Сроки хранения документов в электронном формате — актуальная тема для компаний. Нынешняя реальность не оставляет выбора: компании постепенно отказываются от бумажного делопроизводства, отдавая предпочтение цифровому. Виртуальная документация в несколько раз ускоряет рабочие процессы: ее проще создавать, форматировать и отправлять. Однако этот переход предполагает создание хранилища, требующего тщательного проектирования и защиты, иначе вы рискуете потерять всю важную информацию. Кроме того, цифровой формат также предусматривает определенный набор правил, которые необходимо соблюдать.
Организация хранения файлов электронных документов
Внедрение электронного документооборота (ЭДО) доказало свою жизнеспособность на практике. Его обучение экономит время сотрудников, позволяет поддерживать документацию в исправном состоянии и быстро извлекать из хранилища. Бумажные файлы, состоящие из бесчисленных папок, относятся к прошлому веку. Электронный документооборот постепенно растет, а нормативно-правовая база устаревает. Собственники бизнеса должны соблюдать Правила, установленные Приказом Министерства культуры Российской Федерации в 2015 году.
Основные принципы информационной безопасности
Хранение бухгалтерских документов в электронном виде в организации является одним из процессов делопроизводства. Он основан на тех же фундаментальных принципах, что и бумажный оборот дел. Задача компании — обеспечить безопасность данных, за которую отвечает ИТ-специалист. В случае проверки контролирующими органами компания должна подтвердить достоверность и юридическую значимость представленной информации.
Способы хранения документации
На сегодняшний день существует множество возможностей для хранения документальной информации в цифровом виде. Перед руководителем часто стоит выбор, какой вариант реализовать. Рассмотрим четыре из них.
Местный архив
На персональном компьютере создается папка, к которой имеют доступ определенные сотрудники организации. Они имеют право прикреплять новые файлы, но не могут удалять существующие. Право на удаление принадлежит модератору, который следит за соблюдением определенных правил. Каждый сотрудник должен быть обучен тому, как правильно осуществлять цифровой документооборот и хранить документы в электронном формате. В противном случае не будет должного порядка. Изучение правил требует времени и усилий. Безопасность папки архива сомнительна. Компьютер может выйти из строя, а нерадивые работники скопируют, изменят или уничтожат важный файл.
Сохраняйте данные на внешних устройствах
Для этого используйте флешки или диски. Однако существует явный риск потери или повреждения носителя, в результате чего вся сохраненная документация исчезнет. К тому же взломать флешку сегодня не составит труда мастерам. В этом случае вы не сможете записать всю информацию на флешку. Условно объем бумажной работы – это устройство. Законодательством установлено, что раз в 5 лет необходимо проверять его состояние и воспроизводимость.
Облако
Третий вариант обязательно обеспечивает стабильное интернет-соединение. Но вам не нужно вкладывать средства в покупку специального программного обеспечения. Документ, хранящийся в электронном виде в файле, должен иметь закрытый доступ; этот метод хранения предполагает управление оператором электронного документооборота. Чтобы войти в хранилище, нужно знать пароль. Облако обеспечит необходимый уровень защиты и позволит установить статус каждого сотрудника с определенными опциями при работе с архивной информацией.
Отдельное программное обеспечение или система ЭДО
Он позволяет структурировать файлы, быстро находить их и должным образом обеспечивать их безопасность. Они расположены на внутренних серверах и доступ к ним может быть ограничен или не ограничен. При неограниченном использовании для воркера разрешена только функция «чтение». Запись производится непосредственно программой.
Очевидно, что автоматизация необходима для любого бизнеса.
Срок хранения документации в цифровом формате
Тематика дела очень важна для организации, ведь сроки хранения электронных документов в информационных системах не предусмотрены на законодательном уровне и составляют:
- 10 лет — годовая бухгалтерская отчетность, 5 лет — ежеквартальная;
- 4 года — счета-фактуры, 5 лет — значения учетной политики;
- 75 лет — справки о доходах физических лиц; постоянно — акты передачи, пояснительные записки.
