переходом на электронный документооборот, а также информировать сотрудников и работодателей.
- Полный переход на электронный документооборот произойдет с 1 января 2024 года.
- Действие законопроекта распространится на кадровый документооборот в целом после того, как работодатели внесут все сведения в единую систему электронного взаимодействия.
Читайте также статью ⇒ «Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2024 года«.
Законодательные акты по теме
| Приказ Минтруда РФ от 26.03.2024 № 194 | О проведении эксперимента по переводу на электронную форму трудовых книжек |
Типичные ошибки
Ошибка: Работник полагает, что в скором времени будет обязан отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном варианте и перейти на электронный документооборот.
Комментарий: Пользоваться электронными трудовыми книжками — это право работника, но не его обязанность. Полный переход на электронный документооборот планируется с 1 января 2024 года.
Ошибка: Трудящиеся сомневаются, смогут ли они проверять правильность ведения трудовых книжек, если будет осуществлен переход на электронные ТК.
Комментарий: Работники получат полный доступ к сведениям, содержащимся в электронной трудовой книжке, в реальном времени.
Ответы на распространенные вопросы о том, когда будет оформлять трудовая книжка в электронном виде
Вопрос №1: Может ли сотрудник, не доверяющий компьютеризации, отказаться от перехода на электронные трудовые книжки и оставить бумажную книжку?
Ответ: Да, на начальном этапе внедрения электронных трудовых книжек. Однако, к 1 января 2024 года Правительство РФ планирует полностью изъять бумажные трудовые книжки у трудящихся.
Вопрос №2: Почему проект по переходу на электронные трудовые книжки до сих пор не разработан?
Ответ: По причине того, что не был решен ряд важнейших вопросов. К примеру, Правительство РФ не определило порядок доступа к базе данных государственных служб и прочих заинтересованных в получении сведений лиц.
Загрузка...