Существует огромное количество документов и неважных или ненужных среди них нет. Но для организаций, применяющих общую систему налогообложения, особняком стоит счет – фактура. Рассмотрим его более детально.
Счет – фактура в жизни организации
В процессе своей деятельности сотрудники любой, даже самой маленькой организации, сталкиваются с необходимостью составления множества документов.
Особенно важным документом для организации, находящейся на общей системе налогообложения и являющейся плательщиком НДС, является счет – фактура.
Это документ, который составляется на каждый приход товара или услуги. И в точности так же выставляется покупателям. Счет – фактура является подтверждением факта совершения сделки.
Обычно счет – фактура входит в комплект документов на отгрузку или продажу вместе с договором, счетом и актом выполненных работ или товарной накладной.
От того, насколько правильно и своевременно будет выставлен счет – фактура, зависит получит ли организация вычет по НДС, что принципиально важно для организаций, работающих на ОСНО.
Какие виды счетов – фактур бывают?
В процессе деятельности организации бывает всякое. Каждый новый факт жизни предприятия должен быть оформлен документально. При осуществлении покупок или продаж материальных ценностей или услуг главным документом является счет – фактура.
Какие виды счетов — фактур выдаются в той или иной ситуации рассмотрим на примерах.
- ООО «Ромашка» оказывает услуги по установке и настройке сметных программ. С каждой продажей услуг в составе комплекта документов выставляется счет – фактура. В свою очередь, ООО «Ромашка» закупает канцтовары для использования в офисе. Вместе с поставкой приезжает и счет – фактура, отражающая факт покупки. В обоих случаях составляется обычная счет – фактура, составленная по утвержденной форме.
- ООО «Василек» перечисляет аванс за услуги прокладки коммуникаций к жилому дому. Денежные средства оплачены в конце 2 квартала. Определено, что услуга будет оказана только в 3 квартале. Соответственно, чтобы документально подтвердить намерение сторон и своевременно оплатить НДС в бюджет, поставщик должен выставить счет — фактуру на аванс. Этот документ позволяет продавцу не занизить базу по НДС, а покупателю принять НДС к вычету. В графе 1 такого счета — фактуры нужно прописать за что конкретно получена предоплата.
- ООО «Лютик» оказал ООО «Одуванчик» услугу по составлению проектной документации. После составления услуги выставлена обычная счет – фактура. Чуть позже выяснилось, что при составлении документа не была учтена скидка, предназначенная организации. Получается, что сумма счет – фактуры должна измениться. В таком случае составляется корректировочная счет – фактура. При этом об изменениях ставим в известность покупателя, заключаем соглашение об изменении условий. Такие корректировочные документы могут выставляться на каждое изменение или, если операции проводятся по одному контрагенту, может быть выставлена единая корректировочная счет – фактура. Документ должен быть выставлен в течение 5 календарных дней с момента согласования изменений. Корректировочный документ содержит информацию о том, в какую первичную счет – фактуру вносятся изменения и величину этих изменений. Подписывает такой документ как всегда руководитель и главный бухгалтер организации.
Установленные сроки выставления счетов – фактур
По общему правилу все счета – фактуры выставляются в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товаров или оказания услуги. Также существует мнение Минфина о том, что в срок 5 дней, включается день отгрузки. Однако принято ориентироваться на сроки, установленные налоговым кодексом.
В октябре 2024 года Минфин выпустил Письмо №03-07-14/74899, где сказано, что если в течение месяца нет перерыва в поставках, то можно выставить один общий документ в срок до 5 числа следующего месяца. Для некоторых организаций выставлять документы таким образом очень удобно. Например, так могут делать охранные предприятия, фирмы, организующие ежедневный привоз хлеба.
Порядок составления счета – фактуры на услуги
Для начала стоит отметить, что с 1 января 2024 года произошло увеличение ставки НДС, в связи с чем в счете – фактуре изменилась графа 7. Теперь в этой графе указывается новая ставка – 20%. Других изменений в форме документа не произошло.
Счет – фактура может выставляться при покупке (продаже) товаров или услуг. И в том и в другом случае документ составляется по общепринятой, установленной законодательно форме.