Требования к архивированию
Чтобы нормализовать процесс архивирования, полезно знать, как хранить информацию.
Особенности сохранения в “цифре”
Основные правила применения:
- Независимо от термина, содержание должно быть читабельным и информативным. Для экономии памяти устройства, на котором будет размещен файл, файлы конвертируются и сжимаются. Это может вызвать снижение читабельности, чего нельзя допускать;
- Основной договор должен быть вместе с приложениями к нему. Например, есть договор и к нему идут дополнительные договоры. Поэтому при поиске один файл должен ссылаться или быть прикрепленным к другому;
- Технологии не останавливаются, а вместе с ними меняются форматы хранения электронных документов, а вместе с ними и требования. Поэтому все сохраненные данные должны соответствовать текущему шаблону, чтобы получить к ним доступ. Для этого необходимо перезаписать реестр или переформатировать его.
- Документация накапливается с годами, что затрудняет поиск нужной информации в будущем. При подшивке необходимо предусмотреть идентификацию по определенной отметке или обозначению, что позволит быстро найти нужный файл. Кроме того, их необходимо разделить на группы для оперативного поиска.
- При размещении сведений в реестре их необходимо перевести в неизменяемое состояние. Посторонний человек не должен иметь возможности изменить его содержание и форму.
- Файлы отправляются в хранилище в двух экземплярах, которые хранятся на разных носителях.
- При получении электронной копии записи ее подлинность удостоверяется подписью должностного лица.
Иными словами, исходя из вышеизложенного, правила хранения электронных документов мало чем отличаются от порядка, предусмотренного для архивирования бумажных дел.
Опись архива
Этот вид консервации подразумевает разработку внутренних списков, в которых содержится вся документация. Это своего рода акт приема-передачи или учета файловой информации. По истечении срока подачи при ежегодном рассмотрении документ уничтожается. Опись актуальна, в ней только актуальная информация. Список комплектуется по аналогии со структурированием бумажных дел. Разница только не в количестве страниц, а в объеме памяти.
Продолжительность хранения данных в организации
Компания обязуется надлежащим образом сохранять документальную информацию в течение определенного периода времени. Также должен быть отработан алгоритм освобождения материалов из хранилища и их уничтожения.
Выдача документации из цифрового архива
Поток документов в реестре фиксируется в обязательном порядке. Если сотрудник запросил файл по локальной сети, информация регистрируется. Если информация выдается в виде копии, запрос отражается в бумажном журнале. Подлинность файла подтверждается программой. В журналах указывается краткая информация о работнике, запросившем материалы, его структурном подразделении в компании, учетный номер акта и дата выдачи.
Уничтожение архивных данных
Правила хранения электронных документов предусматривают их уничтожение. Как указано выше, просроченные документы уничтожаются. Проводится надлежащая проверка, в ходе которой принимается решение. Исчисление срока начинается с 1 января года, в котором закончилось делопроизводство. Такие материалы не допускается уничтожать, тем более, что в системе будет информация обо всех действиях, произведенных с ними.
Долгосрочное хранение в Диадоке
Так называется многофункциональный сервер, покрывающий все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализовать поток документов высокого качества. Ресурс предоставляет следующие варианты хранения документов в электронном формате:
- позволяет распределить обязанности и дает право подписи определенных отделов и их сотрудников;
- информация, передаваемая через Диадок, имеет юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
- есть простая и расширенная функция поиска с использованием фильтров;
- сохранять в трех экземплярах на разных серверах;
- предоставляет возможность отправлять файлы напрямую подрядчикам на согласование;
- гарантирует бессрочную сохранность документов.
Сервер также позволяет создавать структурированное хранилище данных в электронном виде на локальном ПК. Пользователь самостоятельно создаст понятную файловую структуру с определенными именами и расположением для комфортной работы с архивными материалами. По окончании оплаченного периода покупателю открывается доступ к хранилищу с высоким уровнем безопасности, подтвержденным соответствующим сертификатом.
Цифровой архив: плюсы и минусы
На практике эта система структурирования уже неоднократно применялась. Все ее преимущества менеджеры и сотрудники компании проверили на практике. Перечислим положительные стороны инноваций:
- Обеспечивает быстрый доступ к нужному файлу и его приложениям.
