В процессе ведения бухгалтерского учета возникает необходимость обобщения данных и группировка их в разрезе счетов учета. Одной из основных выходных форм является ведомость, формирующая данные в шахматном порядке. Информация используется для контроля верности разноски. Форма предваряет переход к следующему этапу учета – составлению отчетности. Расскажем в статье, как заполняется шахматная оборотная ведомость, как выглядит бланк.
Форма шахматной оборотной ведомости
Шахматная ведомость содержит итоговые данные корреспонденции счетов по однородным операциям. Ведомость составляется в табличной форме. Запись одного числового показатели свидетельствует одновременно о проводке по дебету и кредиту счета. Читайте также статью: → «Бухгалтерские оборотные ведомости».
Пример фрагмента шахматной ведомости приведен в таблице:
| Кредит | 10 | 20 | 43 | 51 | 60 | 62 | 70 | 90 | |
| Дебет | |||||||||
| 10 | 2:00 | 200 | |||||||
| 20 | 200 | 100 | 300 | ||||||
| 43 | 300 | 300 | |||||||
| 51 | 350 | 350 | |||||||
| 60 | 200 | 200 | |||||||
| 62 | 350 | 350 | |||||||
| 70 | 100 | 100 | |||||||
| 90 | 300 | 300 | |||||||
| 200 | 300 | 300 | 300 | 200 | 350 | 100 | 350 | 2100 |
Число строк и столбцов равное и зависит от используемых предприятием счетов согласно рабочего плана. Разноска счетов производится в порядке возрастания номера. Заполнение производится по данным журнала проведенных за месяц операций. Данные формируются на отчетную дату или в межотчетный период для контроля состояния учета и отсутствия ошибок.
Возможности шахматной ведомости
Составление ведомости является достаточно трудоемким процессом. Ручной способ составления формы давно не применяется. Помощь в составлении шахматной ведомости оказывают специализированные программы. Удобство использования программ выражается в возможности формирования данных на любую дату и просмотра детализации записи.
Простота записи данных в документе позволяет одномоментно выявить неверный показатель, разноску по счетам с арифметическими ошибками. Наглядность учетных данных – основное достоинство формы. Одновременно шахматная ведомость не позволяет выявить ошибки в случаях:
- отсутствия двойной записи по счетам;
- записи неправильной проводки по счетам с одинаковыми суммами;
- записи верной корреспонденции с неверными суммами.
При необходимости шахматную разноску можно составить в более укрупненной форме, в разрезе счетов аналитического учета. Ведомость, составляемая для аналитического учета, представляет собой документ в разрезе одного синтетического счета, объединяющего разноску по субсчетам. Шахматная ведомость, составленная по данным аналитического учета, имеет значимую контролирующую функцию.
Особый интерес составление шахматной ведомости в аналитике представляет для счетов, ведение которых осуществляется в денежном и количественном исчислении. В учете используется количественно-суммовая ведомость. Колонки документа имеют запись о количестве ТМЦ и суммовой оценке активов.
При отсутствии количественной оценки (например, для счетов расчетов) ведомость, составленная с детализацией, формируется в денежном выражении.
Принцип составления документа на предприятии
Форма имеет строгую разбивку по дебету (вертикаль) и кредиту (горизонталь) счетов. В клетке пересечения производится запись суммового показателя. Данные ведомости можно расширить – использовать одновременно с учетом сальдо на начало периода и выводом остатка. Документ называется шахматным балансом и является аналогом главной книги. Порядок заполнения формы:
| Действие | Пояснения |
| Запись суммы осуществляется однократно, на пересечении корреспонденции счетов | При разноске учитывается дебет и кредит счета операции |
| Данные дебета и кредита активно-пассивных счетов указывают отдельно | При ведении записи используется развернутое сальдо по счетам |
| По каждому кредиту и дебету выводится остаток | Суммы кредита и дебета выводятся по вертикали и горизонтали отдельно |
| Итог суммируется | Итог сумм, указанный в нижнем правом углу, по вертикали и горизонтали должен совпасть. |
При внесении показателей ручным способом исполняется порядок, соответствующий правилу составления двойной записи. Определяется счет по дебету, сумма и корреспонденция по кредиту. Разноска по кредиту формируется в безусловном порядке и не требует дополнительного контроля.
Проверка показателей при заполнении
В основе разноски показателей лежит шахматный принцип, обеспечивающий удобный визуальный контроль. На шахматном принципе построен ряд других оборотных ведомостей. Одним из примеров является принцип построения записей в регистрах при журнально-ордерной форме учета.
Верно проведенная разноска исключает ошибки, что подтверждается одинаковыми итогами по вертикали и горизонтали ведомости. При формировании ведомости бухгалтер может сразу увидеть возникновение нестандартных проводок. Ряд счетов не могут иметь корреспонденций между собой. Читайте также статью: → «Форма Т-53. Платежная ведомость: образец заполнения».
