Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка (сокращенно далее – СК) – это поездка работника по России либо заграницу, в которую его отправляет наниматель на конкретный срок для выполнения служебного поручения. Длительность такой поездки зависит исключительно от особенностей и характера поручаемого задания (объема, сложности и т. п.) и не может быть меньше, чем один рабочий день.
Важно! Действительный срок нахождения в служебной командировке определяется по факту на основании проездных (и иных подтверждающих) документов, которые командированный должен предъявить нанимателю по возвращению.
Вопросы, связанные с направлением в командировку, выплатой суточных, возмещением трат, и прочие сопутствующие нюансы регулируют:
- Положение об особенностях направления работников в СК (ПП РФ № 749 от 13.10.2008).
- Гл. 24 ТК РФ (гарантии, направление в СК).
- ПП РФ № 812 от 26.12.2005 в ред. от 2016 г. (о размерах и выплате суточных, надбавок к ним при служебных поездках заграницу для бюджетников).
- ПП РФ № 729 от 02.10.2002, ред. от 2016 (выплаты при служебных командировках на территории РФ для бюджетников).
- П. 3 ст. 217 НК РФ (предельные размеры суточных для освобождения от удержания НДФЛ).
При направлении в однодневную командировку за работником сохраняется его место работы, должность, средний заработок (СЗ). Все траты, которые он понесет в рамках служебной поездки, ему должны возместить.
Оплата командировок: общие применяемые нормы
Наниматель обязан выплачивать командированным за служебные поездки суточные (ст. 168 ТК РФ). Причем делать это он должен в конкретном размере за каждый день командировки, включая праздники, выходные, дни болезни и задержки по своему же разрешению либо по просьбе командированного (п. 11 ПП РФ № 749).
Что касается однодневной служебной поездки, то в части ее оплаты применяется обычно следующий порядок выплат.
| Что выплачивают при однодневной СК | ||
| Средний заработок (обязательно).
Если командировка приходится на праздник либо выходной, то выплата СЗ производится в повышенном размере согласно нормам ТК РФ |
Компенсацию за траты, понесенные командированным лицом в поездке и подтвержденные им документально.
Не подтвержденные расходы утрачивают компенсационный характер |
Суточные выплачивают только при однодневных загранкомандировках в отдельном порядке, который предусмотрен специально для подобных случаев
|
В общем случае к командировочным тратам, которые подлежат возмещению, относят:
- проезд до места назначения и обратно (включая поездки на маршрутках, общественном транспорте);
- плата за проживание (в гостинице, арендованном жилом помещении);
- дополнительные траты, включая расходы, совершенные с ведома и согласия нанимателя.
Сюда же включают обычно оплату услуг связи, аэропорта, транспортировку багажа, оформление визы, загранпаспорта, ОМС, консульские сборы и др. Что характерно, расходы на питание, имевшие место именно во время однодневной командировки, к ним не причисляют. Об этом свидетельствуют разъяснения Минфина РФ в письме № 03-03-06/57885 от 09.10.15.
Таким образом, за разъездной характер работы, который предполагает систематические поездки и возврат к месту работы за один день, суточные не выплачивают. Этот вид работы к командировкам не относят.
Если работник съездил в однодневную служебную командировку по России по направлению нанимателя, где совершал траты, связанные с ней, с разрешения либо ведома нанимателя, ему их возмещают путем выплаты компенсации.
Подобные выплаты не признаются доходом командированного лица и с них не удерживают общеобязательные взносы.
Зам. директора Департамента Р. А. Саакян.
(из письма Минфина РФ № 03-15-06/63950 от 02.10.2017).
Как принято, наниматель коммерческой структуры вправе устанавливать свой порядок выплаты суточных, командировочных трат и закреплять его в локальных актах (положении о командировках, коллективном соглашении и т. п.). Законодательство не содержит ограничений по минимальным либо максимальным размерам данных сумм. Поэтому наниматель самостоятельно их дифференцирует и определяет с учетом реальных финансовых возможностей организации.
Что касается госструктур, то для них определены конкретные размеры суточных для загранпоездок, которые закреплены ПП РФ № 812. При служебных поездках по России размеры устанавливаются госорганизацией самостоятельно, исходя из бюджетного минимума 100 руб. (детально – в ПП РФ № 729).
