Форма ТОРГ-19 «Расходный отвес (спецификация)»: образец заполнения

Расходный отвес – это документ, заполняемый сотрудником склада или складской базы при отпуске товарно-материальных ценностей любого типа. Данный бланк имеет унифицированную форму ТОРГ-19, введенную в действие Госкомстатом от 25.12.98 Постановлением 132. В статье расскажем, кем и как заполняется ТОРГ-19 Расходный отвес (спецификация), дадим советы по оформлению.

Для чего применяется расходный отвес

Бланк унифицированной формы ТОРГ-19 составляется в двух экземплярах с целью подтверждения выбытия товарных ценностей из места хранения на складе. Данный документ формируется в качестве дополнения к товарно-транспортной накладной. Читайте также статью: → «Товарно-транспортная накладная (ТТН). Бланк и образец заполнения формы 1-Т».

Унифицированный бланк не обязателен к применению, изменения 2013 года позволяют разрабатывать свои удобные формы для описания хозяйственных операций. Вместе с тем организации при желании и потребности вправе провести операцию по отпуску товаров со склада с помощью оформления расходного отвеса (спецификации).

Оформление данного бланка не отменяет необходимости составления прочей товарной и транспортной документации, сопровождающей груз.

Заполненный и подписанный расходный отвес получает каждая из сторон операции по приему-передаче товарных ценностей между складом организации продавца и грузополучателем. Документ сдается на хранение в бухгалтерию каждой стороны вместе с прочей товаросопроводительной документации.

Кем заполняется форма ТОРГ-19

Процедура заполнения расходного отвеса проводится материально-ответственным лицом склада, например, кладовщиком, заведующим складом или иным складским сотрудником, ответственным за отпуск товара из мест хранения. Грузополучатель в оформлении расходного отвеса участвует только в момент заверения документа при подтверждении факта получения груза со склада.

Кем подписывается расходный отвес (спецификация)

На каждом экземпляре формы ТОРГ-19 должны присутствовать две подписи:

• Представителя склада, откуда выбывают ценности (как правило, заведующий складом), подпись ставится в поле «товар выдал» и подтверждает факт выбытия из места хранения указанных ценностей в установленном количестве, объеме;
• Представитель грузополучателя, получающий груз (например, экспедитор, менеджер по закупкам, водитель), подпись ставится в поле «товар получил» и подтверждает получение конкретных товарно-материальных ценностей в том количестве и ассортименте, как это заявлено в расходном отвесе.

Каждое из указанных лиц в момент заверения формы ТОРГ-19 указывает, помимо своей подписи, также должность и расшифровку, включающую фамилию и инициалы.

Совместно с какими документами оформляется ТОРГ-19

Бланк расходного отвеса дополняет товаросопроводительные документы:

• Товарная накладная;
• Транспортная накладная;
• Товарно-транспортная накладная;
• Счет-фактура. Читайте также статью: → «Счет фактура: образец заполнения, бланк».
• Договор, заключенный между сторонами сделки о поставке определенного ассортимента товара;
• Приказ или наряд, в котором содержится распоряжение провести отпуск конкретного ассортимента грузополучателю – документ выступает основанием для заполнения расходного отвеса (спецификации), реквизиты этого документа проставляются на бланке ТОРГ-19 в заголовочной части;
• Прочие бумаги, прикладываемые к отгружаемым ценностям.

Расходный отвес (спецификация) дополняет указанную документацию и показывает, какие именно ценности, и в каком количестве выбывают со склада. Кроме того, форма ТОРГ-19 содержит указание на способ установления массы товарных ценностей без тары (масса нетто), например, взвешивание на весах при погрузке в тару. Расходный отвес можно заполнять в отношении товарных ценностей любого типа.

Рекомендации по заполнение расходного отвеса ТОРГ-19

Бланк изначально представлен одним листом, включающим в себя заголовочную часть, таблицу для отражения отпускаемого со склада ассортимента товарно-материальных ценностей, а также поля для внесения подписей ответственных представителей передающей и принимающей сторон. Заполнение проводит сотрудник склада или складской базы, непосредственного проводящий процедуру отпуска товаров, а также участвующий в ходе определения массы нетто отпускаемых ценностей.