Однако существуют некоторые различия. Рассмотрим их в таблице.
| Заполнение счета – фактуры при продаже (покупке) продукции | Заполнение счета – фактуры при продаже (покупке) услуг |
| Обязательно указывается номер документа и дата совершения операции | Заполняется аналогично |
| Указываем название продавца, покупателя, их адреса и ИНН | Заполняется аналогично |
| Обязательно указываем кто является грузополучателем, грузоотправителем и их адреса | Отгрузки товаров не происходит, данные строки не заполняются. Ставим прочерк. |
| Прописывается номер платежного поручения, если покупатель перечислял предоплату | Заполняется аналогично |
| Указываем наименование объекта продажи и количество | Заполняется аналогично |
| Необходимо проставить в какой валюте составлен документ. В основном, конечно, это рубли. | Заполняется аналогично |
| Если проводится госзакупка, то с 1 июля 2017 года отмечается идентификатор госконтракта | Заполняется аналогично |
| Указываем единицы измерения количества проданного (код и обозначение) | Если сложно определить единицу измерения, то она не проставляется, ставится прочерк.
Если единица измерения все – таки указывается, то выбрать ее нужно в соответствии с классификатором. |
| Цена без НДС | Заполняется аналогично |
| Общая стоимость без НДС | Заполняется аналогично |
| Заполняем графу Акциз | Акцизы не распространяются на услуги, поэтому в данной графе ставим прочерк |
| Ставка НДС | Заполняется аналогично |
| Сумма НДС | Заполняется аналогично |
| Сумма с учетом НДС | Заполняется аналогично |
| Если товар произведен за границей, указываем код и наименование страны – изготовителя, номер таможенной декларации | Графа не заполняется, ставится прочерк |
| С 1 октября 2017 года заполняется графа с кодом вида товара по товарным накладным внешнеэкономической деятельности ЕАЭС | Не заполняется, ставим прочерк |
Отличий в составлении счетов – фактур по продукции и услугам немного. Все основные реквизиты документа должны быть заполнены в обязательном порядке и корректно.
Рекомендуется указывать наименование услуги так же, как прописано в договоре.
Недопустимые ошибки при составлении счетов – фактур
От правильного и своевременного заполнение счета — фактуры зависит, сможет ли предприятие принять входящий НДС к вычету.
Рассмотрим основные ошибки, при наличии которых налоговая инспекция откажет в вычете НДС.
- При составлении документа нужно учитывать, что очень внимательно нужно заполнять данные продавца и покупателя. Если будет указано неверное название кого — то из них, некорректные адреса или ИНН, то в вычете будет отказано.
- Обязательно точно и четко указывается какой именно товар или услуга проданы. Налоговая инспекция не пропустит документ, если не будет понимать, что конкретно покупает организация.
- Все мы совершаем ошибки. Если налоговая найдет неточности в сумме отгрузки или аванса, то НДС по такому счете – фактуре к вычету принят не будет.
- Иногда случается, что ставка НДС указана в документе некорректно. Это тоже существенная ошибка при заполнении счета – фактуры.
- Бывает и так, что ставка НДС указана, а сумма не проставлена. Или сумма НДС при умножении ставки на стоимость товара не соответствует указанной в документе.
Все эти ошибки являются фатальными, по таким документам принять НДС к вычету не представляется возможным.
Как исправить ошибки в счете – фактуре
Если документ выставлен с ошибками, и они были выявлены сразу, обычно происходит замена неверного документа правильным.
Если ошибки выявлены позднее, то в случае неверного указания суммы, например, придется составлять корректировочный документ.
Исправления вносятся как у продавца, так и у покупателя. Они должны быть утверждены руководителем организации. Также ставится дата нового документа и указывается в какой первоначальный документ вносятся изменения.
Использование УПД в деятельности предприятия
Универсальный передаточный документ используется на предприятиях уже не первый год. Этот вид первичного документа позволяет объединить в себе акт выполненных работ (или товарную накладную) и счет – фактуру. Его применение не обязательно, происходит на добровольной основе. Тем не менее, большинство предприятий в настоящее время пользуются именно им. УПД позволяет сэкономить время, бумагу и упростить документооборот в организации.
Можно ли получить вычет по НДС, если на руках копия или дубликат счета – фактуры
В ситуации, когда оригиналы счета — фактуры утрачены, вычет НДС можно получить и при наличии его копии. Подтвердить факт покупки могут и другие документы.
Однако Минфин в своем письме указывает, что принять НДС к вычету по дубликату счета – фактуры нельзя.
Для получения вычета НДС без проблем, нужно иметь оригинальные документы от поставщиков. В противном случае придется доказывать свою правоту в суде.
Счет – фактура является важным документом в организации, применяющей ОСНО. Задача бухгалтерии следить за его корректным и своевременным составлением.
Загрузка...