Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя

Путевой лист – документ, подтверждающий: право на использование ТС и проделанную работу водителя. Путевой лист это первичный документ, на основании которого водителю рассчитывается заработная плата, начисляется амортизация и т.д. Имеется унифицированная форма, но с 01.01.2013 г. для коммерческих организаций такие формы не является обязательными к использованию, а при использовании самостоятельно разработанной формы необходимо зафиксировать ее на уровне организации. Рассмотрим использование путевого листа на грузовой автомобиль для ИП

Нормативное регулирование путевых листов

Необходимость оформления путевого листа

При осуществлении перевозок водитель, управляющий ТС в целях профессиональной деятельности, обязан иметь путевой лист. Его наличие важно для подтверждения:

1. права использования ТС

• контроля состояния ТС
• обоснования перевозок именно этим водителем

2. факта хозяйственной деятельности для цели:

• начисления зарплаты
• контроля расхода ГСМ
• расчета амортизации
• отнесения затрат в себестоимости

Расходы, связанные с эксплуатацией транспорта, используемого в предпринимательской деятельности могут быть учтены для целей формирования налоговой базы по УСН. Кроме того, могут быть учтены и расходы на оплату труда водителя автомобиля.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ С. Арыков

Реквизиты путевого листа

Приказом Минтранса №152 перечислены реквизиты, которые обязательно должны быть на путевых листах и быть заполненными. При самостоятельной разработке путевого листа, в нем должны быть отражены следующие реквизиты:

Независимо от того, что у водителя может быть для работы собственное ТС, путевой лист необходим для списания затрат на себестоимость и тем самым возмещения затрат, понесенных водителем.

Важно! ИП, использующие свое ТС в работе, путевой лист подтвердит затраты на ГСМ.

Заполнение путевого листа ИП

Путевой лист — это первичный документ – основание для списания затрат организаций и ИП по перевозкам на себестоимость, поэтому путевые листы необходимо заполнять правильно. Приказом Минтранса России №152 перечислены правила при заполнении:

1. На каждое ТС, используемое для целей перевозки, оформляется этот документ, причем на каждого водителя
2. Срок, на который оформляется документ – минимум 1 день, но не более 1 месяца
3. Обязательное указание типа ТС (легковой, грузовой и т.д.), нумерация – так, как принято в организации в порядке хронологии
4. При выезде и при въезде отражается дата, время и показания пробега ТС лицом, уполномоченным на это, с подписью и указанием ФИО
5. Проведение медосмотра водителя, дата и время осуществляется только медработником с его личной печатью и подписью с ФИО
6. Технический контроль ТС, дата и время производится назначенным лицом, удостоверяется фразой: «прошел предрейсовый контроль технического состояния», подписью и ФИО
7. Путевые листы на ТС регистрируются в специальном журнале регистрации
8. Хранение путевых листов – не менее 5 лет и 75 – для опасных производств

Форма путевого листа

ИП вправе использовать стандартные формы, которые разработаны и утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Но нужно учесть, что в этих формах обязательна печать (М.П.), но на сегодняшний день не обязательно использование печатей, так, если организация не применяет печать, то нужно внести изменения в документ, т.е., даже при удалении из формы М.П., нужно утвердить документ.

При разработке собственной формы нужно соблюсти требования, отраженные в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152 в отношении реквизитов формы.

Если у ИП есть специфический характер работы, то это следует отразить в форме.

Основание для использования ИП путевого листа

ИП на ОСНО и УСН обязаны вести Книгу учета доходов и расходов (формы книги отличаются в зависимости от применяемой системы) для расчетов и выплаты налогов.

Записи в Книгу учета производятся на основании совершенных хозяйственных операций, по которым составлены первичные документы.

Для использования ИП форм, разработанных самостоятельно, ее нужно утвердить приказом (распоряжением) ИП с приложением форм документов.

Приказ оформляется в свободной форме, используемой ИП.

Медосмотр водителей ИП

ИП не обязаны вести бухучет и ставить ТС на баланс. Но использование путевых листов подтверждает использование ТС для работы и расходы на ГСМ.

ИП, имеющие ТС на балансе, наравне с любыми организациями обязаны проводить медосмотры как основание для допуска к работе по перевозкам (послерейсовые медосмотры проводятся только при перевозках пассажиров и опасных грузов). Медицинские осмотры обязательны не зависимо от того, юридическое или физическое лицо владеет ТС.

Медосмотр должен проводиться в специализированных медицинских организациях, которые имеют лицензию на соответствующий медосмотр, также медработниками с имеющимися на то полномочиями, а также ИП вправе создать соответствующий медкабинет с медработником в порядке, установленном и требованиями законодательства.

ТО грузового автомобиля ИП

У водителя должен быть путевой лист с указанием о прохождении ТО (после медосмотра) для обеспечения безопасности на дороге.

ИП не всегда имеет возможность принять на работу специалиста, который вправе проводить предрейсовый ТО, поэтому можно заключить договор с соответствующей аутсорсинговой компанией.

По результатам ТО грузового ТС в путевом листе ставится специальный штамп «Транспорт прошел предрейсовый контроль технического состояния», регистрируется в специальном журнале, ставятся подписи водителя и контролера с расшифровкой.

Ошибка при использовании путевого листа

Часто водители считают, что достаточно путевого листа, но при перевозке разных грузов требуются дополнительные документы при таких перевозках:

• грузов для организаций обязательно наличие товарно-транспортной накладной утвержденной формы, где описан груз с приложением документов.
• грузов граждан к путевому листу нужно приложить квитанцию об оплате услуг по перевозке.
• крупногабаритных и тяжеловесных грузов необходимо специальное разрешение и специальный пропуск, выдаваемые Госавтоинспекцией, МВД, ГУВД, УВД субъектов РФ.
• опасных грузов – путевой лист, где указан маршрут и отметкой «Опасный груз» (красным цветом) в верхнем левом углу и в графе «Особые отметки» № опасного груза по списку ООН, бланк маршрута, допуск водителя к такой перевозке, аварийную карточку, товарно-транспортную накладную, адреса и телефоны должностных лиц компании-перевозчика, отправителя и получателя груза, ответственных за перевозку подразделений Госавтоинспекции МВД по маршруту.

Читайте также:

Путевой лист трактора: образец, бланк.

Один путевой лист на несколько дней.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Необходим ли путевой лист для ИП, который использует ТС, которое учитывается на его балансе?

Ответ: ИП при использовании ТС должен соблюдать все требования, т.е. нужно документ оформить, его можно оформить на срок до 1 месяца. Использование ТС в профдеятельности должно сопровождается сопутсвующими документами.

Вопрос №2: Какой штраф предусмотрен, если у водителя нет путевого листа?

Ответ: КоАП Ст. 12.3 гласит о наказании в виде предупреждения или штрафа в размере 500 рублей для водителя ТС, который нужно оплатить в течение 70 дней: 10 дней на обжалование  и 60 дней на оплату. В случае неуплаты штрафа своевременно – штраф увеличивается в двойном размере (но не менее 1000 руб.) или арест до 15 суток. Ответственность равна для организаций и ИП.

Вопрос №3: Оформлять ли путевой лист, если автомобиль используется для поездок по работе и ИП не занимается деятельностью по перевозке груза?

Ответ: Оформить документ рекомендуется при использовании ТС для поездок. В соответствии с законодательством наличие этого документа обязательно.