В заголовочной части расходного отвеса требуется заполнить следующие поля:

• Наименование фирмы продавца, которому принадлежит склад;
• Подразделение, из которого производится отпуск товарных ценностей – склад, база;
• Наименование компании, получающей груз, этом может быть покупатель или транспортная компания, принимающая товары для доставки до покупателя;
• ОКПО организации отпускающей и принимающей сторон;
• Деятельность по ОКВЭД продавца;
• Документальное обоснования для оформления расходного отвеса ТОРГ-19, как правило, данный бланк заполняется на основании распоряжения руководителя либо наряда, в отношении документа-основания следует указать номер и дату оформления;
• Место хранения ценностей, в отношении которых проводится отпуск грузополучателю;
• Код вида операции проставляется теми компаниями, которые такую систему кодировки разработали;
• Номер документа – как правило, нумерация проставляется порядковая  последовательная с начала года;
• Дата составления – день, когда проводится отпуск ТМЦ из места хранения.

После заполнения «шапки» документа материально-ответственное лицо, представляющее интересы склада, вносит сведения по отпускаемым ценностям в табличную часть формы ТОРГ-19. Заполнение таблицы проводится по мере проведения процедуры по определению массы отгружаемых наименований.

В табличной части 8 граф, их подробное заполнение сведено в таблицу:

Все товарные ценности, отгружаемые со склада, подлежат внесению в табличную часть расходного отвеса ТОРГ-19. Каждому наименованию выделяется отдельная строка таблицы.

После перечисления всех позиций товара, считаются суммарные показатели в целом по таблице – выводятся итоговые значения по количеству, массе брутто, нетто и тары. При этом должно выполняться равенство суммы показателей граф 7 и 8 и графы 6. Под таблицей в поле вносится прописью общее количество товаров, отгружаемых со склада, а также их масса без тары, куда ценности помещаются при передаче грузоотправителю.

В поле «товар отпущен» указывается способ определения массы нетто, например, каждое наименование может взвешиваться на весах при упаковке товара в тару. Всю указанную выше информацию вносит в расходный отвес (спецификацию) представитель склада. Далее данное лицо ставит подпись в поле «товар выдал», после чего два оформленных экземпляра передаются для заверения представителю грузополучателя.

Последний, в свою очередь, также заверяет оба экземпляра ТОРГ-19 своей подписью, один экземпляр забирает себе вместе с прочей товаросопроводительной документацией, второй возвращает ответственному складскому представителю. Далее документы перемещаются в бухгалтерию сторон – продавца и грузополучателя.

Как исправить расходный отвес (специцификацию)

При допущении ошибок в заполнении расходного отвеса возможно пойти двумя путями – внести корректировку, зачеркнув неправильные данные, либо составить новый документ без ошибок. Иногда лучше подготовить новый бланк, а неверный аннулировать. Это актуально в случае допущения множества ошибок, исправление которых затруднят чтение формы ТОРГ-19.

Если ошибок мало, то допускается ее исправление стандартным способом, установленным для первичной документации – неверный показатель зачеркивается, рядом пишутся верные сведения. Корректировка обязательно заверяется исправителем с указанием даты внесения изменений в бланк. Читайте также статью: → «Типовые ошибки в бухгалтерском учете и их исправление».

Если расходный отвес (спецификация) заполняется посредством применения автоматизированной системы, то есть организация использует специальное программное обеспечение для ведения учета, то проще внести исправление в программу, после чего сформировать новый документ и распечатать его в двух экземплярах.

Ошибки в заполнении расходного отвеса ТОРГ-19

Документ используется, прежде всего, как бумага, подтверждающая факт выбытия указанных ценностей со склада в том размере и объеме, как это указано в расходном развесе. Следовательно, не должно быть ошибок в заполнении табличной части. Ответственному представителю склада следует внимательно проводить процедуру взвешивания товаров перед их упаковкой. Точные показатели вносятся в таблицу. Следует убедиться, что масса брутто соответствует сумме массы тары и нетто.

Грубой ошибкой в оформлении считается отсутствие заверяющих подписей. Если представители передающей и принимающей стороны не ставят свои подписи на заполненном бланке расходного отвеса, документ становится не действительным и теряет свою силу. Поэтому в обязательном порядке подписывают два экземпляра ТОРГ-19 представители обеих сторон.

Подписи следует ставить только после проверки всех позиций. Работник склада, ставя подпись, подтверждает, что указанное количество ценностей выбыло из предприятия. Представитель грузополучателя, ставя подпись, подтверждает, что действительно принял груз в заявленном объеме и обязуется доставить его до места назначения в том же размере и ассортименте.

В целом, во избежание ошибок при заполнении следует проверять содержимое всех строк бланка, указывать верно наименования сторон, приводить реквизиты документа-основания, а также грамотно заполнять табличную часть, указывая максимально полную информацию о каждом отпускаемом со склад объекте.