Суточные, как и командировочные траты, учитывают на дату утверждения авансового отчета. Если их размер не превышает лимиты, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ, то с них не удерживают налоги и общеобязательные взносы. С 2017 г. на сумму, которая превышает лимит, начисляют взносы ВНиМ, ОПС, ОМС, а также НДФЛ.
Суточные при командировках по России
Наниматель, отправляя работника в служебную поездку по территории РФ, назначает размер суточных и компенсационных выплат согласно установкам локальных актов организации. Во многом сумму данной выплаты определяет цель поездки, ее длительность.
По части ограничений следует выделить лимит по суточным, который устанавливает НК РФ для исчисления налогов и взносов. Он составляет 700 руб. за день. Если суточные за день не превышают этот лимит, то налоги и взносы с них не высчитывают. Сумма суточных, которая превышает 700 руб. за день, подлежит обложению НДФЛ и общеобязательными взносами.
Названые ограничения учитываются и при однодневных командировках. Тем не менее за однодневные служебные поездки на территории РФ суточные не выплачивают. Вместо этого командированному покрывают понесенные расходы за время поездки. Например, оплату проезда на основании представленных проездных документов.
Суточные при командировках заграницу
Итак, размер суточных при служебных загранпоездках наниматель также устанавливает самостоятельно с учетом норм, прописанных в локальных актах организации, и действующих лимитов. НК РФ устанавливает лимит по размеру суточных (2500 руб. за один день) при поездке заграницу для целей исчисления налогов и общеобязательных взносов. Это значит, что если при загранкомандировке суточные за день не превысят данную сумму, то с них не надо удерживать налоги и страховые взносы. Следовательно, на сумму, которая превысит 2500 руб., их начисляют.
При применении установленного лимита следует принять во внимание, что день выезда считается днем пребывания командированного лица заграницей, а день возвращения – днем пребывания его уже на территории РФ. Причем день выезда из РФ и въезда обратно при загранпоездках в страны СНГ определяется по проездным документам, а в иностранные государства – по отметкам в загранпаспортах.
Однодневные командировки заграницу подлежат оплате, т. е. обязывают нанимателя выплачивать суточные. При калькуляции и выплате данных сумм применяются следующие нормы законодательства.
| Выплата суточных при однодневной загранкомандировке | ||
|
размер суточных в общем случае (для всех) |
если командированному на личные расходы принимающая сторона выделяет инвалюту
(для бюджетников) |
когда принимающая сторона обеспечивает командированного за свой счет только питанием
(для бюджетников) |
| 50% от суммы суточных, установленных ПП РФ № 749 либо 812 |
наниматель выплату суточных в инвалюте не производит |
наниматель выплачивает ему в инвалюте 30% от суточных с надбавками, установленными ПП РФ № 812 |
К сведению, выдавать командированному лицу суточные можно не только в инвалюте, но и российских рублях.
Пример 1. Калькуляция суточных при загранпоездках
В ООО «Василек» порядок выплаты суточных закреплен Положением о командировках. Данным локальным актом установлены следующие размеры суточных за каждый день пребывания в служебной поездке за пределами РФ:
- Директору: 300 евро.
- Руководителям отделов: 150 евро.
- Остальным сотрудникам: 100 евро.
В рассматриваемой ситуации размер суточных дифференцируется по должностям. Чем выше должностной статус работника, тем больше сумма выплаты. Соответственно, если в однодневную загранкомандировку направят, например, руководителя отдела, то размер его суточных будет составлять: 150 евро * 50% = 75 евро.
Распространенные ошибки при выплате суточных за однодневную командировку
Ошибка 1. Следует знать, что однодневная поездка работника по письменному распоряжению нанимателя в обособленное подразделение (филиал) организации, где он работает, также считается командировкой.
Соответственно, оплата за подобную однодневную командировку (компенсирование трат по поездке, суточные) назначаются, рассчитываются и выплачиваются общим порядком. В первую очередь зависит это от того, куда ездил командированный: заграницу либо по РФ.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос №1: Работник съездил в однодневную командировку на служебном транспорте. Как определить срок пребывания в поездке, и какие документы надо предъявить для его подтверждения?
Вернувшись из поездки, командированный должен написать служебную записку и указать в ней фактический срок своего пребывания по месту назначения. К ней надлежит приложить все имеющиеся документы, которые подтвердят использование служебного транспортного средства для целей поездки и засвидетельствуют непосредственно маршрут следования. Таковыми могут быть, например: путевой и маршрутный лист, чеки, квитанции и др.
Загрузка...