- Это позволяет повысить контроль над делами.
- Упрощает обмен информацией с контролирующими органами.
- Благодаря внедрению экономится рабочее время и сокращаются затраты.
Может показаться, что цифровое хранение документов в компании потребует дополнительных вложений на использование электронных носителей и программного обеспечения. Этот аргумент считается основным недостатком при выборе метода архивирования. Также необходимо позаботиться о надежной защите для защиты информации от утечек и системных сбоев. Но и традиционный метод консервации требует финансирования: оплата помещения и зарплаты архивариусам, покупка оборудования и канцтоваров.
Как выбрать облачный архив
Такой тип хранения считается наиболее приемлемым вариантом, который обеспечит необходимый порядок хранения файлов электронных документов. Кроме того, на рынке есть сервисы, учитывающие в своей работе все требования законодательства. И владельцу не нужно заботиться об организации и защите процесса. При выборе «облака» следует учитывать следующие параметры:
- Функциональность. В список опций должны быть включены основные обязательные потребности пользователя: быстрый поиск, безопасность, уничтожение в установленные сроки и т.д.
- Приемлемая цена. Услуги надлежащего качества в соответствии со всеми нормами закона будут стоить соответственно. Важно, чтобы система электронного хранения документов работала бесперебойно и обеспечивала надежную защиту. При выборе поставщика услуг изучите его репутацию, опыт работы.
- Правоохранительные органы. При покупке следует внимательно ознакомиться с техническими характеристиками сервиса. Так как по требованиям ГОСТ документация должна храниться в РФ в двух и более экземплярах.
- Как работает программа. В настоящее время есть два пути: веб-сервис и интеграция. Второй вариант дороже, так как требует дополнительных настроек, но позволяет отправлять материалы прямо из учетной системы.
Вопрос-ответ
Какой срок хранения электронных документов, как он определяется?
Срок рассчитывается исходя из содержания и важности документации. Например, информация о личном статусе хранится дольше, чем другие данные, до 75 лет. Он включает информацию о доходах, трудовом стаже, счетах и всех выплатах работнику. В этом случае продолжительность определяется накоплением пенсии в будущем, когда соответствующие органы запросят необходимые материалы.
Как гарантировать юридическую значимость ЭДО?
Бланки подписаны ЭЦП, сертификат которой выдается ежегодно. Для подтверждения легальности сведений потребуется обратиться в удостоверяющий центр, который подтвердит действительность сертификата на тот момент.
Где хранятся электронные документы?
Место определяет сам руководитель организации, что зависит от выбранного способа. Есть 4 варианта: на внешнем носителе, в папке на компьютере, в облаке и в файле-носителе ЭДО.
Когда состоится полный переход на ЭДО и от чего он зависит?
По мнению властей, этот момент наступит в 2024 году. Правда, для этого придется восполнить пробелы в законодательстве и устранить проблемы с подтверждением важности данных. Например, власти установят единый формат цифровой документации, чтобы исключить проблемы при ее передаче. Они также установят обязательные условия, исключающие изменение файловой информации.
Как хранить документы в электронном виде в организации?
В соответствии с правилами ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR. Они перечислены выше более подробно.
В случае поломки, потери информации кто будет виноват?
Владелец компании берет на себя всю ответственность за порчу информации. Поэтому при выборе метода консервации лучше изначально вложить необходимую сумму, чем потом сожалеть об утерянных материалах.
Переход на цифровое архивирование данных в ближайшем будущем станет неотъемлемым требованием для всех юридических лиц. И это не прихоть госорганов, которым придется изрядно потрудиться, чтобы подготовиться к этому преобразованию. Современные реалии диктуют свои правила и игнорировать их глупо. Чтобы процесс хранения файла в электронном виде не вызывал затруднений в будущем, лучше уже сегодня обратиться к специалистам в этой области. И когда конкуренты переживают из-за инноваций, компания ЭДО будет на шаг впереди.
Загрузка...