Расчеты с подотчетными лицами характерны для организации любой формы собственности. Подотчетные суммы могут быть выданы по различным основаниям: от командировочных расходов до покупки товаров. Полученные средства подотчетное лицо реализует и представляет по ним отчет с подтверждающими документами, который подтверждает расходы.
Рассмотрим, какие нормы закона регулируют расчеты с подотчетными лицами.
Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами
| Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У | Устанавливает порядок выдачи денег из кассы подотчетному лицу |
| Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н | определяет действия по счету 71 в бухгалтерском учете (по плану счетов) |
| Локальные нормативные акты организации: Коллективный договор, Правила внутреннего распорядка, Положение о командировках и т.д. | регулируют порядок действий по выдаче денег в подотчет, подотчетных лиц, отчетность |
| утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104 | При выдаче через кассу определяет правила эксплуатации ККТ |
| Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 | Разработаны формы первичной документации по кассе, которые не могут быть самостоятельно разработаны |
| Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ | определяет обязательные реквизиты первичных документов |
Читайте также статью ⇒ Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях.
Основание для выдачи денег
Деньги в подотчет в организации выдаются сотрудникам строго с учетом целевого использования в интересах организации.
Для получения этих средств работником предъявляется документ, предусмотренный внутренними нормативными актами: распоряжение (приказ) руководителя на выдачу денег
Заявление от работника на предоставление денег на сегодняшний день не требуется.
В приказе, являющимся локальным документом организации, указывается:
- ФИО сотрудника, которому выдаются деньги
- цель получения подотчетных сумм
- сумма (цифрами и прописью)
- срок, на который средства выдаются
Если средства выдаются из кассы организации, то необходимо руководствоваться порядком эксплуатации ККТ.
Сейчас в основном подотчетные суммы, как и другие начисления, удобно перечислять на банковскую карту.
ККТ применяется продавцами. Применение ККТ подотчетным лицом (как представителем организации) приведет к дублированию.
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА К. Завьялов
Документы, подтверждающие выдачу денег в подотчет из кассы
С 01.01.2013 г. стандартные формы первичных документов не обязательны к применению, но это не относится к документам по ведению кассовых операций (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Подтверждает факт выдачи денег из кассы расходный кассовый ордер (КО-2), который составляется при выдаче денег. Он выписывается в 1 экземпляре кассиром, подписывается руководителем и главным бухгалтером или уполномоченным лицом и фиксируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-4).
Нередки случаи, когда выданные деньги не реализованы в полном объеме, работник при этом возвращает нереализованную сумму в кассу. При возврате средств кассир оформляется приходный кассовый ордер (КО-1), состоящий из 2 частей:
- левая – в кассе
- правая – на руках у лица для подтверждения факта сдачи денег
Эта операция также вносится в КО-1КО-4.
Важно! На выдачу подотчетных сумм в качестве основания оформляется приказ (распоряжение), заявление от получателя средств не обязательно.
Синтетический и аналитический учет подотчетных сумм
Аналитический учет полученных подотчетных средств работниками должен вестись в организациях по каждому подотчетному лицу и по каждой выданной подотчетному лицу сумме и аналитика должна отражать:
- ФИО лица
- дата выдачи подотчетных сумм
- выданная сумма
- способ выдачи (наличным или безналичным расчетом)
- использованная сумма (по отчету)
- на какие счета списаны
К аналитическому учету не предъявляется особых требований, поэтому работодатель может самостоятельно определить какие моменты считаются важными, расширить или сократить пункты аналитического учета
Синтетический учет ведется на активно-пассивном счете 71 плана счетов:
- по дебету отражаются полученные суммы
- по кредиту – списанные по отчету суммы
Пример по синтетическому учета подотчетных сумм
| № п/п | Операция | Дебет | Кредит |
| 1. | Выдано под отчет из кассы Иванову М.Р. | 71 | 50 |
| 2. | Оприходованы приобретенные товары | 10 | 71 |
| 3. | Возврат нереализованных средств в кассу | 50 | 71 |
| 4. | При не сдаче отчета подотчетная сумма относится на недостачи | 94 | 71 |
| 5. | Недостача отнесена на работника, которую нужно возместить | 73 | 94 |
| 6. | Начислена заработная плата | 20 | 70 |
| 7. | Удержан НДФЛ | 70 | 68 |
| 8. | Удержан долг по невыплаченной подотчетной сумме | 70 | 73 |
| 9. | Перечислена заработная плата работнику за вычетом НДФЛ и долга по подотчету | 70 | 51 |
Отчетность подотчетного лица по реализованным средствам
Подотчетное лицо не обязано для получения следующей подотчетной суммы отчитаться в 3-дневный срок по расходам. Обычно предприятие возмещает эти суммы с зарплаты на основании приказа руководителя, но удержание может составлять до 20% от заработной платы.