При нестыковке итоговых данных необходимо проверить составляющие учета:
- Соответствие показателей данных первичного учета разнесенным показателям.
- Верность определения счета.
- Наличие прикрепленной стандартной проводки к записи в журнале операций.
- Верность проводки при использовании самостоятельно установленной двойной записи.
Основные ошибки возникают на этапе разноски первичных документов, особенно при большом количестве операций, отличающихся разнообразием. Регулярное помесячное формирование шахматной ведомости предотвратит выявление ошибки перед составлением отчетности и необходимость проверки большого массива данных.
Ведомость для малых предприятий
В обороте малых предприятий, отличающихся ограниченным количеством счетов учета и незначительным числом операций, используется шахматная ведомость образца № В-9. Составление документа производится ежемесячно, с открытием документа на начало месяца. Особенность бланка состоит в расположении по вертикали счетов учета, по горизонтали – ведомостей. Нумерация и данные располагаются в порядке возрастания.
По истечении месяца производится подсчет дебетовых оборотов по счетам и кредитовые ведомостям.
Данные дебетовых оборотов ведомостей подлежат сверке с дебетовыми и оборотами счета. Полученная сумма должна совпасть с кредитовыми оборотами. По итогам ведомости определяют конечное сальдо для переноса данных на новый отчетный ежемесячный период. Шахматная ведомость удобна своей детализацией и позволяет исключить счетную ошибку.
Отличие шахматной от оборотной ведомости
При систематизации и обобщении учетных данных, кроме шахматной формы, используют оборотную ведомость. Читайте также статью: → «Форма Т-49. Расчетно-платежная ведомость». Особенности группировки данных:
- Заполнение производится по оборотам и остаткам счетов синтетического учета.
- Основой составления формы является итоговая запись по счетам.
- При проверке используется принцип равенства трех пар данных – начальных, конечных остатков, оборотов по кредиту и дебету всех счетов.
Оборотная ведомость простой формы не позволяет получить данные о проводках и проследить движение средств. Отсутствие источника поступления и направления средств или активов создают ограниченные возможности для контроля данных. Информация не содержит сведений об увеличении или уменьшении показателей текущей деятельности.
Данные шахматной ведомости являются более информативными. Документ позволяет получить данные об экономической сущности операций – содержании проводок, источниках формирования движения средств.
Источники формирования данных
Принцип построения данных шахматной ведомости можно увидеть на примере разноски ряда операций. В образце отсутствуют 90 счета, являющихся обязательными для учета результата деятельности. Пример составления ведомости по заданным операциям представлен ниже.
Предприятие при ведении учета оформило операции:
- Приняты на учет комплектующие, поступившие от поставщика: Дт 10 Кт 60 – 20 000 рублей;
- Произведена оплата за поставку комплектующих: Дт 60 Кт 51 – 20 000 рублей;
- Комплектующие переданы в производство: Дт 20 Кт 10 – 20 000 рублей;
- Начислена заработная плата рабочим: Дт 20 Кт 70 – 25 000 рублей;
- Выплачена заработная плата на карту: Дт 70 Кт 51 – 25 000 рублей. Вывод: итоговая сумма по кредиту и дебету совпала, операции проведены верно.
| Кредит | 10 | 20 | 51 | 60 | 70 | Итог |
| Дебет | ||||||
| 10 | 20 000 | 20 000 | ||||
| 20 | 20 000 | 25 000 | 45 000 | |||
| 51 | ||||||
| 60 | 20 000 | 20 000 | ||||
| 70 | 25 000 | 25 000 | ||||
| Итог | 20 000 | 45 000 | 20 000 | 25 000 | 110 000 |
Частые вопросы про шахматную ведомость
Вопрос №1. Используются ли при составлении «шахматки» данные, учтенные за балансом?
При составлении формы данные по забалансовым счетам не используются.
Вопрос №2. Имеется ли необходимости выведения документа на печать и хранение с документами бухгалтерского учета?
Шахматная ведомость используется для контроля верности разноски и не является обязательным документом бухгалтерского учета. Порядок хранения определяют учетные работники.
Вопрос №3. Возможно ли сократить объемность шахматной ведомости?
Ряд предприятий с использованием большого числа рабочих счетов, значительного количества работников бухгалтерии ведет контроль данных только одной стороны проводки, например, кредита. При совпадении суммы с оборотом по дебету разноска данных считается верной. В случае нестыковки данных проверке подлежат обе части составляющих ведомости.
Вопрос №4. Можно ли использовать данные шахматной ведомости для анализа показателей деятельности?
Несмотря на то, что информация шахматной ведомости во многих организациях считается устаревшей формой контроля, документ позволяет получить оперативные текущие данные о движении денежных средств, источниках формирования активов, основных составляющих себестоимости, налогообложения и провести предварительный анализ оборачиваемости средств.
Загрузка...