Все юридические лица и предприниматели, нанявшие хотя бы одного сотрудника, обязаны вести кадровый учет. В данной статье мы рассмотрим понятие кадрового учета, составим список необходимых кадровых документов и узнаем как упростить кадровый учет на микро предприятиях.
Законодательное регулирование вопроса
Законодательное регулирование вопроса осуществляется Трудовым и налоговым кодексами, а также Положениями Правительства и Госкомстата. Подробнее о статьях кодекса и положениях, прописывающих обязательное наличие того или иного документа мы расскажем далее в статье.
По каждой операции — свой обязательный документ
Перечень кадровых документов, которые должны иметься на предприятии включает в себя документы, описывающие следующие хозяйственные операции:
- Прием сотрудника на работу;
- Уход в отпуск;
- Кадровое перемещение;
- Уход на больничный;
- Увольнение;
- Текущая деятельность предприятия.
Рассмотрим список документов, обязательных к оформлению, по каждой ситуации.
Читайте также статью ⇒ Типовой трудовой договор для микропредприятий.
Прием сотрудника — оформляем все документы
При приеме на работу нового человека оформляется самое большое количество документов для кадрового учета. Список документов и регламентирующий обязанность составления законодательный акт указаны в таблице.
| Документ | Нормативный акт |
| 1. Трудовой договор — оформляется при каждом приеме, содержит основные понятия и принципы взаимодействия работодателя и сотрудника. Подписывается обеими сторонами. | Трудовой кодекс РФ — статьи шестьдесят седьмая, пятьдесят шестая, шестнадцатая (67, 56, 16) |
| 2. Приказ о приеме на работу составляется работодателем, указывает на дату приема, номер трудового договора, подразделение, в которое принимается человек. Подписывается и работодателем, и сотрудником. Оформляется в течение трех дней с момента начала работы. | Трудовой кодекс — статья шестьдесят восьмая (68) |
| 3. Личная карточка — оформляется по документам сотрудника и исходя из его слов. | Постановление номер один Госкомстата от5 января 2004 года |
| 4. Согласие на обработку персональных данных сотрудника. Подписывается работником. | Трудовой кодекс — статья восемьдесят шестая (86) |
| 5. Трудовая книжка работника — заполняется имеющаяся у сотрудника или оформляется новая при отсутствии таковой у работника. | Трудовой кодекс — статья шестьдесят шестая (66) |
При приеме на работу сотрудник должен ознакомится с Правилами трудового распорядка на предприятии и поставить свою подпись в ознакомлении.
Отправляем сотрудника в отпуск
Если сотрудник уходит в отпуск, ему необходимо написать заявление на отпуск за 14 календарных дней до его начала. К обязательным документам, оформляемым при уходе работника в отпуск относятся следующие документы:
- Заявление работника — пишется сотрудником в произвольной форме;
- Приказ руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя на отпуск — составляется по унифицированной форме Т-6, которую можно скачать здесь:
- Записка-расчет о размере отпуска по форме Т-60.
На основании данных документов бухгалтер рассчитывает и выплачивает отпускные для работника. Выплата должна быть произведена не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
Кадровое перемещение
Если сотрудника нужно перевести в другое подразделение, поменять ему должность или изменить размер заработанной платы, то на любое из этих действий нужно оформить Приказ на кадровое перемещение и Дополнительное соглашение к трудовому договору. И приказ, и дополнительное соглашение должны быть подписаны обеими сторонами трудового договора. Приказ составляется в одном экземпляре, дополнительное соглашение — в двух (один — для работника, другой — для работодателя).
Больничный
При уходе сотрудника на больничный необходимо оформить справку-расчет больничного пособия в произвольной форме и заполнить листок нетрудоспособности, которые предоставил сотрудник. Выплатить больничное пособие нужно в ближайшую выплату заработанной платы ил аванса сотруднику.
Читайте также статью ⇒ Срочный трудовой договор: больничный, отпуск
Увольнение работника
При увольнении работника есть целый перечень документов, которые нужно выдать работнику на руки:
- Трудовая книга работника;
- Справка о сумме заработка за предыдущие два года и текущий год;
- Справку 2-НДФЛ за текущий год;
- Выписку из отчета СЗВ-Стаж.
Помимо обязательных документов для сотрудника на предприятии должны быть оформлены следующие документы:
- Приказ об увольнении;
- Заявление на увольнение от сотрудника.
Остальные кадровые документы
Помимо описанных выше документов на предприятии должны быть оформлены и другие, которые регламентируют текущую деятельность юр.лица или ИП. Это такие документы, как:
- Правила внутреннего трудового распорядка — обязанность вводится статьей 68 ТК РФ. При приеме каждый работник под роспись должен ознакомиться с данным документом.
- Табели учета рабочего времени — составляются на каждый месяц.
- Штатное расписание — указывает на количество штатных единиц сотрудников по должностям.
- График отпусков на всех сотрудников — устанавливается статьей 123 ТК РФ и регламентирует порядок ухода сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска.
- Положение о персональных данных — вводится статьей 86 Трудового кодекса и определяет правила работы с персональными данными сотрудников.
- Положение об охране труда на предприятии и журнал прохождения первичного, вводного инструктажа.
Все эти документы должны быть на предприятии и их отсутствие может повлечь наложение штрафа на руководителя и на предприятие в целом.
Типовая форма договора заменяет некоторые кадровые документы
Если микропредприятие применяет типовую форму трудового договора, то согласно статье 309.2 ТК РФ они могут отказаться от оформления некоторых кадровых документов, в частности они могут не оформлять:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение об оплате труда;
- График сменности;
- Положение о выдаче премий и другие документы.
Таким образом, применений в деятельности типовой формы существенно облегчает ведение кадрового учета на предприятии.
Выводы
На каждом предприятии должны хранится документы по кадровому учета в полном объеме. Индивидуальный предприниматель, нанявший сотрудников должен оформлять все кадровые документы в полном объеме.
Загрузка...