Не смотря на то, что личные карточки по форме Т-2 ГС разработаны ещё в советское время, их до сих пор используют кадровики государственных структур. В данной статье расскажем о применении и хранении этих документов, а так же о правилах и порядке их заполнения. Так же здесь Вы найдёте бланк формы Т-2.
Применение карточек Т-2 ГС
Данный документ предназначен для записи и хранения сведений о действующих и уволенных сотрудниках в государственных организациях. Он состоит из 11 разделов. При этом при приеме на работу заполняются только первый, второй, третий и девятый разделы. Остальные записи делаются в период трудовой деятельности. Основаниями для этих записей становятся документы, формируемые на госслужащего в период его трудовой деятельности.
Применение данного документа в государственных учреждениях обусловлено необходимостью сохранения возможности ознакомления с записями трудовой книжки, а так же необходимостью учета военнообязанных.
Читайте также статью ⇒ Личная карточка сотрудника — можно ли не оформлять.
Правила заполнения личных карточек в государственных органах
В век высоких технологий и повсеместного наличия компьютеров личные карточки Т-2 ГС необходимо заполнять только вручную.
Такой вариант подразумевает отсутствие в личной карточке помарок, каллиграфический почерк уполномоченного и живых подписей сотрудника госоргана, на которого эта карточка заведена.
Порядок заполнения карточек Т-2 ГС
Начинается заполнение любых документов с титульного листа и шапки документа. В форме Т-2 ГС следует указывать наименование организации и ее код по ОКПО. Затем необходимо заполнять таблицу, введя следующие сведения:
- Дата заполнения документа;
- Табельный номер госслужащего;
- Пол госслужащего;
- Идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
- CНИЛC;
- Вид работы, согласно трудовому договору;
- Характер выполняемой работы (постоянная/временная; на основании трудового договора).
Заполнению так же подлежит ячейка «Алфавит» — заполняется первой буквой фамилии.
Далее подлежат заполнению раздел «Общие сведения». В него включаются такие данные как реквизиты договора, персональные данные госслужащего, а так же коды по классификаторам ОКАТО и ОКИН. Здесь же заполняются сведения о знании иностранных языков.
Далее заполняются сведения об образовании с указанием учебного заведения и свидетельства о его окончании. Так же указывается профессия, которую получил сотрудник в этом учебном заведении, и его квалификация.
В случае, когда госслужащий имеет несколько образований, заполняются дополнительные графы личной карточки.
Если работник подготовлен по нескольким профессиям, в графе 7 указывается та, по которой он ныне трудоустроен.
Стаж работы (общий, непрерывный и дающий право на надбавку за выслугу лет) вновь принятого на государственную службу указывается на дату заполнения, то есть его заполнение основывается на данных трудовой книжки. Все что касается стажа работы, советуем заполнять карандашом, поскольку в период работы сотрудника он меняется и при увольнении соответственно будет другим. При увольнении госслужащего стаж следует вписать ручкой на дату его увольнения.
Важно! Карточка Т-2 ГС не содержит такого реквизита, как страховой стаж.
В дальнейшем заполняются сведения о составе семьи:
- Семейное положение;
- Состав семьи;
- Персональные данные членов семьи.
После этого заполняются паспортные данные и контактные данные.
Далее нужно перейти к следующему разделу, где заполняются все данные о воинском учёте. Этот раздел самый сложный в заполнении и потребует военный билет (для прошедшего службу) либо приписное удостоверение гражданина, подлежащего призыву (для призывников). Так же варианты заполнения данного раздела отличаются для этих лиц.
| Лицо, находящееся в запасе | Лицо, подлежащее призыву |
| Первый пункт не заполняется.
Воинское звание проставляется согласно военному билету. Значение третьего пункта не сокращается. В графу ВУС вписывается код из военного билета. По военному билету так же проставляется категория годности и наименование комиссариата. Пункт 8 заполняется в случае наличия справки о снятии с учёта. |
Пункты 1,3,4 и 7 не заполняются.
Второй пункт требует внесения информации о том, что сотрудник подлежит призыву. Категория годности проставляется согласно приписному. Остальные же сведения вносятся так же, как и для остальных работников. |
После сведений о воинском учете необходимо заполнить третий раздел. Он включает в себя сведения о трудоустройстве в данной организации: приём на определенную должность, перевод на другую должность, и т.п. Все эти данные заполняются на основании трудовых договоров и иных документов. После внесения этих сведений в шестой графе таблице, госслужащий должен проставить здесь свою подпись.
Важно! В случае кадровых перемещений и переводов на иные должности, запись о таковых должна появиться в течение недели. При этом временные переводы и изменения окладов не вносятся.
Раздел «Аттестация» заполняется, если сотрудник проходил переаттестацию. Так же, если проводилась переподготовка или повышение квалификации, аналогично разделу «Аттестация» заполняется раздел «Повышение квалификации, профессиональная переподготовка и награды».
В разделе «Отпуска» вносятся сведения обо всех предоставляемых госслужащего отпусках. Так же в этот раздел вносятся сведения о компенсациях части отпуска в денежном эквиваленте. В случае, если строки данной таблицы закончатся, создаётся дополнительный лист с точно такой же таблицей. Его вклеивают в личную карточку Т-2.
Раздел «Социальные льготы и дополнительные сведения» заполняется в том случае, если служащий предоставил документальные их подтверждения.
В самую последнюю очередь заносятся сведения об увольнении на основании соответствующего приказа и проставляются подписи ответственного и уволенного сотрудников.
Обязанность заполнения карточек Т-2
Обязательства по ведению личных карточек в виде формы Т-2 ГС законодательно установлены. Заниматься из заполнением в государственных структурах обязаны работники кадровой службы. На практике же все так и есть.
Срок хранения карточек Т-2 ГС
Все документы, касающиеся рабочего состава, любая организация обязана хранить весь период работы сотрудников. После этого они сдаются в архив, где должны пролежать на полке не менее 75 лет.
Читайте также статью ⇒ Карточка учета материалов по форме М-17.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос N1: Добрый день! Обязательно ли хранить карточки Т-2 в сейфах?
Ответ: Карточки учета личного состава по форме Т-2 необходимо хранить в таком месте, чтобы никто посторонний не мог найти и прочитать, содержащуюся в них информацию. Этот порядок установлен законом о защите персональных данных. А будет это сейф или полка в закрытой комнате не имеет значение.
Загрузка...