Отчетность по подотчетным суммам отражает авансовый отчет:
- для бюджетных и казенных учреждениях обязательна к использованию унифицированная форма 0504505 (утв. Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н)
- коммерческие организации вправе с 01.01.2013 разработать форму отчета сами или применять унифицированную форму N АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
Все авансовые отчеты работника должны иметь подтверждение в виде приложенных документов о расходах, пронумерованных в соответствии с последовательностью записей в отчете.
При заполнении авансового отчета по форме 0504505 он составляется в 1 экземпляре, допускается заполнение от руки и в распечатанном виде. Отчет должен отражать:
- на стр.1: сведения о получателе аванса
- на стр.2: графы 1-6 с указанием приложенных подтверждающих документов (пронумерованных)
Бухгалтер проверяет на целевое использование денег и после проверки и утверждения руководителем вносит принятые к учету расходы.
Заполнение авансового отчета по форме А0504505О-1 (или принятого и утвержденного в коммерческой организации отчета) осуществляется аналогично форме 0504505.
Документы, подтверждающие расходы
Авансовый отчет проверяется на достоверность бухгалтером, утверждается руководителем и принимается к учету.
Достоверность расходов в отчете может быть подтверждена:
| Виды расходов | Прилагаемые документы |
| Хозяйственные | Кассовые и товарные чеки, накладные, БСО и т.д. |
| Командировочные | 1. Проездные документы (билеты, посадочные талоны)
2. Квитанции о предоставлении постельных принадлежностей 3. Чеки из гостиницы или договор найма жилья 4. Командировочное удостоверение 5. Чеки о прочих расходах с ведома организации, закреплены в положении о командировках |
Командировочное удостоверение обязательно для использования бюджетными и казенными учреждениями, коммерческие организации вправе его не использовать. Факт времени пребывания в командировке подтвердят: проездные документы, чеки из гостиницы.
Ошибка при аудите расчетов
Некоторые работодатели относят внутренний аудит расчетов с подотчетными лицами не важным для деятельности. Но это важно для списания расходов для налогообложения. Поэтому аудит важен в области соответствия требованиям учетной политики и других локальных документов по ведению учета во всех аспектах При проведении проверки осуществляется оценка:
- организации и ведения учета
- корректности документального оформления
- обоснованности выдачи средств под отчет и своевременности возврата подотчетных сумм
- корректности отражения расчетов в бухгалтерской отчетности
Ошибка при сдаче отчета
При сдаче отчета иногда подотчетным лицом бывают потеряны подтверждающие документы. В таком случае возможно восстановить документы, запросив копии билетов, чеков, квитанций и т.д. При отсутствии возможности предоставить копии документов, можно приложить объяснительную к отчету с указанием причин утери документов.
Читайте также статью ⇒ Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Кто может быть подотчетным лицом в организации?
Ответ: Подотчетным лицом может быть любой работник, в том числе тот, который трудится по договору ГПХ, работающий на тех же условиях, что и основной работник (письмо ЦБ РФ от 2 октября 2014 г. № 29-Р-Р-6/7859). Количество подотчетников в организации законом не определено. Руководитель принимает такое решение самостоятельно.
Вопрос №2: Как влияют подотчетные суммы на налогообложение?
Ответ: Подотчетные суммы не относятся к оплате труда или доходу работника, поэтому на эти суммы не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ. Также суммы не включаются в расходы по налогу на прибыль. Если покупки подтверждены документально и обоснованы, организация может списать их стоимость на затраты.
Однако, если работник получает по коллективному договору сумму суточных, превышающих нормативную, законодательно установленную, то с суммы превышения с работника удерживается НДФЛ, а на расходы организации можно списать только нормативную сумму суточных.
Загрузка...